論精準扶貧檔案工作的科學管理

文/佛山開放大學（佛山社區(qū)大學） 何穎燕

論精準扶貧檔案工作的科學管理

文/佛山開放大學（佛山社區(qū)大學） 何穎燕

本文以扶貧檔案的普遍特點及困難為切入點分析成因，結合所在地區(qū)扶貧的真實事例，提出精準扶貧檔案工作要納入行政工作規(guī)劃及計劃、融入大數(shù)據(jù)和云技術、嚴格執(zhí)行《精準扶貧檔案管理辦法》、兼職檔案員要參與入戶調(diào)研等具體措施進行科學管理，并以此建立長效機制。

精準扶貧；扶貧檔案；長效機制

貧困問題是當下全社會乃至全球所共同面臨的重大難題，它不僅僅是一個經(jīng)濟問題，還涉及政治和社會的穩(wěn)定、各方面的和諧發(fā)展。扶貧工作的宗旨就是扶助貧困戶或貧困地區(qū)發(fā)展生產(chǎn)，改變窮困面貌。

一、扶貧檔案的普遍特點及困難

由于扶貧工作周期性強，其檔案材料相應的針對性也較強，一般三年一個周期。材料收集具有流動性、分散性、隨機性、艱難性，易被忽略，重視程度普遍不高，基層農(nóng)村尤其是貧困村的檔案意識整體較為淡薄，除單據(jù)須報銷保存外，不少工作做過卻沒留下痕跡，甚至上報的重要表格辦理完畢后也不留底存檔，應保存歸檔的扶貧材料鳳毛麟角；所產(chǎn)生的檔案系統(tǒng)性差、材料間的內(nèi)在必然聯(lián)系被割裂，某些檔案資料只是盒子工程，材料沒有進行科學管理，充其量僅是“合訂本”。

農(nóng)村基層組織要么沒有檔案兼職人員，要么身兼多職，難以集中精力建檔，加上人員更換頻繁，只能過度依賴駐村干部或大學生村干部等“外援”，這樣就會陷入一個惡性循環(huán)：扶貧檔案管理缺少本村人員參與，扶貧檔案極易出現(xiàn)斷層管理現(xiàn)象，每一周期的檔案管理情況只有在這一時段的幫扶人員才清楚，當他們回到原單位時，又輪到新一任的人員去重新摸索、熟悉檔案，而本村管理人員是常住人口，對本村實際情況和扶貧工作較了解，他們的“缺席”，一來是人力資源的浪費，二來也會延誤后繼者對各種情況的了解和判斷。

二、扶貧的新形勢及對其檔案的要求

過去傳統(tǒng)的扶貧模式屬于粗放式扶貧，貧困居民基數(shù)不清，扶貧對象、扶貧村情況的數(shù)據(jù)存在推測估算，這源于貧困居民數(shù)據(jù)是通過抽樣調(diào)查后逐級往下分解的，正因源頭不精確，導致應扶未扶、人情扶貧、關系扶貧等不公的現(xiàn)象，擠占浪費大量的國家扶貧資源，甚至滋生腐敗。原有的扶貧體制機制必須修補和完善，要解決資金和政策用在誰身上、怎么用、用得怎么樣，扶貧必須要有“精準度”。

“精準扶貧”的重要思想最早是在2013年11月，習近平到湖南湘西考察時首次作出了“實事求是、因地制宜、分類指導、精準扶貧”的重要指示。2014年1月，中辦詳細規(guī)制了精準扶貧工作模式的頂層設計，推動了“精準扶貧”思想落地。同年3月，習近平參加兩會代表團審議時進一步闡釋了精準扶貧理念。2015年6月，習近平在貴州就加大推進扶貧開發(fā)工作又全面闡述“精準扶貧”概念。同年10月16日，習近平在2015減貧與發(fā)展高層論壇上強調(diào)，中國扶貧攻堅工作實施精準扶貧方略。

檔案工作應適應精準扶貧工作的新形勢、新特點、新要求，積極配合黨和國家打好扶貧攻堅戰(zhàn)，充分發(fā)揮檔案在精準脫貧中的作用，國家檔案局、國務院扶貧辦于2016年印發(fā)了《精準扶貧檔案管理辦法》。精準扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的，對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄 。從此，精準扶貧檔案的管理工作有了理論的依據(jù)。

精準扶貧檔案工作應結合扶貧開發(fā)工作實際，確保精準扶貧檔案的真實、完整、系統(tǒng)和安全，嚴格按照《精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。歸檔文件材料應當齊全完整、分類準確、排列有序；歸檔文件目錄或者卷內(nèi)文件目錄明晰、準確；備考表填寫真實、清楚；歸檔的文件材料中有照片或者復印件的，應當圖像清晰，注明復印件；裝訂結實、整齊。

三、建立檔案管理長效機制，做好精準扶貧檔案工作的對策

（一）領導重視，政策保障。以本校掛鉤扶貧對象——廣東省云浮市郁南縣建城鎮(zhèn)東坑村為例，學校成立校級領導任組長的扶貧工作領導小組，具體負責學校的扶貧工作，在年度財務預算中單列扶貧開發(fā)專項經(jīng)費，結合黨的群眾路線教育實踐活動，將扶貧開發(fā)“雙到”工作貫穿于其中。以“爭先創(chuàng)優(yōu)”為動力支持扶貧工作，出臺學校幫扶工作意見，實行“一對一”結對幫扶責任制，由各學院、各部門主要負責人牽頭，動員所轄學院、部門教職工共同參與，共同負責。學校領導多次前往扶貧村深入實地調(diào)研，分析研究扶貧工作，制定針對性的幫扶措施，及時解決扶貧工作中各種問題和困難。

（二）精準扶貧檔案工作做到三同步、四納入。借鑒高校綜合檔案管理的三同步、四納入的成熟做法，學校持續(xù)將扶貧、精準扶貧檔案工作列入行政工作計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收扶貧檔案工作。扶貧部門密切聯(lián)系檔案部門，檔案部門積極配合扶貧部門，定期或不定期進行業(yè)務指導，要求在精準扶貧工作中產(chǎn)生的檔案資料要及時收集分類、規(guī)范整理，并結合實際進行實時歸檔或預立卷，完整有序地建立起精準扶貧檔案，充分發(fā)揮扶貧檔案的憑證作用。在項目驗收或財政、審計等部門重點對審核幫扶資金的合理運用和安全管理監(jiān)督中，充分發(fā)揮了精準扶貧檔案的憑證作用。

（三）依托大數(shù)據(jù)和云計算，助推精準扶貧檔案科學管理。要在精準扶貧、精準脫貧上下更大功夫，首先要使扶貧對象信息精準，從而確保扶貧檔案資料翔實、準確。我校在云浮市郁南縣建城鎮(zhèn)東坑村扶貧時，結合新農(nóng)村檔案工作示范區(qū)的科學做法，依托大數(shù)據(jù)和云計算，實現(xiàn)貧困人口識別的量化、分析掌握致貧原因的系統(tǒng)化和貧困程度深淺的可視化，嚴格根據(jù)“八進十三出”精準識別貧困戶的標準和要求，2016年5月經(jīng)入戶精準識別核實，東坑村全村總?cè)丝?13戶1155人；全村貧困戶為82戶227人。針對實際情況，實現(xiàn)數(shù)據(jù)對扶貧開發(fā)工作的精準管理、動態(tài)管理、科學管理，使精準扶貧有了翔實的電子檔案，扶貧信息公開、透明。

（四）精準扶貧檔案要做到應收盡收、應歸盡歸、及時鑒定。與其他檔案收集的方式和渠道相異，精準扶貧檔案的收集往往要建立在調(diào)查的基礎上，不少檔案兼職人員會同駐村干部等通過進村入戶、逐一走訪和調(diào)查，在扶貧管理系統(tǒng)上為貧困村和貧困戶建檔立卡：村中貧困戶的數(shù)量以及每個貧困戶的家庭組成成員、收入來源和水平、有多少勞動力、致貧主要原因、發(fā)展的潛力等基本情況，并進行一一登記造冊。只有建檔立卡，摸清情況，才能收集到第一手可靠的檔案材料，才能研究并實行“一村一策，一戶一法”的扶貧措施。這就是收集應歸檔材料不可或缺的步驟。幾年來，我校駐村干部（兼職檔案員）收集、統(tǒng)計、分析完成了該村全部貧困戶入戶精準核查和村基本情況調(diào)查，建立一式三份的幫扶卡，一份屬幫扶對象，另一份屬被幫扶對象，還有一份在管理人員手中，到期歸檔；對每一批款式的支出和使用的票據(jù)、憑證與文件都進行嚴格歸檔，對照《精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的歸檔內(nèi)容逐一收集和歸檔。正因為做到精準扶貧檔案材料應收盡收、應歸盡歸，這些翔實、完善的扶貧檔案有力推動、完成了多項任務的完成。

（五）做好聲像檔案的收集工作。聲像檔案反映的客觀事物直觀形象，給人以強烈的時空感和真實的客觀感。精準扶貧工作紙質(zhì)檔案與聲像檔案有著密切的聯(lián)系，它們是相互依存、相互補充的，是對歷史的相互印證。作為展示扶貧前后對比、彰顯扶貧成就的重要表達方式，聲像檔案發(fā)揮著紙質(zhì)載體檔案所不能替代的的作用。除重點幫扶貧困對象外，精準扶貧工作還包括健全村級產(chǎn)業(yè)配套設施、公益基礎設施等。兼職檔案人員或扶貧干部要養(yǎng)成邊走邊拍邊錄的習慣，及時將村莊的原貌和變化記錄下來，這是做好聲像檔案工作的關鍵，因為鄉(xiāng)村的原貌舊容一去不返，不及時拍攝以后追悔莫及。在各項建設項目開工前，要及時進行拍攝，使扶貧工作各時期的聲像檔案材料收集得比較完整。必要時還需進行航拍，如荒山、養(yǎng)殖場、山林、魚塘等大面積的改造；借助航拍技術拍攝鄉(xiāng)村的全景照，可更精準掌握整體地理地貌、土地、生態(tài)旅游資源等情況，特別是傳統(tǒng)村落建筑群、百年大榕樹、古寺古院等可挖掘的、具有文化底蘊的鄉(xiāng)村旅游資源。實施幫扶措施后，原來泥濘不堪的村道現(xiàn)已成水泥路；破舊的教學樓變得煥然一新；許多危樓危房被新樓代替；荒蕪的山地建成了綜合種養(yǎng)基地，還為村修建完善了農(nóng)田灌溉水渠、綜合服務站、衛(wèi)生站、凈水工程、文化長廊、運動場地、路燈、垃圾池等大量基礎設施。我校對該村在三年扶貧后制作了一本圖文并茂的扶貧畫冊，內(nèi)容分為情系熱土、舊貌新顏、致富奔康、樂助扶困、風勁帆滿五部分，均取材于完善的聲像檔案，該畫冊還成為校方進行校標交流的材料，也成了扶貧工作的成績表。

（六）積極鼓勵建立農(nóng)家檔案。農(nóng)家檔案分為兩種形式：一是村辦幫建，另一種是農(nóng)戶自建。村辦幫建農(nóng)家檔案大致可分為三類：綜合（文字）檔案類，如證件（結婚證、戶口簿、學歷證、各類證書等）、票據(jù)、醫(yī)療病歷保險、家電設備使用說明等；聲像檔案，其按時間順序排列，配上照片說明，其中不乏珍貴的老照片；實物檔案類，如一些獎杯、錦旗、獎牌、有價值的紀念品等物品。每戶一個檔案編號，統(tǒng)一存放在村辦公室。此舉為村民辦理各種證件、手續(xù)等提供了方便；也成為每戶后輩留下自家的發(fā)展史。農(nóng)家檔案既是社會工作、家庭生活的需要，更是構建和諧社會的需要。兼職檔案員還指導各農(nóng)戶自建檔案，詳細記載了飼養(yǎng)牲畜、育林或其他經(jīng)濟作物的過程，包括種源、產(chǎn)地、買賣時間、養(yǎng)殖或種植面積、播種、施肥、成長指標、運輸、生產(chǎn)成本、產(chǎn)量等方面。通過記錄，農(nóng)戶們有了每年投入與產(chǎn)出的原始數(shù)據(jù)，便于來年有針對性地選擇種植、養(yǎng)殖項目和改進生產(chǎn)方法，從而揚長避短，更好地規(guī)避風險，爭取更大的收益。村建和農(nóng)戶自建的農(nóng)家檔案既豐富了檔案的種類，也提高了他們自建檔案的積極性，更提高了農(nóng)民朋友的生產(chǎn)效益。

（七）兼職檔案人員應有相應的固定性和連續(xù)性。村辦要設立精準扶貧兼職檔案員，避免過度依賴駐村干部或大學生村干部管理檔案，本村的兼職人員不宜頻繁更換，要通過政策留人、感情留人，檔案管理人員能相對固定和長期使用，可消除檔案管理人員的臨時思想，有利于村檔案工作的長遠發(fā)展。充分利用本村人力資源，助力新駐村干部盡快熟悉扶貧檔案，減少摸索時間，有助后面工作的開展和判斷，亦可避免扶貧檔案出現(xiàn)斷層管理現(xiàn)象，促進檔案制度的健全和落實。2017年兩會上的政府工作報告提出2017年目標，確保再減少貧困人口1000萬人以上，完成易地扶貧搬遷340萬人。這是一個實實在在的目標，也體現(xiàn)出了黨和國家打贏脫貧攻堅戰(zhàn)的信心和決心。消除貧困、改善民生、逐步實現(xiàn)共同富裕，是社會主義的本質(zhì)要求。做好精準扶貧檔案工作，建立檔案管理長效機制，讓廣大幫扶對象享受到政策的優(yōu)惠和成果，切身感受到變化，生活質(zhì)量的提升，是檔案工作者嶄新的使命！

[1]習大大最揪心的事兒.[Z].中國經(jīng)濟網(wǎng),2016年2月22日.

[2]國家檔案局、國務院扶貧開發(fā)領導小組辦公室.精準扶貧檔案管理辦法檔發(fā)〔2016〕13號[Z].2016-9-30.