事業單位檔案管理信息化建設

文/青州市計劃生育服務站 趙紅梅

事業單位檔案管理信息化建設

文/青州市計劃生育服務站 趙紅梅

隨著社會的發展和變化，事業單位檔案的數量在不斷增多，傳統的檔案管理方式已經不適應時代發展的需求，為了更好地完成這項工作，轉變事業單位檔案管理工作的形式是非常有必要的。目前，很多事業單位采用了信息化的檔案管理模式，這種新型的管理模式有利于事業單位的穩定發展，提升檔案管理的整體效率。本文主要分析了事業單位檔案管理信息化的現狀，并提出了檔案管理信息化的相應策略。

事業單位；檔案管理；信息化

檔案管理是事業單位的一項重要工作，檔案管理的質量直接影響著事業單位綜合質量的提升。在傳統的事業單位檔案管理中，主要的管理方式是人工管理，瑣碎的管理工作對管理人員提出了更嚴格的要求，很少有人能夠勝任這項工作。隨著信息技術的發展，事業單位檔案管理逐漸朝著信息化方向發展，這不僅簡化了檔案管理的程序，還大大提升了工作人員的工作效率，促進事業單位檔案管理工作效率的提高。由此可見，加強對事業單位檔案管理信息化的建設是非常有必要的。

一、事業單位檔案管理信息化的重要性

事業單位檔案管理信息化建設中主要是利用信息化的技術手段，實現檔案管理模式的創新，充分利用互聯網的優勢，讓檔案管理的相關工作更好地融為一體，促進檔案管理整體效率的提升。檔案管理信息化在事業單位的發展中扮演著非常重要的角色：第一，信息化的檔案管理最主要的特點就是檔案管理的形式，在信息化時代背景下，事業單位檔案管理大多是電子檔，這很大程度提升了檔案管理工作的效率。第二，傳統的檔案管理模式很容易受到外界因素的影響，其中人為因素是最為嚴重的，檔案管理人員工作的失誤可能會造成整個檔案的遺失或者破壞；因此信息化的事業單位檔案管理可以提高檔案的安全性、準確性和完整性，對檔案管理效率的提升有積極的影響作用。

二、事業單位檔案管理工作信息化的問題

（一）合理開發檔案信息資源。在事業單位的檔案管理中，積極更新和采集檔案信息資源是非常重要的步驟，這是保證檔案信息真實有效的必要途徑。從目前的狀況來看，事業單位并沒有很好地開發檔案信息資源，在檔案管理過程中容易出現很多重復的工作，影響檔案工作信息化的質量提升。另外很多事業單位沒有重視檔案信息資源的開放，忽視了對檔案資源的利用。

（二）缺乏必要的檔案信息內容的安全措施。檔案管理是一件復雜而瑣碎的工作，實現事業單位檔案的信息化不是短時間內就能完成的，這是一個循序漸進的過程。事業單位中很多檔案資料都具有機密性，管理人員在處理相關資料檔案的時候應該注意保密工作，在檔案管理工作逐漸信息化的過程中，單位很容易忽視安全這個問題，沒有設置嚴格的進入程序，給很多電腦黑客提供了機會，導致單位機密性檔案的丟失，這是目前事業單位檔案管理工作信息化存在的主要問題，希望相關的事業單位能夠引起重視，嚴格制定保護檔案信息內容的安全措施，有效保障事業單位機密性檔案的安全。

（三）信息化平臺的利用率低。對于一個事業單位來說，建設信息化的平臺是非常有必要的，有助于員工更好地查詢自己需要查詢的信息，實現獲取信息的有效性。但是事業單位信息化平臺的建設與利用卻不一致，單位沒有對信息平臺進行有效的利用，信息的更新、信息的有效性和信息的二次開發等還存在很多問題，開發力度沒有達到最好。

三、事業單位檔案管理工作信息化建設途徑

（一）制定規范的檔案管理工作制度。事業單位與一般的企業不一樣，它具備一定的特殊性，因此在事業單位的檔案管理工作中應該遵循一定的法律法規，規范的檔案管理工作制度是檔案管理工作信息化的基礎。不同的事業單位有不同的狀況，在制定相關規范的時候應該從自身的情況出發，制定的制度與單位的發展相適應，這是目前事業單位檔案管理工作信息化建設的重要途徑。

（二）注重信息資源的安全性。事業單位檔案管理信息化的建設是一項長期系統的工作，在短時間內是難以達到信息化的高效建設的，因此在檔案信息化建設的初期，要將紙質的檔案與電子信息資料進行對比，保證所有檔案信息的完整和有效，由此可見，傳統的檔案管理工作在檔案信息化前期同樣扮演著重要的角色。另外，在檔案信息化的建設過程中，網絡的安全也是必須考慮的因素，數據信息的安全、網絡病毒防范、檔案信息權限管理設置等都是重要的安全因素，應該被充分考慮在內，單位可以采取網絡訪問控制的措施，避免其他非法使用和訪問檔案信息資料的現象發生，保證單位的檔案信息和資料的安全，這是目前網絡安全防范最重要的策略。

（三）建立健全完善的信息化管理平臺。在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，首先要建立完善的信息化管理平臺，提升對平臺的利用率，這是順應時代發展的必然要求。信息化管理平臺涉及的范圍更加全面，它將單位內部和外部的網絡結構聯系起來，突破了傳統局限于檔案管理部門間的工作，充分發揮了檔案信息化管理平臺的作用和意義。

四、結語

總的來說，在事業單位的發展中，檔案管理工作是非常重要的，相關的工作人員應該積極借鑒先進的管理理念，在實際的單位檔案管理中融入新的管理理念，為事業單位檔案管理體系提供更好的發展機會，促進事業單位更加穩定長遠地發展。

[1]成立立,李偉.檔案信息化建設存在的問題與解決措施[J].黑龍江科技信息,2012(04).

[2]陳均海.事業單位檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務,2014(19).