高校基建檔案管理存在的問題與對策

文/安徽建筑大學 張良；安徽廣播電視大學 郭玉娟

高校基建檔案管理存在的問題與對策

文/安徽建筑大學 張良；安徽廣播電視大學 郭玉娟

本文對高校基建檔案的特點進行了分析，總結了高校基建檔案管理中存在的四個主要問題，并針對這四個問題提出了改進高校基建檔案管理，促進高校基建檔案管理科學化的方法與途徑。

基建檔案；管理；改進

近年來，教育教學的改革與發展，給我國高等教育事業帶來了發展契機，高校基建工程建設也大力開展起來，硬件基礎設施得到改善的同時，高校檔案特別是基建檔案管理工作迎來了一系列新的挑戰。

高校基建檔案是檔案管理的重要內容之一，它是學校發展建設歷程的真實歷史記錄。完備的高校基建檔案為學校在不同階段的建設、決策、修繕、拆并、使用和改造等項目提供了原始的憑證和依據。高校基建檔案對加強和改進學校基礎設施建設，保障高校可持續發展，增強學校檔案整體工作合理化、規范化，發揮著重要的作用。

一、高校基建檔案的特點

基建檔案是按照基建工程建設規律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套、系統的基建資料，是在工程項目建設活動中創造的知識成果。基建檔案分類管理錯綜復雜，形成領域和內容性質具有專業性的特點，是工程項目形成的一系列成套性的材料。基建工程項目從立項到竣工驗收完成需要較長周期。伴隨建筑物的長期存在使得基建檔案的保存具有現實意義。正是基建檔案自身專業性、成套性、周期長、現實性等特征，使得基建檔案管理具有復雜性，成為高校檔案管理工作的難點與薄弱點。

二、高校基建檔案現狀

（一）基建檔案收集不齊全，歸檔質量不高。基建檔案的現實性等特征決定其需要永久保存，亦對歸檔材料質量提出較高要求。由于有些基建部門認為材料放在自己的部門查找方便，便于保管利用，不樂意向檔案館移交材料，造成高校檔案收集不齊全，相關材料缺失嚴重。從檔案館已歸檔的檔案來看，有些歸檔圖紙被隨意涂寫，有些甚至是復印件，普遍存在歸檔材料質量較差，不符合歸檔要求。

（二）管理方式落后、硬件不達標、制度不健全。許多高校沒有獨立的檔案館，而是作為學校輔助部門。因此在一定程度上檔案館建設不受重視，硬件不達標，制度不健全，亦使基建檔案管理受到了影響。另外基建檔案信息化程度普遍較低，基建檔案的管理效率低，工作強度大，大都沿用傳統的紙質檔案管理模式，檔案資料磨損狀況嚴重。即便使用檔案信息管理系統也只能檢索到基件檔案的目錄，而沒有相應的電子文件。

（三）管理人員基建專業知識欠缺。高校檔案工作人員大多不熟悉基建業務或缺乏基建專業知識。然而，高校基建工程的檔案管理工作倘若由基建部門的工程管理人員負責，由于工程管理人員主要的工作重心在工程過程管理，沒有經過正規的檔案培訓，檔案工作實際操作技能較弱，缺乏基建檔案的收集管理經驗。檔案管理人員主要負責基建檔案的收集、整理、立卷、歸檔和利用等一系列管理工作。所以高校基建檔案管理存在薄弱環節就不難理解。這種情況嚴重影響了基建檔案的利用效果。

三 、提高高校檔案管理科學化的對策

（一）加大檔案工作宣傳力度，增強對基建檔案重要性的認識。對基建、檔案等管理相關部門人員進行主題宣傳，通過各類途徑、各種形式提高包括學校領導干部及各級管理工作者對檔案管理工作重要性的認識。讓基建檔案管理的重要性深入人心。依靠主管領導在人力、財力及資源配置等方面的支持，依靠各級管理工作者的配合，為基建檔案管理工作奠定基礎，創造一個積極健康的環境。

（二）完善制度與管理體制，制定明確的約束檢查考核機制。要建立和完善基建檔案管理規章制度，細化基建檔案的收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等業務工作中的各項制度，明確各檔案管理工作的崗位職責。完善管理體制，在學校層面設有檔案管理機構和專職人員，基建工程的參加單位均應該建立檔案機構和專兼職檔案人員，構建校企一體的基建檔案管理網絡體系。學校的紀律檢查部門也要針對檔案管理工作制定明確的檢查考核制度，對檔案工作進行專項的監督管理、定期考評，責任落實到人，對于發現的整理滯后、遺漏等問題及時發出預警并進行處理，基建檔案管理水平才能在制度制約和監督下大幅度提升，使基建檔案管理納入學校系統化、規范化、科學化的管理中來。

（三）加強建設單位與檔案管理部門之間銜接。基建部門是基本建設材料的形成、匯總部門，需注重對各階段建檔工作實施有效監督。基建檔案工作要與各項工作做好兩個同步，即檔案工作一開始就與工程建設的布置、檢查、總結、驗收同步進行；基建檔案工作的竣工材料的積累、整編、審定要與施工的進展同步進行。另外，加強檔案部門與學校基建部門，城市城建檔案館與建設單位之間的配合，有利于高校基建檔案工作的順利完成。

（四）提高檔案管理的專業化、數字化管理水平。各行各業分工日益精細化和專業化。要提高檔案管理水平，很關鍵的一個要素就是要引進專業的基建檔案管理人才，或者從基建工程管理隊伍中抽調人員作為專職的檔案管理員，這樣才能做到責任落實到人，術業有專攻，提高基建檔案管理的專業化水平，才能提升基建檔案的歸檔管理水平。現代化管理模式對檔案管理提出新要求，傳統的紙質檔案管理特別是基建檔案也應順應時代潮流。對掃描儀、傳真機和服務器等相應的硬件基礎進行完備，實現檔案的全文掃描。使用先進的檔案管理軟件，利用數據庫技術，實現網絡遠程查詢、保管和歸檔，這樣充分發揮了檔案信息的作用，提高了基建檔案的查詢、檢索和應用效率。在自動化網絡辦公的條件下，各高校運用OA辦公系統對學校的基建檔案進行歸檔處理，再將文件上傳到檔案管理軟件，形成數字檔案，以邏輯化歸檔形式通過網絡運行實現文檔一體化。這樣以電子文件管理基建檔案既節省了基建檔案實體的存儲空間，也增進了檔案管理數字化水平。

四、結語

如上所述，影響高校檔案管理工作的因素很多，只有給予充分的認識、高度重視，對管理中好的做法及時總結、提煉、推廣，才能從基礎上提升基建檔案管理工作，促進學校檔案整體管理水平，為學校發展建設保駕護航。

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【該項目是安徽省教育基本建設學會2016-2017一般課題，課題名稱：高校基建檔案的科學化管理與應用，項目編號：1612-5；該項目是安徽省高校檔案工作協會基金2016年一般研究項目，課題名稱是高校檔案從業人員培訓模式研究，項目編號：2016yb22】