新形勢(shì)下怎樣做好醫(yī)院檔案管理工作

文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

新形勢(shì)下怎樣做好醫(yī)院檔案管理工作

文/四川省成都市第六人民醫(yī)院檔案室 王彬

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化信息大量形成，人們對(duì)信息資源需求變得頻繁，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，從理念上強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源規(guī)范管理和共享利用的最終目的。

新形勢(shì)；醫(yī)院檔案管理；信息化

由于20世紀(jì)80年代以來(lái)引發(fā)的一場(chǎng)新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命，使得計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，信息化迅猛發(fā)展，已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案部門一方面面臨社會(huì)信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息形成，檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息已不宜用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理。另一方面，社會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足這種需要。新形勢(shì)下，做好檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)、利用工作顯得相當(dāng)重要，尤其是醫(yī)院作為保障人民身體健康的重要部門，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理，不僅能科學(xué)高效地為醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)，而且還滿足民眾日益高漲的檔案信息利用需求。

一、強(qiáng)化觀念意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化

（一）檔案工作人員強(qiáng)化兩種意識(shí)。一是檔案的信息化意識(shí)，檔案不再是一張一張的紙質(zhì)資料，而是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，是數(shù)字化的信息，檔案工作者要通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，來(lái)系統(tǒng)地、規(guī)范地整理相關(guān)數(shù)字信息，使之更好地發(fā)揮信息作用，體現(xiàn)信息價(jià)值。二是強(qiáng)化檔案信息的共享、開(kāi)發(fā)和利用意識(shí)，收集和整理檔案信息的最終目的是利用，怎樣高效地利用檔案信息為民服務(wù)，是檔案工作者需要高度重視的一個(gè)問(wèn)題。

（二）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層的重視。檔案工作人員要大力宣傳檔案信息對(duì)民生、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)如果加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進(jìn)管理手段，將對(duì)檔案信息化建設(shè)起到極大的推動(dòng)作用，更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

二、利用現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

（一）探索檔案數(shù)字化。有計(jì)劃、有重點(diǎn)地推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，向數(shù)字化檔案室方向發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，首先要將檔案數(shù)字化。1.“全面數(shù)字化”的戰(zhàn)略，對(duì)除個(gè)別檔案（實(shí)物、會(huì)計(jì)憑證等）外的全部館藏。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，數(shù)字化范圍涵蓋各種不同的檔案載體，包括紙質(zhì)、縮微品、照片、音頻視頻等。2.有重點(diǎn)、分層次地進(jìn)行檔案數(shù)字化。按照各全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數(shù)大小分類排隊(duì)，最后精選出占館藏檔案卷數(shù)10%、占館藏檔案利用率90%的全宗作為首批數(shù)字化對(duì)象，并把關(guān)系民生、利用最頻、惠及百姓的調(diào)配檔案作為突破口，在數(shù)字化實(shí)踐中總結(jié)出“現(xiàn)用現(xiàn)掃”“以用定掃”和“常用先掃”等行之有效的工作原則。結(jié)合實(shí)際，我們醫(yī)院目前是一所三甲醫(yī)院，占地面積不大，1951年建院，1951年—2015年這64年，光文書(shū)檔案永久卷是406卷（盒）4775件，檔案室的面積僅27.44平方米，很小，已不能滿足未來(lái)10年檔案的室藏要求，那么進(jìn)行檔案信息化管理不失為一種有效的辦法。根據(jù)上面的兩個(gè)實(shí)例，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，檔案室采取先近后遠(yuǎn)，從近幾年接收的檔案先進(jìn)行數(shù)字化探索。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理。檔案室在2014年購(gòu)買《紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)》標(biāo)準(zhǔn)版ver2011（現(xiàn)已升級(jí)ver2016）。開(kāi)始將2013年以來(lái)至今的文書(shū)檔案（實(shí)物、會(huì)計(jì)憑證等個(gè)別檔案除外）全部數(shù)字化。注意每年在收集歸檔文件紙質(zhì)版的同時(shí)盡量收集電子版，便于系統(tǒng)的錄入。功能包括公文管理、歸檔、檔案著錄、檔案組盒、檔案查詢、全文管理、借閱管理、系統(tǒng)安全管理。通過(guò)近幾年的運(yùn)用，發(fā)現(xiàn)具有歸檔比較規(guī)范、著錄內(nèi)容齊全、查找快捷、便于管理的優(yōu)點(diǎn)。在著錄的過(guò)程中，對(duì)于沒(méi)有電子版的歸檔文件，檔案室在2016年購(gòu)買一臺(tái)掃描儀，將2013年至今沒(méi)有電子版的歸檔文件掃描后錄入系統(tǒng)。再逐步擴(kuò)大到后幾年，優(yōu)先開(kāi)展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，雖是一項(xiàng)龐大的工程，需要硬件、軟件、資金、人力資源各方面配合到位，檔案室努力爭(zhēng)取得到院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各級(jí)部門的積極參與，將工作計(jì)劃列入醫(yī)院行政工作議事日程。

（二）檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。為了便于信息資源交換和共享，一般通過(guò)局域網(wǎng)使檔案管理系統(tǒng)與本單位的其他信息管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案與其他各類信息資源的綜合縱向集成管理模式，建立一個(gè)信息管理中心，實(shí)行圖書(shū)、情報(bào)、資料、檔案等文獻(xiàn)資源的綜合管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各類信息資源綜合利用的目的。基于近幾年醫(yī)院檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，嘗試與醫(yī)院信息科溝通擬建一個(gè)面向病員、職工的局域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將醫(yī)院文書(shū)檔案、病歷檔案、人事檔案、醫(yī)院新聞咨詢、圖書(shū)資料查找等納入其中，編制一套檔案管理自動(dòng)化軟件，主要功能包括檔案管理（文件起草、批轉(zhuǎn)、收發(fā)文登記，輔助立卷和鑒定，編目和檢索，借閱和統(tǒng)計(jì)，庫(kù)房管理，系統(tǒng)安全防護(hù)等）、病歷打印、檔案查閱、健康咨詢、圖書(shū)搜索、網(wǎng)上公布等內(nèi)容的一個(gè)醫(yī)院檔案管理信息中心，再利用多媒體技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)檔案網(wǎng)站信息資源共享體系，加入圖、文、聲、像等檔案文獻(xiàn)的直接管理，使用戶獲得生動(dòng)、直觀、全面的多媒體檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化。

三、重視檔案信息安全管理

強(qiáng)化信息安全管理，增加必要的技術(shù)設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)輸出縮微品技術(shù)、以光盤存儲(chǔ)為核心的脫機(jī)備份技術(shù)以及指紋識(shí)別、紅外報(bào)警、磁條防盜、條碼管理、數(shù)字水印等信息安全技術(shù)。還要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)預(yù)警措施，來(lái)進(jìn)一步提高檔案信息安全保障能力。

四、總結(jié)

新形勢(shì)下做好醫(yī)院檔案管理工作，一方面順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，及時(shí)更新觀念意識(shí)，跟上時(shí)代的步伐。另一方面利用現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的信息化管理進(jìn)程。這就要求我們醫(yī)院檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以完善的專業(yè)知識(shí)和豐富的信息處理、計(jì)算機(jī)操作等技能，提高新時(shí)期檔案工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，在管理意識(shí)、管理內(nèi)容、管理方式、管理信息上有所創(chuàng)新，在檔案工作崗位上積極作為，科學(xué)謀劃，通過(guò)檔案信息化推動(dòng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展對(duì)檔案管理的要求，為醫(yī)院檔案事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

[1]董明慧.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)發(fā)展[J].山東檔案,中國(guó)檔案咨詢網(wǎng),2014-04-09.

[2]中國(guó)檔案學(xué)會(huì)檔案自動(dòng)化管理技術(shù)委員會(huì).中國(guó)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀與趨勢(shì)[J].中國(guó)檔案學(xué)術(shù)網(wǎng),2014-04-15.

[3]陳建林.文秘與檔案管理[J].人民郵電出版社,2011(9):206-212.

[4]位佳.如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化[J].山東檔案,中國(guó)檔案咨詢網(wǎng),2014-04-09.

[5]蔡世桂.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案工作者的素養(yǎng)[J].福建檔案，中國(guó)檔案咨詢網(wǎng),2014-04-09.