2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策
——以事業單位為例

文/榆林學院 蘇穎超

2006年工資改革帶來的人事檔案管理問題與對策
——以事業單位為例

文/榆林學院 蘇穎超

自2006年工資制度改革以來，人事檔案中的工資材料部分的歸檔要求和形式也同時發生了變化，且在之后的多次工資增長過程中均未形成入檔材料。因此造成人事檔案工資入檔材料缺失，對日后的工資信息采集工作帶來嚴重問題，同時也無形中增加了工作量。本文通過分析存在的相關問題，提出一些建議。

工資改革；事業單位；檔案管理

隨著經濟的持續發展，工資制度也在不斷地改革和發展，但每次的工資制度改革只注重職工的工資變動而忽略了工資變動材料的歸檔問題。雖在當前看來減少了一定的工作量，但長遠看來則存在較大的問題和隱患。本文以長期從事在工資管理第一線人員的視角，剖析了近年來工資改革帶來的人事檔案管理問題，并提出一些建議。

一、工資制度改革概述

（一）工資制度改革的歷程。新中國成立以來，我國已經歷了四次大的工資制度改革和數次的工資增加制度。每次的工資制度改革和工資增加制度都是為滿足人民日益增長的物質需求，同時解決當時經濟發展水平和收入分配制所面臨的實際問題，從而更好地推動社會經濟進一步發展。

（二）工資制度改革的產物。我國每次工資制度改革和工資增加制度都是以檔案材料來記錄的。這些材料分為政府文件和個人文件兩部分，其中政府文件包括國家及各級黨政機關和事業單位下發的工資相關文件，個人文件包括個人信息、工資變動情況等。通常各單位對于政府文件的管理較為規范，但對于體現個人福利待遇的個人文件的管理則是參差不齊。這可能導致個人無法了解自己的工資情況與變動信息，如遇到較大的政策性改革或調整，單位不易及時高效地對員工工資進行查詢與變動。

（三）2006年工資制度改革引起工資材料歸檔的新變化。由于目前處于信息飛速發展的時代，日常工作中不斷面臨新的挑戰，已不再是單單的電子化、信息化，更多的是需要應用電子信息系統、網絡系統來完成。2006年的工資制度改革工作就對工資材料入檔形式作出了新的要求和改變。即由先前的個人工資材料有變動就有歸檔的方式轉變為僅調離或退休時一次性歸檔的方式，而每次個人工資變動的材料并沒有提出統一歸檔要求。

二、由工資改革帶來的人事檔案管理問題

（一）工資材料的歸檔問題。2006年工資改革以后，由于工資材料的歸檔不再是隨變隨入，而且工資審批手續簡化，從而造成個人工資調整的相關材料長期沒有歸檔。但是單單依靠目前的電子材料不足以體現工資職能部門對每次工資變動的政策落實、領導審核、調整方案及工資調整的結果等。雖然利用電子信息平臺可實現對上述信息的記錄，但紙版文件，特別是簽字或蓋章等原件材料的歸檔對信息的真實性、數據的可靠性起著不可或缺的作用。

（二）工資材料的查閱問題。由于當代多元化的社會工作及學習環境，事業單位人員特別是高校工作者常常會通過培訓、外出學習等方式提升個人能力。隨之而來的是工資待遇的相應增加，因此每個人的工資水平與增長情況可能由于不同的學習、工作經歷而存在差異，同年入職人員不能再通過他人的工資水平了解自己的工資情況。這對一線的工資調整人員而言，工作中需要解答的個人工資調整問題日益增加，這無疑需要充實的歸檔材料以保證工作中的準確性和可靠性。

（三）今后調資無系統性依據可尋。近年來，工資的增長幅度逐漸增大，調資的頻率也逐漸增高，每兩年左右就會進行一次工資的調整。在此情況下，每次調資的參考依據至關重要，它決定著個人工資的漲幅水平，因此更需要保證其真實性與可查性。而2006年工資改革以后，每次調資不再產生調資變動檔案，可是單從每次調資的結果又不足以供單位新的工資調整做參考。

三、完善人事檔案管理工作的建議

（一）以信息技術為依托，充實工資調整材料的歸檔。人事檔案的管理趨于信息化和網絡化已是必然。應當把電子、網絡等現代化的信息技術充分利用起來，切實以計算機技術和網絡技術為今后的檔案管理工作提供支持，充分實現檔案工作現代化進程。應當通過提高對諸如工資檔案材料等的電子入檔和整理工作來切實發揮出現代科技的便利性和高效性。應當通過一定的技術處理，實現文字、圖片和聲像等材料向電子數據資料的轉換，實現檔案紙質與電子數據格式的并存，從而既方便了查閱，又能提高檔案管理工作的效率，還大大提升了檔案的利用與服務價值。除此之外，還要加強檔案信息化工作的基礎。要提高檔案庫的檔案保存環境，從而為電子檔案保存的設備提供環境基礎。對新建的檔案庫應制定適合檔案紙版及電子檔案的新標準，促進其信息化的設備建設；對已有的檔案庫應著重其改造。紙質檔案的庫房管理要保證溫度、濕度和防塵等因素。電子檔案的保存則應提升信息化設備運營所需要的環境，完善服務器、機房、電子檔案庫等基礎設施，其中包括一些基礎的防靜電設施、防磁設施等，還應加強保密技術，防止信息的泄露。

（二）紙版檔案的妥善保存與電子數據錄入并重。在檔案信息化過程中，對于工資檔案的錄入要對工資檔案的原有重要部分予以充分保留，避免歸檔時遺漏。特別是每年工資變動的情況材料應當完整收錄，以便為查檔、今后的工資調整等提供完善的檔案材料支持。各種相關的檔案材料要建立完善的管理體系，協調各檔案傳遞網絡，實行定期收集和隨時收集相結合的方法，并減少文件資料的流失。在檔案錄入過程中，對于較簡單、數據量少的檔案信息，以Excel等常用軟件為基礎，利用照相機、掃描儀等工具，做好信息的收錄、統計與分析等工作；對于較復雜、信息量較大的檔案材料，使用特定的檔案管理軟件進行錄入、整理與分析。

（三）加強人事檔案管理制度。檔案工作的高效離不開完善的檔案管理制度，這就需要通過建立一系列切實可行的規章、制度，以實現有法可依、有規可循，從而規范檔案管理的各流程。其中應當包括檔案的入檔流程，轉入轉出流程、查（借）閱流程，收集歸納制度，保管與保密制度，鑒別與歸檔制度等多項流程細則與制度，從而落實依法治檔，依規管檔。在歸檔過程中，特別應當注意檔案紙質與電子數據格式并重。不可因信息化、電子化檔案管理而忽視檔案紙質的重要性。同時還應當注重對檔案信息的及時更新。

（四）加強人事檔案管理人員的業務能力。對人事檔案管理的信息化建設，應當做好信息化建設中專業人才的儲備與培養。通過定期的業務培訓及學習活動，認真學習檔案管理中先進技術和設備的操作技能，提升檔案管理人員的專業素養，以進一步促進檔案工作的信息化、規范化、科學化和制度化水平。檔案管理工作者應當涉獵廣博的專業知識，努力拓寬知識層面，提升自身綜合素質，才能應對信息化檔案管理工作。還要注意充分發揮人事檔案工作者的創造性，在提升自身專業素養的同時，熟悉人事檔案工作的管理模式，從而為現代化、信息化的社會提供有利的資源。

四、結論

隨著我國關于人事制度改革的不斷推進，人事檔案管理變革勢在必行。正確處理檔案紙版與電子材料的關系在人事檔案管理信息化、網絡化進程中具有十分重要的意義。如何在新的制度和技術環境中，以人事制度的改革為契機，以信息化、網絡化為依托，以人事檔案的科學化管理為基石，以人事檔案的社會化服務為宗旨，將人事檔案管理的研究與實踐推向更高層次，這是每一位人事檔案管理者值得認真思考的問題。

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（此論文系14GK01項目成果）