基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理信息化

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

基于PDCA循環(huán)的人事檔案管理信息化

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源處 張柱

公立醫(yī)院人事檔案管理是人力資源管理的重要工作。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代人力資源管理要求，因此，我院利用PDCA質(zhì)量改進(jìn)工具，對(duì)當(dāng)前人事檔案的信息化管理模式進(jìn)行了優(yōu)化，進(jìn)一步提升了信息化的管理效率與質(zhì)量。

公立醫(yī)院；人事檔案；信息化；PDCA

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息化、智能化的社會(huì)。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、提升工作質(zhì)量與效率，我院為加快人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，基于PDCA循環(huán)原理對(duì)人事檔案信息化管理模式進(jìn)行了優(yōu)化，找出問題，提出方法，解決問題，扎實(shí)推進(jìn)人事檔案信息化管理工作，提升了檔案管理的質(zhì)效，取得了明顯效果。

一、我院人事檔案信息化管理中現(xiàn)存的問題

干部人事檔案包含個(gè)人履歷、政治面貌、職務(wù)任免、職稱晉升、業(yè)績(jī)成果、獎(jiǎng)勵(lì)處分等十余方面情況，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要參考依據(jù)，同員工利益息息相關(guān)。目前來看，人事檔案使用頻率不斷提高，傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院的快速發(fā)展。利用信息化技術(shù)，加快人事檔案信息化管理不僅能提升醫(yī)院人事檔案管理的質(zhì)量，也在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院人事檔案管理的效率，具有較為重要的實(shí)踐意義。當(dāng)前，我院人事檔案信息化管理的問題主要有以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化重視度不夠。醫(yī)院管理層對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注較少，一直作為醫(yī)院管理的輔助性工作來對(duì)待，對(duì)檔案信息化管理的效益知之甚少，重“藏”輕“用”。檔案管理的硬件配套措施不完備，檔案利用率不高，信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，檔案信息化也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能，更談不上利用信息化技術(shù)有效地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用服務(wù)的效能。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高。人事檔案管理人員素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在：一是管理意識(shí)淡薄。檔案管理人員的管理意識(shí)直接影響著人事檔案信息化高效化管理的工作進(jìn)程。日常工作中，檔案管理人員將干部人事檔案工作看作日常事務(wù)性，僅完成檔案的收集整理審核，沒有充分認(rèn)識(shí)檔案資源的重要意義和作用，且檔案信息化的理念還沒有從根本上轉(zhuǎn)變，檔案信息化、數(shù)字化流于形式，檔案信息化建設(shè)等革新進(jìn)程緩慢。二是業(yè)務(wù)水平不精。檔案信息化工作對(duì)檔案管理人員的要求較高，需要其具有掌握政策、信息系統(tǒng)操作、檔案管理等多項(xiàng)能力，而檔案管理人員普遍缺乏相應(yīng)的系統(tǒng)專業(yè)化培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化操作等不掌握不了解，基礎(chǔ)能力的匱乏導(dǎo)致其提升檔案管理的能力有限，最終導(dǎo)致組織整體檔案管理水平的停滯不前。

（三）檔案質(zhì)量參差不齊。1.收集內(nèi)容完整性不足。一是收集內(nèi)容不齊全，因不同單位的檔案管理要求參差不齊，所以干部檔案中缺少重要材料的現(xiàn)象比較普遍，后續(xù)再進(jìn)行檔案的后期補(bǔ)齊較為困難。二是收集工作不及時(shí)，檔案管理缺乏嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，因此存在部分檔案管理人員缺乏相關(guān)意識(shí)或怠于收集，導(dǎo)致重要材料未及時(shí)地歸入個(gè)人檔案。2.信息記載準(zhǔn)確性不足。檔案管理科室缺乏審核機(jī)制，因此存在個(gè)別檔案中的“三齡二歷”等方面信息存在自相矛盾的情況，甚至部分干部檔案存在涂改問題。其次，部分材料的個(gè)人簡(jiǎn)歷部分由本人填寫，填寫隨意、不清，甚至錯(cuò)誤等問題較為突出，影響了檔案信息記載的準(zhǔn)確性。

（四）檔案信息化管理手段落后。實(shí)際工作中，工作流程設(shè)計(jì)不合理往往是造成檔案管理工作低效的主要原因。一是組織設(shè)計(jì)存在缺陷，分工不明、責(zé)任不清，沒有明確各個(gè)管理員間協(xié)調(diào)與分工。造成互相推脫、重復(fù)勞動(dòng)或工作流程中存在“真空帶”，極大地拖慢了工作進(jìn)程。二是管理制度設(shè)計(jì)缺陷，沒有有效的預(yù)防、糾錯(cuò)機(jī)制。管理進(jìn)程各個(gè)環(huán)節(jié)各自為營(yíng)，完成后沒有相應(yīng)的檢查、監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量參差不齊，無法形成良性循環(huán)。

二、PDCA循環(huán)在提升人事檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用

當(dāng)前，醫(yī)改人事制度改革對(duì)人力資源管理提出了新的要求，因此需要人事檔案的及時(shí)性、可及性、全面性、準(zhǔn)確性的信息服務(wù)，這對(duì)人事檔案工作提出了新要求，因此提高人事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)管理勢(shì)在必行。

（一）Plan階段。運(yùn)用PDCA循環(huán)管理工具分析，我院人事檔案信息化管理中存在思想認(rèn)識(shí)誤區(qū)、人事檔案信息化管理體系和檔案立卷歸檔制度尚未建立健全以及缺乏高素質(zhì)的管理和技術(shù)人才等，針對(duì)上述問題，我院從以下幾方面著手提升人事檔案信息化管理水平：1.提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度。首先做好宣傳工作，提高院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)闡明人事檔案對(duì)人事檔案信息化對(duì)醫(yī)院管理的重要性與提高其管理效率的迫切性。其次檔案主管部門將檔案信息化建設(shè)工作作為重要日程納入平時(shí)工作中。其次，加強(qiáng)針對(duì)院內(nèi)職工的宣傳，使其明確人事檔案信息對(duì)其個(gè)人發(fā)展的重要性，提高職能科室與職工本人對(duì)檔案的重視程度，以促使其積極配合檔案管理工作。2.建立健全人事檔案信息化管理制度。完善人事檔案信息化管理頂層設(shè)計(jì)，制定相關(guān)制度體系，明確職責(zé)，降低管理的隨意性，為日常檔案管理工作提供明確指導(dǎo)。3.完善人事檔案立卷歸檔工作制度。人事檔案整理和信息化工作涉及材料眾多，包括需要組織提供和個(gè)人提供的材料。組織提供的材料如年度考核材料、工資材料、任免材料和入黨材料等，統(tǒng)籌安排以上材料的收集工作，有利于人事檔案科學(xué)管理。針對(duì)需要個(gè)人提供的檔案材料如后學(xué)籍材料和進(jìn)修材料等，需要明確易存在的問題，如內(nèi)容填寫不規(guī)范、提交材料不全不及時(shí)等。同時(shí)，指定管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)個(gè)人提交檔案材料的初審工作，確保提交檔案材料的規(guī)范性。

（二）Do階段。1.提升檔案管理人員素質(zhì)。（1）明確易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和情形，立好工作標(biāo)桿。不斷加強(qiáng)檔案管理人員的管檔水平，提高管檔人員職業(yè)素養(yǎng)。（2）細(xì)化工作流程，責(zé)任到人。明確檔案管理人員分工職責(zé)，做到整理有人檢查，裝訂有人把關(guān)，驗(yàn)收有人負(fù)責(zé)。2.完善檔案梳理流程。（1）規(guī)范前期檔案改版整理工作，做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄編輯準(zhǔn)確，提升檔案掃描效率。（2）制作并更新檔案工作流程表，檔案管理人員可自行查閱工作進(jìn)度，靈活調(diào)整所負(fù)責(zé)工作，保證檔案數(shù)字化進(jìn)程高效推進(jìn)。原流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)分散，僅是對(duì)需完成的工作一一羅列，新的流程更加注重各個(gè)環(huán)節(jié)工作的邏輯性，使各工作環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每一環(huán)既是對(duì)上一環(huán)工作的檢查，如目錄編輯時(shí)對(duì)編號(hào)編頁(yè)準(zhǔn)確性的檢查；掃描時(shí)即是對(duì)目錄編輯準(zhǔn)確度的檢查；檔案打孔裝訂之后再檔案審核，審核同時(shí)把關(guān)檔案剪切裝訂質(zhì)量。每一項(xiàng)工作完成后，相應(yīng)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人均在流程登記表中簽字，切實(shí)做到責(zé)任到人。3.多手段提升信息化的正確性與高效性。（1）為方便今后查閱審核信息，改版審核工作中審核出的特殊情況，及時(shí)錄入成電子版，如“三齡二歷一身”的認(rèn)定情況、缺少的學(xué)籍材料、任免考察材料及內(nèi)容填寫不規(guī)范的問題。（2）目錄編輯與檔案掃描合為一人負(fù)責(zé)，掃描檔案既是對(duì)檔案目錄編輯情況的審核，出現(xiàn)目錄編輯不準(zhǔn)確可以及時(shí)返回系統(tǒng)修改。（3）專人專項(xiàng)，圖片處理工作由專人負(fù)責(zé)。（4）規(guī)范圖片處理質(zhì)量，圖像處理的同時(shí)對(duì)檔案漏掃、圖像偏斜、清晰度、失真度進(jìn)行調(diào)整，不符合質(zhì)量的及時(shí)調(diào)整。（5）合理布局掃描儀器。高掃、平掃儀器原分別安裝在兩臺(tái)機(jī)器上，材料對(duì)接費(fèi)事易出錯(cuò)，現(xiàn)安裝在一臺(tái)機(jī)器上，由專人負(fù)責(zé)，減少材料對(duì)接程序環(huán)節(jié)，提質(zhì)提速。4.完善檔案立卷歸檔制度。（1）根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律，規(guī)定收集歸檔材料的固定時(shí)間，及時(shí)對(duì)缺少的材料進(jìn)行登記，并積極催繳和補(bǔ)充，確保檔案材料完整。（2）做好檔案驗(yàn)真工作。管理責(zé)任人對(duì)入檔材料鑒別真?zhèn)危ＷC入檔的人事檔案材料真實(shí)、權(quán)威。及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，對(duì)于信息不真實(shí)的材料應(yīng)堅(jiān)決禁止入檔，手續(xù)不全的人事檔案材料應(yīng)及時(shí)退回進(jìn)行信息補(bǔ)充。（3）完善紙質(zhì)材料質(zhì)量，殘破的材料及時(shí)裱糊、修復(fù)，減少掃描環(huán)節(jié)對(duì)紙質(zhì)材料的磨損。（4）對(duì)同名同姓人員，采用出生時(shí)間、工號(hào)等方法嚴(yán)格區(qū)分，以免材料歸檔分類錯(cuò)誤。（5）前期核對(duì)中，對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)缺少的材料（如學(xué)籍材料、報(bào)到證等）及時(shí)通知補(bǔ)繳，不能提交原件的通知其繳納相關(guān)證明材料，確保改版整理時(shí)檔案的完整性。5.制定檔案信息化質(zhì)量核查機(jī)制。我處建立人事檔案核查工作機(jī)制：制定圖片存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。即每張圖片清晰、完整。材料入庫(kù)前通過抽查的方式比對(duì)圖片存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和紙質(zhì)檔案材料，保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的圖片材料真實(shí)還原檔案原件的面貌。

（三）Check階段。針對(duì)對(duì)策實(shí)施后的效果，通過工作量對(duì)比和抽查紙質(zhì)案卷質(zhì)量、電子檔案質(zhì)量、小組成員反饋等方式，對(duì)照制定的考核指標(biāo)，發(fā)現(xiàn)使用PDCA，有力規(guī)范了檔案信息化的流程，有利于檔案信息化工作效率與質(zhì)量的提升。通過月工作量對(duì)比進(jìn)行效果查檢確認(rèn)，完成檔案信息化速度環(huán)比提升了26%。圖像處理水平持續(xù)提升，目錄編輯速度和準(zhǔn)確率得到進(jìn)一步提升；檔案內(nèi)缺失材料情況及時(shí)記錄并通知補(bǔ)充，確保入庫(kù)檔案的完整性。此外，檔案改版整理的質(zhì)量得到保障。

（四）Action階段。在本階段新的問題：一是檔案改版整理時(shí)，會(huì)剔除原檔案中無須歸檔的材料放入散材料袋中，但此類材料可能包含其他重要信息，前期信息化人事檔案過程中，未將此類材料歸進(jìn)檔案信息系統(tǒng)中。二是缺少人事檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。人事檔案是動(dòng)態(tài)檔案，不斷有新的檔案材料補(bǔ)充（如新一年度考核材料、黨員材料、工資材料、學(xué)籍材料等），應(yīng)安排專門管理人員維護(hù)人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)真實(shí)、準(zhǔn)確，為干部選拔任用提供權(quán)威依據(jù)。這些問題將在下一個(gè)PDCA循環(huán)中改進(jìn)。

三、結(jié)語(yǔ)

將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于人事檔案管理的革新中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的持續(xù)改進(jìn)，為逐步適應(yīng)日新月異的人力資源管理需求，打下良好基礎(chǔ)。

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