檔案資源體系建設研究
——檔案數字化管理與技術規范研究

文/上海城建置業發展有限公司 水羽佳

檔案資源體系建設研究
——檔案數字化管理與技術規范研究

文/上海城建置業發展有限公司 水羽佳

檔案信息的數字化已經成為檔案管理發展的主要方向，因為其系統性、開放性，不局限于某個領域，全方位地秉持開放的區域原則。檔案信息化建設正全面提速，更將積極推進數字檔案館（室）建設，著力提升檔案信息化應用層次。檔案信息數字化是實現全國乃至全球信息共享的必經之道。

檔案管理；數字化；信息共享

隨著現代信息技術的發展和廣泛應用，電子文件正實實在在地進入我們的生活和工作中。自1946年世界上出現第一臺數字計算機以來，信息技術的發展可謂日新月異，呈現出信息傳遞和交換的網絡化、高速化、雙向化、多媒體化，信息存儲的大容量化，信息處理的實時化與智能化的趨勢。檔案事業自身的發展需要引進云時代等現代化信息管理手段。紙質檔案載體壽命有限，對檔案管理方式的沖擊無一不需要利用現代化、科技化、信息技術來化解。有利于檔案資源信息化工作的長遠發展，開拓檔案工作領域；有利于提高檔案信息工作質量和效率，開發利用檔案信息資源的新途徑、新方法為各行各業提供更多更好的服務。作為人類記憶的管理人，檔案工作者被賦予這一神圣職責。

電子文件管理規劃直接關系到國家或組織對電子文件管理的總體思路發展水平。我國已將研究制定電子文件管理規劃作為我國檔案信息化發展的重點。電子文件是電子檔案的前身，文件處理部門對電子文件保管的責任意識和歸檔前規范處理，直接關系到檔案部門管理歸檔電子文件的效能和水平。根據“前端控制”的思想，能在一定程度上預測社會和技術的發展方案，并采取積極的措施，這樣才能使電子文件的管理有超前性和預見性。

我國在許多政策性、計劃性文件中，已充分考慮到電子文件管理的發展和規劃問題。結合《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的實施。2016年在檔案“存量數字化、增量電子化”方面取得新成果，進一步完善電子文件歸檔以及電子檔案管理規章制度和標準規范建設，我國檔案信息化建設正全面提速，更將積極推進數字檔案館（室）建設，著力提升檔案信息化應用層次。

在“存量數字化”方面，中國第二歷史檔案館以及遼寧、安徽、福建、山東、南京等省市檔案館全年檔案數字化量均超1000萬畫幅。在“增量電子化”方面，國家檔案局發布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。企業電子文件歸檔和電子檔案管理工作已納入國家《電子商務“十三五”發展規劃》和《促進電子商務發展三年行動實施方案（2016—2018）》。積極研究和探索國家信息化建設過程中相關技術標準在檔案行業的應用，著力提升檔案信息化應用層次，從檔案資源入手，抓住關鍵，精準發力，逐步解決檔案數字化率偏低、信息共享度較差等問題。

在行業內，傳統的藍圖提交方式，已不能適應建筑業信息化的要求，為提高建設工程信息化水平和設計質量，根據住房和城鄉建設部《關于推進建筑業發展和改革的若干意見》等精神，逐步推進工程圖紙數字化。城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了加強城市建設檔案管理，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，上海城市建設檔案館編制了上海市工程建設規范建設項目（工程）竣工檔案編制技術規范；上海市住房和城鄉建設管理委員會同市規劃國土資源局共同制定了《上海市工程設計、施工及竣工圖數字化和白圖交付實施要點》，這一系列的推進都是為了保證工程圖紙數字化和白圖交付的順利實施。

一、關于工程圖紙交付

每個建設項目（工程）應編制一套工程電子檔案，報送市或區（縣）規劃行政主管部門。房屋建筑工程提交審批審查或竣工歸檔的電子圖紙文件目錄和文件名按《房屋建筑工程電子圖紙目錄和文件命名規則》命名和文件結構要求存儲，其他工程參照執行。提交白圖的內容和份數，按照相應事項的辦事指南執行。提交城建檔案館歸檔的，應當增添EXCEL等格式的電子圖紙文件目錄清單，按“項目總目錄、單體建筑目錄和專業目錄”的順序，形成目錄名和文件名。建設單位提交城建檔案館竣工歸檔的白圖，并同時提交紙張和墨跡耐久性檢測報告。非通用文件格式的電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如遇到無法轉換的問題，則應將其紙質文件掃描，掃描型電子文件應以TIFF文件為通用格式。在無法獲取紙質文件對應的電子文件的情況下，應掃描該紙質文件，并收集掃描后的圖像文件。自2017年1月1日起，城建檔案館不再接收打印的數字藍圖歸檔。

二、關于電子圖紙格式

應包含兩類格式的工程電子文件，并應符合下列規定：第一類是按照要求收集、整理、組卷后形成多種格式的工程電子文件。第二類是把前一類格式轉換成TIFF格式后的工程電子文件，TIFF形成文件的壓縮方式應為Group4，分辨率應為300dpi、黑白模式。并且同時規定工程電子檔案與相應的紙質或其他載體形式的工程文件應同時歸檔。工程電子檔案的存儲載體應為一次性寫入光盤。磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、移動硬盤、優盤、軟磁盤等不宜作為長期保存電子檔案的載體。電子圖紙應當包含圖紙、說明和計算書等文件，交付格式為PDF格式，考慮目前計算機輔助設計等軟件的實際，宜采用ISO32000—1：2008（PDF1.7）格式，在確保導出的PDF電子圖紙無信息丟失、無內容不一致等情況下，可使用PDF1.4及以上版本格式的電子圖紙。相關管理部門根據審查審批需要，規定提供其他格式的電子圖紙文件，建設單位可在合同中約定增加提供其他格式電子圖紙文件。

三、關于數字證書和數字簽名

1.單位和個人用于數字簽名的證書應當辦理和使用上海市數字證書認證中心頒發的企業和個人的數字證書。數字證書應當在企業資質和個人注冊有效的情況下使用。

2.設計企業及其項目負責人用于工程圖紙數字簽名的數字證書應當辦理電子出圖章和電子個人執業章，不實行注冊執業人員負責的項目負責人辦理個人手寫簽名電子章。

3.施工企業和監理企業用于竣工圖數字簽名的數字證書無須辦理電子竣工圖章，其注冊建造師（施工企業項目負責人）和總監理工程師應當辦理帶個人手寫簽名電子章的個人數字證書。

4.電子出圖章和個人執業章根據企業資質和個人執業注冊等信息，系統按《企業和個人電子印章樣式》生成。

5.統一刻制的企業出圖章和個人注冊執業章不變，用于外省市以及未實施數字化交付的環節和工程項目。

6.施工企業和監理企業在竣工圖上數字簽名后，電子圖紙生成帶單位名稱的竣工圖專用圖簽，施工單位項目負責人和監理單位總監理工程師使用個人數字證書簽名，在竣工圖圖簽上生成個人簽名。與電子文件的真實性、完整性、有效性相關的具有法律效力的數字簽名必須一同收集，并應能夠以標記顯示于打開后的文件之中。

7.企業和個人可使用免費的數字簽名軟件進行數字簽名。簽名軟件分工程設計、施工圖審查和竣工圖三個版本，分別用于工程設計、施工圖審查、竣工圖數字簽名。設計企業、審圖機構、施工企業和監理企業分別下載相應軟件進行簽名。企業使用簽名軟件前，應當正確設置電子印章（印鑒）位置，圖紙上其他圖簽由企業按相關規定確定和簽署。

國家建設工程、項目電子檔案的整理組織和排序可按紙質檔案文件整理要求進行并與紙質檔案建立關聯，編制電子目錄也應符合相關規定：

1.應制作多級目錄文件用以間隔和索引電子檔案。第一級為著錄表目錄和單體表目錄；第二級為案卷目錄；第三級為卷內文件級目錄。第三級目錄的文件格式宜采用通用的數據庫軟件格式，目錄文件應固定放在存儲介質的根目錄下。

2.目錄的命名和內容應符合下列規定：（1）著錄表目錄文件名應規定為main，每個項目產生一條記錄。（2）單體表目錄文件名應規定為unit，每個單體產生一條記錄，根據建設工程類別的不同，可分別形成建筑工程單體表和市政工程單體表。（3）案卷目錄文件名應規定為file，每個案卷產生一條記錄，每條記錄應注明其所在的項目。（4）卷內目錄文件名應規定為detail，即文件級目錄，每條記錄應注明其所在的項目和案卷。

3.著錄表目錄、案卷目錄、卷內文件級目錄的具體構成應符合相關規范、規定。

四、總結

綜上所述，檔案資源的存量數字化作為檔案管理的推進與延伸環節，結合現代經濟發展的特點并進行了適當調整，為各行各業提供有效的檔案信息資料，為社會提供的一項制度性公共產品，這也是我們檔案工作者不斷探索和追求的目標。數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程數據利用，在較大區域范圍內深化合作，為需求者提供方便、快捷、高效的檔案信息服務方式和途徑。實現不同行業、不同領域檔案信息的有機銜接、資源共享，攜手打造利益共同體、責任共同體和命運共同體。檔案信息的數字化越來越成為檔案管理發展的主要方向，因為其系統性、開放性，不局限于某個領域，全方位秉持開放的區域原則。檔案信息數字化是實現全國乃至全球信息共享的必經之道，檔案信息的數字化就是實現檔案信息共享的最根本的服務工作，最終成為不設門檻、沒有壁壘，盡快建立共享、共商、合作、統籌協調機制，如建立“檔案數字化”協調委員會等機制，有力支撐共商、共建、共享原則的深入實施。