高校檔案管理中存在的問題及對策淺談

袁 翀

高校檔案管理中存在的問題及對策淺談

袁 翀

高校在階段的發展中，表現為積極進取的態勢，很多工作的執行，都希望可以利用專業化的手段來完成。高校檔案管理在執行過程中，長時間開展傳統工作，以至于表現出的問題較為強烈，如果沒有執行一個合理的對策，將很容易在今后演變為嚴重的工作漏洞。文章就此展開討論，并提出合理化建議。

高校 檔案管理 問題 對策

就高校檔案管理本身而言，其在開展的過程中，必須通過一些有效的手段來實施，無論是在日常工作的態度上，還是在具體的手段方法上，應積極的確保工作具有較高的可靠性、可行性，不能總是從經驗的角度來出發。現如今的高校檔案數量持續增加，而管理手段繼續集中在傳統層面上，很容易出現工作的惡性循環。

一、高校檔案管理的問題

（一）領導重視程度不夠，群眾參與意識不強

相比之下，高校檔案管理的執行過程中，一定要將眾多的細節工作有效把握，不能因此而表現出嚴重的缺失與不足。現下的很多高校，對于檔案管理工作而言，在領導層面的重視程度上，出現了很嚴重的不足現象；群眾對于檔案管理的參與，往往是展現為置身事外的態度，根本沒有投入任何有效的手段[1]。首先，檔案部門的相關領導，在日常工作中未進行深入的思考和拓展，總是通過一些非常簡單的方法來工作，雖然在表面上取得了較好的成果，但是實際上根本不能滿足檔案的需求，總是追求短期的工作效果，容易促使檔案管理走向一個極端的方向，不利于高校整體工作的前進[2]。其次，檔案的各個職員，以及各部門的工作人員，都沒有提出合理化的建議，他們對檔案管理的漠視態度特別強烈，基層工作人員僅僅是懂得按部就班的工作，根本不考慮長遠的工作趨向，以至于產生了很多細節隱患。

（二）檔案專業人才緊缺，工作隊伍穩定性差

對于高校檔案管理而言，必須要通過專業人才來完成，普通的工作人員只能在基層工作上努力，在工作效率、工作質量方面，均沒有辦法達到最好的標準。首先，當下的檔案專業人才，即便進入到高校檔案管理工作部門后，依然沒有獲得應有的職位和薪資待遇，自身的專業水平，缺少一個充分發揮的平臺，在很大程度上導致高校檔案管理工作陷入到滯緩階段。其次，檔案管理人員自身都在不斷地尋求更好的平臺與發展，而多數高校的態度，表現非常不積極，沒有對檔案管理人員做出任何的改善，以至于在工作隊伍上，新入職的人員難以勝任工作，入職一段時間人員又出現頻繁的跳槽現象等，在這種條件的影響下，高校檔案管理任務難以按時完成。

二、高校檔案管理對策

（一）重視檔案管理工作，提高對檔案工作的認識

現階段的高校發展正進入到一個非常重要的階段，單純在教育上努力，忽視高校機構本身的工作內容，很容易導致高校自身的發展遭遇極大的限制，對內部工作的協調，也會產生很大的負面影響。為此，認為在今后的高校檔案管理當中，必須對檔案管理本身提高重視程度，應該在相關的認知水平上持續提升。第一，在高校檔案管理自身，必須設定具體的工作目標，長期目標和短期目標，都要充分結合高校自身的工作需求來設計，從而確保在長久的發展上，能夠得到持續的進步。第二，對于檔案工作的認知而言，要定期開展相關的培訓工作。現下的高校檔案管理工作壓力較大，僅僅憑借專業部門的工作，難以勝任所有的挑戰，要求各個部門工作人員，必須加強日常參與度，確保檔案管理走向正確的軌道。

（二）注重人才培養，加強檔案隊伍建設

以現階段的工作來看，部分高校檔案管理的認知雖然有所提升，可是在實踐工作上表現較低，因此并沒有取得特別突出的成果。建議在今后的工作中，一定要在人才培養上特別的關注，應該將檔案隊伍的建設工作合理完成，有效應對將來的各項挑戰。首先，檔案管理人才的聘用，必須以最正規的手段和程序來完成，要確保檔案管理人員，能夠長期、穩定的工作，減少頻繁跳槽的問題。其次，檔案管理部門的內部晉升、職位調整、工作任務劃分等，都要結合個人的表現和整體規劃來完成，要確保檔案管理隊伍能夠不斷地提升合作能力，在獎懲措施上必須明確。高校應該針對檔案管理部門，實施平等的態度，不要總是擺出一副“無所謂”的樣子。第三，要積極的吸納人才，對于社會上的新理念、新方法等，都要進行深入的了解，從而將檔案管理的一些細節問題，更好的消除處理。

（三）加大檔案管理投入，完善基礎設施建設

以目前的情況來看，高校檔案管理還有很多的工作需要彌補，特別是在相關的投入上，應該在今后持續的加大。否則的話，在基礎設施不完善時，各項先進的檔案管理手段，根本得不到有效的落實，后續工作的執行，也會遭遇到較多的挑戰，難以在最終的成績上達到最佳。為此，在今后的基礎設施建設上，需要以完善的原則來有效落實。例如，學校要配備相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施。配備必要的經費投入，完善的設施建設，才能真正實現檔案利用的無紙化、電子化、網絡化、現代化，才能使檔案建設中的問題得以及時、有效地解決。

三、總結

本文對高校檔案管理中存在的問題及對策展開討論，現下工作在開展的過程中，整體上表現為良性循環，過往的問題沒有反復發生。日后，應該在高校檔案管理上深入的思考，從多個方面來進行有效的改善，要從科技力量上著手，確保檔案管理的效率、質量有效提升。

[1]段紅艷.高校檔案管理中存在的問題及對策研究[J].才智,2014(27):52.

[2]劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策[J].長春大學學報,2011(02):121~123.

（作者單位：湖北工程職業學院）