檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/壽光市史志辦公室 楊娟

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

文/壽光市史志辦公室 楊娟

隨著信息化時代的全面發展，社會各行各業都充分運用著網絡設備和互聯網數據，這同樣也不排除事業單位的檔案信息建設。由于傳統的檔案信息建設與管理比較繁雜和老舊，并且在個人信息的查找上耗時耗力，所以運用信息化來加強檔案的管理工作是非常有必要的。因此，本文將從檔案信息化建設的特征出發，探究其在事業單位檔案管理中的運用現狀，并思考如何提升其有效運用的力度，保證檔案管理工作的順利進行。

檔案信息化；檔案管理；思考

一、檔案管理信息化的主要特征

檔案管理信息化相較于傳統的檔案管理模式有很大的區別，所以也就逐漸形成了自身獨有的特點，主要可以表現在以下幾點：

（一）數字化。與傳統的檔案資料管理不同，信息化檔案管理都是將這些檔案信息轉換為數字化電子信息，不再以單純的紙質材料作為查找的唯一方式。數字化的檔案管理主要是將相關信息都建立在一個數據庫中，并對這些信息進行有效的分類和整理，最后只需通過簡單的搜索就可以查到與之相關的所有信息。

（二）網絡化。網絡化是檔案管理信息化建設中最關鍵的一環，因為檔案中的所有信息都是通過網絡這一載體進行傳輸的，讓人可以隨時隨地獲取所需的信息材料。這種管理模式可以幫助事業單位提高檔案信息管理的工作效率，讓需求者和檔案工作人員可以順利地交接信息資料，發揮出檔案管理信息化的價值。

（三）智能化。智能化是檔案管理信息化的附加特征，因為信息化檔案管理具有數字化和網絡化，這就讓其也具有更為人工智能的搜索能力和篩選能力。對比傳統的人工查找和檢索會更加的快速便利。例如，想要查找某份文件，只需將幾個關鍵詞輸入進去，就會出現想要查詢的檔案內容。這樣有助于檔案管理者節約工作時間，提高效率。

（四）簡易化。檔案管理信息化還有一個突出的特點則是簡易化。在以前的檔案管理中，人員更新較快，通過人工進行資料的查找會比較浪費時間，并且也不方便管理。而通過信息化的管理后，在網絡平臺上只需簡單地檢索就可以查到與之相連的信息，快捷迅速，不需要在大量的紙質資料中去逐一尋找。

二、檔案管理信息化的運用現狀

（一）重視程度不夠。雖然目前很多的事業單位跟隨互聯網發展趨勢，引進了檔案信息化管理模式，但是實際運用效果非常不理想。最關鍵的是單位領導和檔案管理者意識上的缺乏，對其運用不夠重視，同時也沒有清楚地了解其對檔案管理的重要性和便利性，很多檔案信息都沒有及時地進行歸檔處理，導致信息的遺漏。并且由于很多事業單位的檔案管理人員不是青年人群，其思維觀念比較老舊，對檔案的管理依然采取紙質的方法，并沒有意識到網絡技術的實效性，也就無法談及信息化的檔案管理模式了。

（二）管理員綜合素質不高。部分事業單位的檔案管理人員對檔案管理的工作沒有很深入的了解，所以整體檔案管理操作只是按部就班地通過最傳統的方法進行。而不像專業的檔案管理人員，有豐富的理論知識和實踐能力，學習過較為先進的檔案管理方法，明確檔案信息化建設的重要性。此外，還有部分檔案管理員對于工作并沒有太多的熱情，安于現狀，不思進取，不主動學習新的檔案管理方式。由此看來，目前很多管理員的綜合素質不強。

（三）檔案檢索效率不高。從目前的檔案管理信息化運用情況來看，大多數事業單位還是采取傳統的檢索摸索，即通過人工手工檢索。這種檢索模式效率低，即使是經驗豐富的檔案管理員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然單位檔案管理人員在原有的檢索方式上有所調整和改進，編制出各類別的檢索工具，但始終在效率上不如信息化檔案管理模式。

三、檔案管理信息化的完善措施

（一）高度重視檔案管理的信息化建設。要想全面地實施檔案管理信息化，就需要向所有的檔案管理員普及信息化管理檔案的重要性和優勢，重視意識培養，建設好檔案信息化管理工作。檔案室需要投入一定的資金成本，購買先進的設備設施，建設綜合化的網絡系統，做好硬件設施的準備工作，這也是檔案信息化建設的前提條件。只有塑造了這一層次的意識形態，才能夠讓檔案管理工作順利地開展和實施。

（二）提升檔案管理員的綜合素質。檔案管理信息化同樣也是需要人工控制和操作的，而由于目前很多檔案管理員并沒有掌握計算機操作內容，影響著檔案信息化的開展。因此，檔案室可以定時定期組織開展檔案管理員的業務水平提升培訓公開課，并結合課程知識，考核管理員的掌握程度。另外，還需要檢測管理員的實踐操作能力，保證檔案管理和檢索的質量和速度成正比。

（三）提高檔案檢索效率。對很多檔案管理人員來說，檢索是日常工作內容之一，而檢索工作效果的好壞與否主要涉及兩個方面：一是做好檔案信息的收集工作，保證信息資料的全面性。二是提高檢索的效率，快速獲得檔案信息。只有做好這兩個方面，才能有效地提升檢索的實際效率。

四、結語

綜上所述，通過對檔案信息化建設和完善措施的探究，發現其遠比傳統的檔案管理方式更加高效，可以節省人力和物力，減少不必要的經濟支出。雖然目前檔案信息化管理的運用現狀不太理想，但是隨著網絡化的全面覆蓋，這將會是未來檔案管理的發展趨勢。而且檔案信息化確實具有傳統手工檢索等方面不可比擬的優勢，有助于檔案管理的正確、安全和高效。

[1]趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務,2014.