醫院人事檔案管理的數字化實現過程

文/西山煤電集團公司職工總醫院 馬蘭

醫院人事檔案管理的數字化實現過程

文/西山煤電集團公司職工總醫院 馬蘭

最近幾年來，隨著我國醫療衛生事業發展速度的不斷加快，為保證人們的身心健康帶來了非常好的保證，能夠提高醫院人事管理效率和信息資源的整合力度，確保醫療衛生事業的進步。本文將重點分析醫院人事檔案管理當中存在的問題，同時深入研究醫院人事檔案管理的數字化實現過程。

醫院；人事檔案管理；數字化；實現過程

醫院人事檔案管理主要是全面客觀對醫院工作人員進行文字、圖像、影像等個人基本信息的詳細記錄，便于醫院對在職工作人員進行科學合理的人事變動以及管理。所以，實現醫院人事檔案管理數字化是醫院人事檔案管理的必由之路。醫院人事檔案管理數字化能夠有效地彌補傳統人事檔案管理的漏洞，為醫院人事檔案管理工作帶來更大的貢獻。

一、數字化在醫院人事檔案管理中的優勢

（一）管理效率的提升。應用數字化在醫院人事檔案管理過程中，能夠將管理效率提高，和以往的人事檔案管理方式比較，數字化醫院人事檔案管理中計算機運算速度快，而且數據存儲量非常大，方便人事檔案管理工作人員查找、編輯、檢索需要的資料。另外，應用數字化可以在最短的時間里，提供給人事檔案管理人員多種人事資料。根據實際情況可以知道，利用計算機技術進行數據錄入以及有關數據的查找，能夠降低手工操作形成的錯誤，降低工作壓力，將工作效率和工作質量提高。

（二）檔案信息資料的利用率得到提升。不可否認的是，在醫院的人事檔案管理當中，醫院的發展受到資料是否完整的影響。而且人事檔案管理部門需要不定期地為醫院提供多種數據資料，方便有關部門進行借鑒。如果利用傳統落后的方法，那么在查找信息資料的過程中將浪費大量的時間。但是利用數字化人事檔案管理方法，能夠在最短的時間里利用關鍵詞找到資料并且進行查閱，從而更大程度上提高人事檔案的利用率。

二、我國醫院人事檔案管理中存在的主要問題

（一）醫院人事檔案內容過于單一。因為大部分醫院人事檔案管理工作由醫院內部人員擔任，檔案內容過于單一。局限在人員姓名、年齡、學歷等基本情況上，記錄員工的正常履歷信息非常少，給新時期的人才流動和引進帶來不小的困難。醫院從人事檔案當中不能獲得人才的教育經歷、工作經驗、重大獎罰情況和專業知識的信息，就不能夠對人才的綜合素質進行客觀的評價，從而將醫院與人才之間的不適應性加大，影響了醫院的穩定長久發展。

（二）醫院人事檔案管理方法落后。分析醫院人事檔案管理工作可以知道，其具備專業、機密、政治性，決定了人事檔案需要專業的人士管理，單獨保存。可是目前大多數醫院辦公用房比較緊張，長時間以來，人事檔案材料存放檔案室和人事辦公室連在一起，加上人事管理人員編制不健全，導致其他人事部門的人員紛紛參與到檔案管理工作當中，不但容易增加檔案管理的失誤率，而且還會降低檔案管理的效率。

（三）管理人員的意識落后。當今，醫院人事檔案管理工作人員不重視檔案管理，沒有專業的知識和技能培訓，有關人員管理意識淡薄，知識更新不足，業務素質低，而且有些管理者還沿用傳統經驗管理醫院人事檔案，缺少對醫院人事檔案管理工作的創新，對醫院人事檔案管理數字化發展準備不充分。

三、醫院人事檔案管理的數字化實現過程

（一）構建醫院數字化人事檔案管理系統。健全完善數字化管理系統是增強醫院人事檔案數字化建設的關鍵。第一，將數字化系統引入到醫院人事檔案管理系統當中，比如醫院的信息系統以及資源規劃系統等，針對醫院的具體情況挑選最為恰當的管理系統。同時在這個前提下重點開發符合醫院具體人事檔案管理工作的人事檔案管理系統，做好互相兼容促進。第二，有針對性地讓醫院將紙質檔案轉變為電子檔案，存儲在醫院系統當中，完善好數據庫工作。轉化的流程中遵照先簡單后復雜，先重要后次要的原則，預先將紙質檔案管理信息進行分類，將人力資源集中，將比較重要的紙質檔案轉變為數字檔案，做到科學合理搭配。具體轉化過程中，首先將標準檔案歸納到醫院數字化管理系統當中，當全部導入檔案之后，逐漸地規劃電子信息檔案數量和檔案的頁數。第三，所有的人事檔案管理人員信息全部輸入之后，需要對電子信息進行核對，保證所輸入的信息準確，同時打印出來移交當事人進行核對，發現錯誤要及時進行更改。

（二）查詢系統的設計。設計數字化系統管理當中，需要優化設計醫院人事檔案查詢系統。開展醫院人事檔案管理，工作重點在于帶來數字化的服務，從而實現更新人事檔案管理工作。醫院人事檔案管理在創造查詢系統中，將靈活便捷作為根本，提供給檔案管理更大的便利，保證管理工作者按照自身需求將具體管理工作完成。查詢系統需要非常豐富全面的字段，比如：學歷、姓名、專業能力以及工作情況等，按照字段就可以查找到所需要的內容，為動態管理提供有效的幫助，實現全面管理的目標。同時，優化查詢系統，綜合查詢人員的習慣和查詢方式作出對應的改變，可以通過時間、病歷以及入院時間來設計查詢系統。可以有效提高查詢效率，還可以將應用性能進行優化。

（三）及時更新檔案數據庫。實現醫院人事檔案數字化發展的重要保證就是更新檔案數據庫。醫院人事檔案由于職工個人變化以及發展情況的改變，決定了數字檔案更新頻率快的特點。對醫院人事檔案管理工作者來講，需要按期對工作人員的檔案更新情況進行檢查，按照所出現的多種人事變動以及人事資料的改變對數字化檔案進行及時更新。一般來說，更新檔案數據庫要通過各科室的負責人員、醫院上下級用戶和系統內部的用戶管理員一起完成。每一個科室負責人將部門的成員工作情況以及工作崗位調動情況整理，上傳到數字化檔案信息管理系統當中，管理人員接受有關信息之后，將有關信息與對應的人員檔案進行核查，針對做出改變的在職人員電子檔案進行更正，保證醫院人事檔案管理的時效性。

（四）加強人才隊伍建設。檔案數字化建設發展，需要人才的支持。因為檔案信息建設需要應用很多方面的先進科學技術，所以醫院需要采用多種措施。首先要培養管理工作者掌握先進技術，充分掌握檔案管理知識。其次，具備良好的計算機網絡技術，了解醫院業務，培養出復合型的人才，充分滿足檔案數字化發展的要求。所以建設人事檔案數字化，不但需要管理人員具有完備的檔案管理知識，而且需要管理人員具備高水平的計算機使用和安全防范能力。因而，加強檔案管理人員的培訓，有目的性地進行多種培訓工作，尤其是對計算機、網絡技術、信息安全保密制度的培訓，增強工作人員的業務水平和安全防范能力，實現有效監控。

四、總結

總之，數字化醫院人事檔案管理是未來發展趨勢，這樣的變革幫助管理工作者減輕工作壓力，提高管理效率。與此同時，為醫院人事檔案的安全、保密、準確性帶來了強大的穩定性。數字化醫院人事檔案管理方式和傳統醫院人事檔案管理方式比較，優勢明顯。所以，完善數字化人事檔案管理系統，對增強醫院檔案管理制度，提高醫院人事檔案的安全可靠性有非常大的幫助。

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