加強檔案信息化建設與管理

于 丹

加強檔案信息化建設與管理

于 丹

本文首先介紹了制約檔案管理信息化建設的因素，提出了加強檔案信息化建設與管理的有效手段，旨在提高檔案信息化管理水平。

檔案 信息化管理 重要意義 手段

一、制約檔案管理信息化建設因素

檔案信息化建設與管理就是數字化的檔案信息，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、調整掃描技術等手段，將傳統介質文件（紙質）和已歸檔保存的電子檔案，系統有序組織成具有結構的檔案信息庫。

檔案管理信息化力量薄弱。這是檔案管理信息化受到的較大阻礙。一是檔案管理隊伍不穩定。很多單位的檔案管理人員由辦公室工作人員兼任，變動頻繁，專業面比較窄，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案管理不是很規范。因為其這方面的專業要求較高，且需要掌握其他部分技能。二是管理質量不高。大多數單位重視文書檔案、會計和人事檔案的整理，忽視整理與收集科技、專業、人物、聲像、實物、圖書檔案，尤其是檔案信息化建設質量參差不齊。

檔案管理信息化觀念落后。一是管理方式陳舊。當前，有些單位的檔案收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。二是信息化水平較低。目前，大多數單位實體檔案存量較為全面完整，而電子方面檔案存量不高，檔案信息化管理軟件不夠完善，信息化硬件配備不到位，檔案信息化建設水平落實后于其他工作的信息化建設水平，“實體檔案管理為主，電子檔案管理為輔”的情況普遍存在。

檔案管理信息化利用率低。重保管輕利用。其價值不能夠實現最優的利用，經濟發展和現代科技的爆炸式增長，因為每天每時都有大量的信息數據產生，信息的產生也是非常巨大的，我們只是停步于淺層的檢索和查詢，這些信息的利用和篩選卻還不能夠很好地得到，并沒有許多關于利用的內容。

二、檔案信息化建設與管理的有效手段

加強領導，樹立檔案信息化建設理念。要摒棄傳統思維，充分認識檔案信息化建設的重要性，建立由“一把手”擔任檔案管理工作領導小組組長，形成主要領導負總責、分管領導親自抓、檔案管理人員具體管、各個科室同努力的管理網絡，從領導層面提高推進檔案信息化建設的積極性和主動性。要充分了解檔案信息化工作的流程、標準和要求，不定期到基層單位實地督導，每月調度匯總整體推進情況并向市局（公司）主要負責人匯報，樹立正確的信息化建設與管理理念，牢固樹立責任感和使命感，充分發揮主觀能動性，主動提升專業素質，積極推動檔案信息化建設與管理進程。

轉變模式，推行檔案信息化建設總進程。一要建立檔案信息建設總規劃。要將單位檔案信息化工程建設納入單位信息化建設總體規劃，統一規劃、設計和配備檔案信息化基礎設施。二要建立檔案信息化管理平臺。要將庫存檔案目錄和檔案實體納入計算機管理，實現檔案管理現代化、檔案信息數字化。三要積極推行網上查詢、借閱。要充分利用電子檔案管理系統快捷、高效的特點，切實減少檔案實體的利用頻率，保障檔案實體的安全完整。

加強管控，提高檔案信息化技術水平。配置齊全檔案信息化管理的基本硬件設施，全面配置電子監控、防盜報警器、滅火器、去濕機、空調機、消磁柜等安全保管和保護設備，逐步提升檔案信息化建設與管理水平。信息化管理工作制度的健全，檔案員具體的職責的完善，信息化建設要求的突出，嚴格按照國家和行業規定的標準，強化審核，保證信息的真實性和準確性。建立信息化安全預警制度，做好檔案保密工作，通過建立防火墻、設置密碼、嚴格審批借閱流程等措施，保證檔案信息的安全性和可靠性。樹立服務意識，強化服務利用，充分發揮檔案存憑、留史、資政、育人的作用，為企業發展和干部職工查閱資料提供便利。

強化培訓，建設檔案信息化專業隊伍。建設一支穩定、高水平的檔案管理人員隊伍,合理配置檔案管理人員，積極搭建平臺，讓熱愛于檔案信息化管理的專業人才能夠發揮專長，充分激發工作潛能和熱情，真正實現人盡其才、才盡其用。檔案工作連續性強，每個檔案管理人員從接手到適應工作需用較長時間。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須保持檔案管理人員隊伍的穩定。如從事檔案管理的人員在離開檔案員崗位時，需移交全部所管檔案，并辦理好移交清點手續，逾期不交或移交不全的后果要寫清楚，以免造成相互推諉，責任不清。要嚴把用人關，注意引進有業務專業技能、檔案專業知識的人才充實到檔案人員隊伍中。良好的環境能夠調動檔案工作者的積極性、主動性、創造性，因此在實際工作中，既要抓好教育、培訓檔案工作者的各項工作，又要切實抓好關心、激勵他們的各項工作，努力為系統檔案工作者的發展創造機會、提供空間，使檔案工作者真正感受到在檔案崗位上有用武之地，對有突出貢獻的人員要適當給予獎勵，可以實現自身價值，能夠得到應有的尊重。

強化過程控制,加強電子文件制度建設。我們要根據《檔案數字化信息安全管理制度》的要求，檔案數字化工作應實施全程攝像、錄像監控，監控視頻數據應由組織實施檔案數字化單位（部門）保存。應建立檔案數字化場所管理制度，核查出入人員身份，嚴禁無關人員進入場所。進入場所的工作人員嚴禁攜帶手機、照相機、攝像機等具備照相攝像功能的設備和各類移動存儲介質等信息設備及與工作無關的物品，未經安全保密管理人員許可，嚴禁將場所內的任何物品帶離場所。檔案數字化工作人員不得在數字化場所內從事與數字化工作無關的活動，嚴禁在場所內進食、吸煙、飲水。檔案數字化工作人員應遵守檔案數字化操作規范，防止損毀檔案。

（作者單位：1.湖南農業大學；2.淄博市煙草專賣局（公司））