淺議疾控機構檔案管理

文/德宏州疾病預防控制中心 李維山

淺議疾控機構檔案管理

文/德宏州疾病預防控制中心 李維山

社會進步的體現是發展，疾控機構檔案科學化管理是疾控發展的重要組成部分。目前國家注重公共衛生工作，加強了承擔公共衛生工作主體的疾控機構的建設和發展，但疾控檔案管理隨之出現許多新的問題。筆者就疾控檔案管理存在的問題進行分析，供相關人員參考。

檔案管理；疾控機構；合理

疾控機構要認真貫徹落實《檔案法》《云南省檔案條例》和《衛生檔案管理暫行規定》，規范管理衛生檔案，并充分認識其意義。疾控檔案是重要的衛生檔案，是維護機構合法權益的基礎性工作，是疾控機構管理水平與服務質量發展和提高的重要見證，也是各衛生機構業務建設、客觀評價其管理水平的內容和指標之一。疾控檔案是指在疾病預防控制、衛生檢驗檢測服務、健康教育與健康促進、科研培訓、應急處置及黨政等活動中形成的各種資料及載體檔案等等。疾控檔案帶有較強的保密性特點，不但與本單位歷史發展密切相關，也與群眾健康資料有很大的關聯。疾控檔案作為制定計劃及決策的重要依據，可有效指導并協調相關工作的正常運行。所以，如何在疾控管理工作中一步強化疾控檔案管理水平具有重大意義。

一、檔案管理工作的重要性

第一，應充分認識到疾控管理工作中，檔案管理的關鍵性作用，檔案管理水平的高低，是評價單位現代化管理水準的重要指標，通過提升檔案管理水平可有效提升疾控中心的公共服務水平。為切實提高疾控機構的管理水平，應制定科學規范的檔案管理工作制度，制度內容應切實可行，規范合理。第二，只有科學管理檔案，才能夠促進疾控管理工作的整體發展。疾控中心主任要具備長遠發展的眼光及魄力，在現代化管理進程中作出精準的決策，從長遠角度持續提高疾病防治技術水平，有效提升疾病防治質量，在各項醫療指標及技術指標調整過程中提供必要的依據，確保依據的準確性、真實性和可靠性。提升對疾控中心醫療設備的管理水平，掌握相關設備設施的使用性能及使用效率等指標內容，確保醫療設備在使用過程中達到理想的效果。第三，實際疾控檔案管理過程是一個收集匯總疾病預防控制數據，并進行分析加工和儲存的過程。通過對檔案的科學有效管理所形成的相關疾病防治數據，既準確又有效，能夠作為必要的依據用于檔案管理決策。

二、檔案管理基本現狀分析

（一）對檔案管理重要性的認知存在誤區。在疾控機構的實際工作中，不少工作人員對檔案管理工作的重要性認識不足，存在一定的誤區，檔案意識不強，只重視實務工作，比較輕視檔案管理工作，認為檔案管理就是對檔案的保管，是常規性質的工作。因此在疾控機構實際檔案管理工作中，相關工作人員并未充分認識到檔案管理的必要性與重要性。對檔案管理的科學化規范化不夠重視，造成了疾控發展進程中的連續性缺失問題，大量歷史資料不夠完整，相關工作人員開發檔案信息資源的能力嚴重欠缺，未能有效利用好檔案。

（二）缺乏專業技術人員。我州疾控檔案資料管理中，沒有科班檔案專業人員，都是“半路出家”的人員從事檔案管理工作，還有一個突出特點就是安排工作能力相對較弱或年齡較大的人員，往往認為檔案管理崗位屬于“養老”崗位。這類人員在檔案專業素質或技能、理論水平等都明顯不足。各單位過于注重培養衛生技術人員，傾向于培養衛生技術人員的素質與技能等，針對檔案管理人員的培訓卻非常欠缺。受培訓力度不足的影響，大量檔案管理人員的管理水平與綜合素質已跟不上檔案管理發展的步伐。

（三）缺乏健全完善的檔案管理制度。目前大量疾控機構，缺乏健全完善的檔案管理制度，存在很多管理方面的問題，如檔案的收集不夠完整、欠缺完整統一的信息資源等等。在疾控中心實際管理工作中，檔案管理標準不統一，無法做到規范整理、歸檔。因為檔案管理制度不健全不完善，并且未得到有效執行，導致大量數據和資料丟失，檔案整體工作不夠完整，醫學研究受到了一定限制，阻礙了醫學研究發展的進程，與現代化疾控中心的發展相脫節。

（四）設備設施過于老舊。疾控機構實際工作中，檔案管理工作面臨的困難較多，如管理資金不夠充足、相關檔案設備設施過于老舊、檔案存儲空間不足等。以德宏州疾控中心為例，2015年新建樓房，原來的檔案室只得搬至新建的臨時簡易房，房屋面積，防鼠、防蟲、防霉變等都達不到相關國家標準，在檔案搬遷過程中難保不存在丟失。隨著互聯網的大范圍普及，絕大部分工作都通過計算機進行，而疾控中心的檔案依然采取手工操作方式，導致了一系列問題，如信息量不充足、檢索水平較低、檔案管理工作效率不高等等，這些問題嚴重限制了檔案管理的科學化與現代化發展。

三、提升檔案利用效率

（一）進一步健全并完善現代化檔案管理設備。伴隨互聯網的普及，經濟的發展，目前疾控中心檔案管理技術與使用設備都已跟不上發展步伐，應當及時更新換代。疾控中心要及時轉換檔案管理模式，由以往的紙質檔案管理方式轉為電子與紙質檔案管理共存模式，充分發揮現代計算機網絡技術優勢，利用計算機把收集到的檔案進行整理和歸檔等工作，把檔案管理工作做到精確化和高效化，同時紙質檔案資料作為備份。方便檔案利用者獲取更方便快捷的資料，進一步推動醫學的發展和進步。

（二）科學合理劃分檔案管理人員的職責與權限。檔案管理是一項細致的工作，管理人員只有明確自身的職責和權限才能更好地服務于檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利展開。在實際工作中，要加大培訓力度，切實提高檔案管理人員的專業知識水平，進一步強化專業技能，掌握大量現代化科學知識。切實做好檔案管理的各項工作，為真正提升檔案管理工作水平，必須持續創建一支強大的、高素質的檔案管理團隊。

（三）進一步優化檔案管理方法。根據《云南省檔案條例》《衛生檔案管理暫行規定》和《保密法》要求，在編制檔案分類方案時，要保證科學合理。針對在實際工作中形成的文件資料，無論是何種載體形式如果具有一定的保存價值，均需明確檔案保管期限，制定表格并確定好歸檔的范圍。在實際工作中，要積極對檔案管理模式進行創新，及時跟上時代發展的步伐?？蓜摻í毩⑿再|的檔案管理機構，轉變傳統紙質模式管理方式，培養責任心強、專業技術水平高的檔案管理人員，進一步健全并完善疾控中心的檔案管理工作，全面涵蓋疾控的發展歷史。注重檔案管理的各個環節，運用現代化技術手段，加強檔案資料的保護和確定涉密等級，從真正意義上提升檔案管理效率和管理水平。要積極轉變傳統的檔案管理模式，把檔案管理的重心由管理方面向著利用方面轉化。檔案管理工作人員應當充分利用自己的資源優勢，不讓各種檔案“睡大覺”，篩選涉密等級檔案，加強檔案利用價值的宣傳，適時向為醫學研究者和廣大人民群眾提供全面解密或不涉密的信息，發揮檔案的價值。

四、結束語

合理科學的檔案管理是化解枯燥繁重的檔案管理任務與有限的人力矛盾的方式。疾控機構檔案管理人員，需要不斷學習、提高認識，積極分析并研究先進科學的檔案管理方法及措施，采用現代化檔案管理設備，切實提升檔案管理人員的技術水平，真正實現檔案管理的科學化和規范化，為現代醫學提供豐富有效的數據和資料，真正為疾控工作者和人民群眾服務，能適應現代化疾病防控的發展趨勢，持續推動我國醫學的發展和進步。

[1]方泉.淺議疾控機構檔案管理信息化建設[J].辦公室業務,2015(17).

[2]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放,2015(08).

[3]邱小露.疾控中心檔案管理之我[J].基層醫學論壇,2014(19).