關(guān)于邊疆高校人事檔案管理工作的思考

文/德宏師范高等專科學(xué)校人事處 李娟

關(guān)于邊疆高校人事檔案管理工作的思考

文/德宏師范高等專科學(xué)校人事處 李娟

人事檔案是人事管理工作的核心內(nèi)容，是個(gè)人人事信息的主要來(lái)源。作為一個(gè)人歷史活動(dòng)的縮影，人事檔案主要分階段記錄了個(gè)人的基本信息、工作和學(xué)習(xí)等情況。真實(shí)有效的人事檔案，既能對(duì)個(gè)人的基本信息、業(yè)務(wù)能力和工作情況進(jìn)行全面、真實(shí)的反映，也能反映出人事檔案管理部門的管理水平，同時(shí)也是各級(jí)用人部門選拔使用人才的重要依據(jù)。因此做好人事檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

人事檔案管理；工作思考

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案工作是黨的干部工作中不可缺少的一個(gè)重要組成部分。它既是干部個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，又是貫徹執(zhí)行黨的干部路線和知人善任的重要依據(jù)和材料。其次，人事檔案是人事管理工作的主要內(nèi)容，是獲取職工個(gè)人基本信息的主要來(lái)源，直接關(guān)系著組織決策和職工的切身利益。真實(shí)有效的人事檔案，從職工參加工作之前的學(xué)籍材料到參加工作之后的工作、薪資、崗位變動(dòng)、考核、職務(wù)任免、獎(jiǎng)懲情況等都包括在內(nèi)，具有較高的真實(shí)性和可信度，是各級(jí)用人部門全面考察了解和選拔使用人才的重要依據(jù)。

（二）人事檔案承載著大量的人才信息，直接影響著用人部門對(duì)人才的選擇，對(duì)人力資源的整合和利用具有極其重要的作用。人事檔案具備原始憑證的作用，在工齡認(rèn)定、社會(huì)保險(xiǎn)辦理、就業(yè)以及退休等工作中具有不可替代的作用。完整的人事檔案，詳細(xì)地記錄著個(gè)人的履歷等信息，是對(duì)一個(gè)人進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)的重要參考信息源。此外，通過(guò)人事檔案管理工作，也可以看出一個(gè)單位的管理水平。可見(jiàn)，做好人事檔案管理工作的重要性。

（三）人事檔案能對(duì)個(gè)人評(píng)估以及考核提供出足夠的條件，在人才的選擇、引進(jìn)和調(diào)動(dòng)以及薪資的核算中起著關(guān)鍵性的作用。一直以來(lái)，在人員的調(diào)動(dòng)中都遵循著調(diào)人先調(diào)檔的原則。通過(guò)對(duì)人事檔案的查閱和分析，可以對(duì)職工的經(jīng)歷以及性格和才能等有一個(gè)全面的了解。由此可見(jiàn)做好人事檔案管理工作的重要現(xiàn)實(shí)意義。

二、當(dāng)前邊疆高校人事檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，人事檔案不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。主要要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是片面地認(rèn)為人事檔案工作無(wú)足輕重，認(rèn)為人事檔案工作只是對(duì)材料的簡(jiǎn)單裝訂、保管等事務(wù)性工作。有的將檔案材料的收集當(dāng)成負(fù)擔(dān)，填寫材料時(shí)敷衍了事，導(dǎo)致人事檔案材料失真和信息記載前后不一致等現(xiàn)象頻頻發(fā)生。二是場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)、人員等問(wèn)題得不到有效保障。有的人事檔案室的設(shè)立不符合規(guī)定要求，使得人事檔案材料蟲(chóng)蛀、霉變和檔案盒開(kāi)裂等現(xiàn)象不可避免地出現(xiàn)，嚴(yán)重影響了檔案的完整性與美觀性。

（二）人事檔案管理水平不高。主要表現(xiàn)為，在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化方面缺乏思考和規(guī)劃，人事檔案管理仍停留在手工操作階段和局限在簡(jiǎn)單的保管層面。

（三）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不能滿足工作的需要。一直以來(lái)，一些邊疆高校的人事檔案管理人員長(zhǎng)期不穩(wěn)定，他們中，絕大多數(shù)人沒(méi)有接受過(guò)專門的培訓(xùn)，且大部分人身兼多職，時(shí)間和精力有限，很難將人事檔案管理工作做細(xì)做好；有的頻繁更換人事檔案管理人員，不能很好地銜接過(guò)渡檔案管理工作，導(dǎo)致許多工作無(wú)法落到實(shí)處。

三、做好邊疆高校人事檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高人事檔案意識(shí)，推進(jìn)人事檔案管理工作的有效開(kāi)展。人事檔案管理工作是人才信息的主要來(lái)源，看似瑣碎、龐雜的人事檔案管理工作，在職工實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值方面起著保駕護(hù)航的作用。事實(shí)證明，人事檔案中的信息，在職工的職業(yè)發(fā)展中具有決定性的作用。做好人事檔案管理工作，是對(duì)職工進(jìn)行真實(shí)有效管理的前提。因此，邊疆高校應(yīng)將檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，對(duì)于日常工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，要及時(shí)妥善地加以解決和進(jìn)行深入的研究，這樣，人事檔案在人事工作中的應(yīng)有作用才能得到有效發(fā)揮。

（二）建立健全人事檔案管理機(jī)制，確保人事檔案管理工作有章可循。建立健全人事檔案管理機(jī)制，一方面是要實(shí)現(xiàn)管理流程的規(guī)范化。具體來(lái)說(shuō)，就是要根據(jù)工作需要，建立健全檔案材料收集整理、卷宗的檢查核對(duì)和檔案保管、借閱查閱、轉(zhuǎn)入、調(diào)出等各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向開(kāi)展。另一方面是要進(jìn)一步嚴(yán)明組織人事紀(jì)律，堅(jiān)決杜絕人事檔案管理工作中的不正之風(fēng)和不規(guī)范現(xiàn)象發(fā)生。三是要及時(shí)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行收集整理和進(jìn)行科學(xué)管理，為培養(yǎng)、了解和考察選拔干部提供可靠依據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，著力提高檔案管理人員的各項(xiàng)素質(zhì)。一是要選派有較強(qiáng)責(zé)任心和熟悉人事檔案業(yè)務(wù)的人員以及黨性強(qiáng)、作風(fēng)正和具有較強(qiáng)責(zé)任心的黨員干部從事人事檔案管理工作。二是要通過(guò)舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使人事檔案管理人員深入了解和掌握人事檔案管理的基本內(nèi)容和新時(shí)期人事檔案管理的新政策、新知識(shí)及相關(guān)業(yè)務(wù)，以不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。三是要關(guān)注人事檔案管理人員的工作情況，合理分配專職和兼職檔案管理人員的工作內(nèi)容。四是要將防護(hù)措施落實(shí)到位，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案管理“五不查”“四不借”“三不轉(zhuǎn)”和“六防范”等相關(guān)規(guī)定。

（四）加強(qiáng)檔案室硬件條件建設(shè)，努力提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。首先，是要切實(shí)解決好人事檔案的存放地點(diǎn)、面積不達(dá)標(biāo)、設(shè)備系統(tǒng)不完善等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后和不合理等問(wèn)題。其次，是要積極創(chuàng)造條件，及早擺脫傳統(tǒng)的管理模式，爭(zhēng)取盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，最終保障人事檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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[3]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革路徑[J].中國(guó)行政管理,2013(6).