試論如何改進辦公室檔案管理

文/山東魚臺經濟開發區管理委員會 盧偉

試論如何改進辦公室檔案管理

文/山東魚臺經濟開發區管理委員會 盧偉

隨著科技以及社會經濟的快速發展，用傳統的管理方式來管理辦公室檔案已經不能順應時代發展的需求。辦公室檔案是企業以及學校的重要檔案，現在檔案資料大部分運用網絡信息技術進行管理，網絡信息化技術運用在辦公室檔案管理工作，可以集管理便捷、快速查詢、系統管理的功能于一身。辦公室檔案管理的效率關系到企業單位和學校內部工作部門工作的順利開展，如何改進辦公室檔案管理工作已經成為辦公室管理工作急需解決的問題。本文針對辦公室檔案管理存在的問題進行分析，并提出解決問題的策略。

辦公室；檔案管理；工作效率

檔案數據的收集、整理和保存是辦公室檔案管理主要的任務。紙質檔案是檔案的普遍形式，而這也是問題所在，紙質檔案保存占空間較大，容易破損、查詢起來麻煩，檔案數據龐大，給管理者的工作帶來不便，這就要求辦公室檔案管理工作改進工作方式，以免造成不必要的麻煩，也促進其他部門工作的高效開展。

一、完善的辦公室檔案是改善管理的基礎

作為核心部門，辦公室的檔案管理制度不完善，結果會使單位內部其他工作部門不能順利工作，對單位整體運行形成不良影響。要改進辦公室檔案管理工作，單位的領導者或者管理者就要高度重視，積極研究和推動辦公室檔案管理機制工作，健全辦公室檔案管理制度。要將成立的資料單獨放在一個文件室里，按照不同類別有序排放，將類別和順序寫在標簽上貼在檔案袋便于查看的地方。如果不嚴格按照制度存放，對檔案的管理人員要實施懲罰，工作表現較好的人員可以得到適當的獎勵，以此來約束管理人員依照制度行事。有些單位檔案管理制度比較完善，可是缺乏執行力度，僅僅制定檔案管理制度而不強調實際執行是不靠譜的，是對單位極度不負責任的行為。單位不能只是對管理檔案的人員進行管理知識培訓，還要對他們的執行方法進行指導，使得管理人員能將管理檔案的工作運作自如。

二、加強檔案管理人員的管理意識和管理技能

“打鐵還需自身硬”，要想改進辦公室檔案管理制度，最主要的因素就是工作職員的本身素質和意識。隨著時代的快速發展進步，人的意識和素質也必須跟上，單位要經常開展檔案管理培訓，對社會上出現創新的管理檔案方式要及時吸收以及傳授給管理檔案人員，一年至少安排三到四次檔案管理人員出外學習的機會，不能與時代脫節。另外要不斷加強檔案管理人員對檔案的存放管理和保密意識，對檔案管理人員進行定期的保密法制知識普及，單位內部其他工作人員有查看、調動檔案的行為都要對檔案的管理保密工作進行到底，并且要和辦公室檔案管理人員的管理檔案工作相協調、配合。

在培訓中提高檔案管理人員的管理能力，以及增強法律知識，進而增強檔案管理的責任意識。還要引進高素質人才，改進辦公室檔案管理工作，必須要具備良好的管理專業知識和技能，現代網絡信息化被各個單位引用到工作中，如果不引進高素質人才，單位的發展會遭到阻礙，辦公室檔案管理工作無法高效運行。因此要對專業水平高、能力強的檔案管理人員開展學術研討會和交流會，尋找如何高效提升檔案工作的方法，尋找當前工作中的問題以及構想今后奮斗的目標方向，為辦公室檔案管理工作推波助瀾。

三、緊跟時代發展，運用網絡信息化管理檔案

現在是互聯網的時代，網絡信息化之前的管理檔案以手抄和轉錄加工為主的方法早已不能順應時代潮流，這就要求檔案管理跟進時代的發展，不斷創新管理檔案的方法，很多領域都強調“互聯網+”，網絡信息可以跨時間和空間進行資源共享，不但可以加強保密，還可以系統管理，做到管理有條不紊地進行，能夠減輕檔案管理人員的負擔，也為檔案管理工作有條不紊地進行形成保障。運用網絡信息化管理檔案不僅可以做到無紙檔案，還可以對檔案進行補漏和修改。還可以減少辦公室檔案占用空間，避免了紙質檔案霉變、損壞帶來的不便，紙質檔案要專門有幾個空室進行存放，占用用地資源，檔案管理人員查找時也不方便、快捷。借助網絡信息化技術的優勢，著手進行檔案管理建設，在高素質管理人員的操作下，將各項新技術運用在管理上，推動檔案管理工作順利發展。在網絡信息化技術改革引進單位使用時或許有些艱難和阻礙，管理人員不適應，或者系統不會運用，以及管理檔案系統會需要專業的團隊進行維護和維修，但是為了跟進時代的發展，不得不改變自己的現狀而得到更多的發展機會。在網絡信息技術和檔案數據庫的協作配合下，形成單位共享式的檔案數據，做到切實改進辦公室檔案管理工作的管理方式，切實為單位的需要而服務。

四、結語

單位內部部門的核心部位是辦公室檔案管理，提高辦公室檔案管理工作的效率，不管在商業領域還是教育領域以及行政領域都越發重視，因此，必須從檔案管理制度、加強管理人員的專業素養、管理理念、信息網絡技術化系統等方面實施，改進辦公室檔案管理工作的工作質量和速度。只有改進了辦公室檔案管理工作的工作速度和質量，才能為其他部門工作提供更多的便利和質量更好的服務。將傳統的檔案管理方法和現代創新的信息網絡化管理方法相結合，形成全方位的管理模式，同時使檔案得到有效的保護和查詢利用。

[1]馬麗.新時代辦公室檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務,2017(10).

[2]張麗波.互聯網時代信息化建設上面臨的問題及對策——基于檔案管理工作[J].現代商業,2017(18).

[3]吳蕓.淺談檔案管理工作的重要性[J].辦公室業務,2017(09).