信息化發展對實現高校檔案科學化管理的探討

文/重慶文理學院檔案館 李興春

信息化發展對實現高校檔案科學化管理的探討

文/重慶文理學院檔案館 李興春

高校檔案涉及教職員工及學生、學校事務方面的信息，是對高校教育活動的詳細記錄，它客觀而全方位地真實再現學校的運行狀態和教育水平，對于高校的決策管理工作提供了不可替代的信息化資源和依據，在網絡信息化技術快速發展的背景下，高校檔案管理要實現自身的轉變和突破，要由傳統的紙質檔案轉變為數字化、電子化的管理，利用現代信息化技術高效、快捷的優勢，更好地提升高校檔案的科學化管理。

信息化；高校；檔案；科學化；管理

高校檔案是對高校教育活動的記錄，具有內容豐富、種類繁多的特點，隨著網絡信息化技術的普及性應用，高校檔案管理借助于現代信息化技術，加強自身的科學化管理，采用快速便捷的網絡信息技術基礎平臺，提升高校檔案的科學化管理質量和水平。

一、信息化發展下的高校檔案管理內涵及特點

在網絡現代信息化技術不斷滲透和融入各個領域的過程中，高校的檔案管理也正在發生改變，逐漸由紙質檔案向電子檔案的方向轉變，注重于對高校檔案的信息化采集、歸類、保管、統計與編輯工作，對高校的檔案信息進行完整而科學的管理，具有自身不可替代的特點，是國家檔案的重要構成內容，對于高校的繼續教育、科學文化教育、科研等工作有極為重要的基礎性作用和意義。

信息化發展下的高校檔案管理是由專門的檔案管理部門或機構，結合信息化技術，實現對檔案的合理歸類與整理、保管等，并根據不同高校檔案管理的現狀及規律，進行科學化、規范化、制度化的管理，從而在轉變高校檔案信息管理手段、模式和載體的前提下，以信息電子的方式向需求者提供檔案信息服務，更好地提升高校檔案信息管理的科學性，實現檔案信息管理的效益最大化。

二、高校檔案管理中存在的問題和不足

（一）高校的檔案管理制度還有待完善。高校的檔案管理工作存在管理制度的遲滯性，沒有根據時代的要求加以更新和完善，還仍舊依循原有的管理制度和流程進行操作，大多停留于檔案的采集、記錄等初期階段，對于檔案采集流程的制度化還存在欠缺和不完善的地方，導致高校檔案資料在一定程度上的殘缺，降低了高校檔案管理工作的效能。

（二）檔案管理工作存在一定的隨意性。由于高校的檔案管理系統存在于不同的管理層級之間，這些管理層級的檔案管理工作還缺乏無縫對接的模式，存在工作上的隨意性，這就使高校的檔案管理工作出現了斷層現象，難以充分實現檔案管理系統的整合。

（三）檔案管理存在不到位的現象。隨著我國高校的擴招，高校的規模也隨之不斷加大，相應的，高校的檔案管理工作量也隨之增多。然而，與此相矛盾的是，高校的檔案管理工作的基礎設施建設卻存在滯后的現象，由于高校的檔案管理環境相對狹窄、設施陳舊和相對落后，缺乏科學的檔案管理理念和相應的標準化措施，如防水、防火等。同時，高校的檔案管理工作大多采用紙質檔案作為載體，并未普及運用信息化技術，這也使檔案管理工作存在不到位的現象，無法滿足信息化時代的要求。

（四）高校檔案管理人員的專業性還有待提升。在高校的檔案管理工作之中，檔案管理人員的隊伍建設是極為重要的基礎前提，然而，在高校的檔案管理工作中存在隊伍的專業性不足的缺陷，部分檔案管理工作人員的工作積極性不高，對于檔案管理工作不夠重視，也不具備專業的檔案管理知識和技能，這就使高校的檔案管理工作的專業性相對偏低，對于檔案的完整性、規范性管理帶來較大的阻力。

（五）高校檔案信息的采集范疇相對狹窄。在高校的檔案管理過程中，大多局限于對紙質檔案資料的采集和整理，而對電子信息的音視頻檔案資料的采集卻相對有限，這就使高校檔案信息的采集范疇相對縮小，無法完整地采集高校的檔案信息，降低了高校檔案管理工作的科學性。

三、信息化發展趨勢下高校檔案的科學化管理路徑探索

（一）健全和規范高校檔案管理制度。為了更好地促進高校檔案的科學化、規范化管理，要從高校檔案的科學化管理制度入手，具體來說，應當包括以下幾個方面：1.正確地認識高校檔案管理工作的地位和意義，樹立客觀、正確的檔案管理觀念和思想，并將檔案管理工作納入高校的工作規劃之中，提升和增強高校檔案管理工作意識。2.做好高校各部門、層級的檔案管理協調工作，要在精簡機構的前提下，明確各部門、層級檔案管理工作的權責，健全檔案管理機制，更好地提升高校檔案管理的工作效率，使高校的檔案管理工作在科學而完善的檔案管理制度前提下，有條不紊地展開。3.完善高校檔案管理相關制度。在高校檔案管理的科學化、規范化建設過程中，要確立檔案資料信息化采集和歸檔制度，實現對檔案資料的信息化操作和管理；同時，還要完善高校檔案信息資料安全制度體系，要及時更新高校檔案信息管理系統，注重高校檔案信息的安全與完整，不斷提升高校檔案信息安全體系的防護等級，避免高校檔案信息數據的泄密和丟失現象。

（二）加大高校檔案管理的基礎設施建設力度。為了更好地實現對高校檔案的管理，要提供基礎設施的物質支撐和基礎前提，要修繕高校檔案管理的防火、防水等基礎設施，建構和優化高校檔案信息資料存放的場所及環境，為高校檔案的科學化管理提供堅實的物質前提和基礎。

（三）全面實現高校檔案的信息化管理。在高校檔案的科學化管理進程中，要全方位實現高校檔案的信息化管理，要對高校檔案信息加以有效的整合，不僅要注重檔案信息內容的整合與優化，還要實現高校檔案結構的整合與優化。同時，要實現高校檔案信息的數字化，以計算機信息化技術為支撐和依托，形成涵蓋高校檔案所有信息的數字資源庫群，完善高校檔案信息化查詢系統、下載平臺，實現對檔案信息的數字化管理。另外，還要實現高校檔案信息的資料共享化，以信息的共享利用為終極目標，在保護個人檔案資料隱私的前提下，實現檔案信息資料的共享與開發利用，為高校的科研、教育等領域提供有力的信息支撐，并在標準化的管理模式下深化高校檔案信息材料的共享化程度，增強和推動高校檔案的社會服務職能。

（四）提升高校檔案信息管理工作隊伍的整體素質。在高校檔案信息資料的科學化管理建設過程中，檔案信息管理工作隊伍的整體素質是極為關鍵的前提條件，要建立專業化的檔案管理工作隊伍，注重選拔和選取具有檔案管理專業背景的管理人員，要求檔案管理人員具有系統化的檔案認知能力和工作管理的勝任能力，能夠實現對高校檔案的科學化、信息化管理。同時，還要培訓和提升高校檔案信息管理工作人員的計算機應用能力，增強檔案管理人員的工作責任心和道德觀念，加強對檔案管理工作人員的思想道德修養教育，并采用科學而規范的考評制度體系，督促和促進檔案管理工作人員的素質提升，為高校檔案的科學化建設提供強有力的人才隊伍支持。

四、結束語

綜上所述，高校檔案管理工作對于高校的科研教育有不可忽視的重要意義和功能，在當前信息化網絡技術普及和發展的背景下，高校檔案要與高校教育實踐相結合，完善自身的檔案管理信息化制度體系，加大對高校檔案管理的基礎設施投入，提升檔案管理工作隊伍的整體素質，更好地促進高校檔案的科學化管理。

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