談談基層檔案工作中的集中整檔

文/中共新泰市委黨校 陳梅

談談基層檔案工作中的集中整檔

文/中共新泰市委黨校 陳梅

集中整檔是指基層檔案行政管理部門按系統、分部門，每年集中時間，集中檔案人員，并派出專業人員進行業務指導，把本單位上年度的歸檔材料按要求、標準集中規范整理歸檔。經過多年的實踐，充分證明了集中整檔是基層檔案工作中一種行之有效的方法，有效促進了各單位檔案工作正常、規范開展，推動了基層檔案工作水平的整體提高。

基層檔案；集中整檔；基層工作

一、集中整檔在基層檔案工作中的實效性

（一）集中整檔提高了基層檔案的案卷質量和歸檔率。在集中整檔過程中，檔案行政管理部門派出業務能力強、工作經驗豐富的業務人員，到各系統進行業務指導，及時解決各單位整檔工作中出現的一些具體業務問題，使案卷質量不斷提高。同時，保證了各單位歸檔材料及時整理歸檔，防止了歸檔材料的堆積、散失，使歸檔率不斷提高。

（二）集中整檔減輕了檔案業務部門的負擔，調動了基層檔案員的積極性。集中整檔過程，業務指導人員到各系統蹲點進行監督指導，變過去的“一指導一”為現在的“一指導若干”，由點擴大到面，提高了業務指導部門的工作效率，減少了重復勞動，減輕了工作壓力。同時，及時面對面監督指導，調動了檔案員參加集中整檔的積極性、主動性，保證了集中時間內，能集中精力及時完成本單位年度立卷歸檔工作，確保了各單位入庫檔案的齊全完整及連續性。

（三）集中整檔加強了各單位檔案人員之間的交流，擴大了檔案工作的影響面。集中整檔，人員集中，時間集中，地點集中，形成了一個團體，為檔案工作人員提供了一個相互交流、互為促進的工作平臺，增加了相互接觸學習的機會，有利于傳遞檔案工作的新理念，有利于思想解放和觀念創新。同時集中整檔不僅有一定的規模，且具有一定的聲勢，無形中成了一種沒有文字的宣傳，極易引起社會各界、單位部門及相關領導的關注，從而擴大檔案工作的影響面，促進了各單位檔案工作扎實有效地開展。

二、基層檔案工作中開展集中整檔的困難

集中整檔在基層檔案工作中發揮著重要的作用，但在開展集中整檔工作中存在著一些困難，主要有以幾方面的因素：

（一）意識因素。有些單位的領導思想重視程度不夠，對集中整檔工作的關注度和支持力度相對不高。而部分檔案員集中整檔的意識不強，致使一些檔案材料較少的單位，認為沒必要參加集中整檔；而一些檔案材料很多的單位覺得太麻煩，參加集中整檔的積極性不高；有些繁忙的兼職檔案員無暇顧及錯過了集中整檔時間等等，造成集中整檔有組織、無落實，從而影響了集中整檔工作的全面順利開展。

（二）人力因素。目前，一些基層單位檔案管理人員配備不足，隊伍不穩定，人員素質參差不齊；部分基層單位受人員不足的局限，往往未能配備專職的檔案管理人員，他們往往身兼數職，工作任務較重，無法一門心思搞好檔案管理工作。此外，除個別檔案管理優秀單位外，許多基層單位的檔案管理人員還更換頻繁，缺乏檔案管理工作的專業知識，其業務知識只能依靠上級業務部門的培訓和自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢積累，從而使集中整檔工作的質量和效率受到影響。

（三）部門因素。業務主管部門指導力度有待加強。各業務主管部門對基層單位集中檔工作有一定的組織、指導制度和措施，但力度不夠，而且大多指導不夠深入，其做法主要是“三看”。一看立卷歸案的速度快不快；二看歸檔的材料全不全；三看裝訂成冊的檔案是否符合要求。對集中整檔的效果和作用，缺乏深層長期的關注和檢查，集中整檔工作變成一項突擊性、階段性的工作，有重過程、輕效果的傾向，集中整檔工作的影響力受到局限。

三、如何有效開展集中整檔工作

（一）加強組織領導。集中整檔工作堅持“主要領導任組長，檔案局統一組織，各協作組具體管理，業務指導監督到位”的原則，及時調整充實集中整檔領導小組，采取集中管理，責任到人的辦法，加強領導、組織、管理、指導各個環節的力度，形成黨委政府關心支持檔案事業，各部門重視支持檔案工作的新格局，確保各項管理措施落實到位。

（二）提高宣傳力度。注重發揮媒體、網絡作用，利用建立基層檔案員群、各種培訓班、年度檔案工作會議等多種渠道加強集中整檔工作重要性的宣傳，形成領導重視、部門支持、檔案員積極參與的集中整檔新局面，提升檔案工作的影響力，充分調動廣大基層檔案員的積極性，進一步增強他們的責任感、使命感，切實提高集中整檔實效性的發揮。

（三）強化培訓指導，提高基層檔案人員的業務水平。檔案管理人員必須具備扎實的檔案專業知識，熟練掌握具體操作方法。因此對檔案人員特別是對檔案新手和兼職檔案員要及時進行專業培訓，集中學習相關專業知識。通過專題業務講座、現場實際操作講解等方式，加強業務指導，熟練掌握整理歸檔的操作方法，切實提高業務技能，確保集中整檔工作高質量完成。

四、總結

總之，集中整檔工作關系到基層檔案工作的質量和水平，必須扎實有效地開展，營造“社會關注、國家重視、人人關心”的檔案氛圍，推進集中整檔工作進一步規范化、科學化、常態化，推動基層檔案工作整體水平不斷提高。

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