淺談如何做好地震應(yīng)急檔案管理工作

文/國網(wǎng)松原供電公司 郝志勇 張艷波 韓兆婷

淺談如何做好地震應(yīng)急檔案管理工作

文/國網(wǎng)松原供電公司 郝志勇 張艷波 韓兆婷

地震有著極強的突發(fā)性與破壞性，每一次的地震都會對我國人民生命安全、經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及社會穩(wěn)定帶來負(fù)面的影響。吉林省松原市是八度高烈度區(qū)，是國務(wù)院和省政府確定的地震重點監(jiān)視防御區(qū)。自2013年以來，吉林境內(nèi)共發(fā)生3級以上地震40余次，最大地震是2013年11月23日在松原市前郭爾羅斯蒙古族自治縣發(fā)生的5.8級地震。為預(yù)防和降低地震發(fā)生時帶來的經(jīng)濟(jì)損失及維護(hù)社會安穩(wěn)，國網(wǎng)松原供電公司深化檔案安全應(yīng)急處置管理，建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，對地震發(fā)生的應(yīng)急處理工作起到了重要的指導(dǎo)作用。

地震應(yīng)急檔案；檔案管理；防震防災(zāi)

一、地震應(yīng)急檔案的重要作用

（一）憑證作用。地震應(yīng)急檔案作為真實信息的記載，是歷史事實的真憑實據(jù)，并且具有一定的法律效力。相關(guān)工作人員利用地震應(yīng)急檔案中的真實記載進(jìn)行查詢研究、論證爭辯以及處理問題，都是建立在地震應(yīng)急檔案具有真實憑證特點的基礎(chǔ)之上，可信度非常高。地震應(yīng)急檔案所具備的真實憑證作用，實質(zhì)上是其他類型的檔案資料都具有的共同點，從這一點來看地震應(yīng)急檔案與所有檔案存在著一定的共性。

（二）參考作用。地震應(yīng)急檔案在地震應(yīng)急處理工作中發(fā)揮著重要的參考作用。地震應(yīng)急檔案作為地震發(fā)生的真實歷史資料，不但發(fā)揮著研究的憑證作用，同樣具有廣泛的參考作用。由于地震應(yīng)急檔案是地震發(fā)生過程中自然形成的，內(nèi)容真實且豐富，因此其發(fā)揮的參考作用真實且可靠。不同實際行動層面的應(yīng)急工作形成了地震應(yīng)急的基本工作面，不同專業(yè)的地震應(yīng)急人員在發(fā)揮自己專業(yè)特長的同時，還應(yīng)對地震應(yīng)急檔案中的真實資料進(jìn)行分析。

二、做好地震應(yīng)急檔案管理工作的相關(guān)策略

（一）強調(diào)地震應(yīng)急檔案管理工作的重要性。在地震即將發(fā)生或是突然發(fā)生的情況下，相關(guān)部門需要緊急制定地震應(yīng)急預(yù)案，其主要目的在于地震救災(zāi)救助，而這種防震防災(zāi)工作方案制定的科學(xué)合理性會直接影響地震應(yīng)急管理工作的順利開展。因此，要提高對地震應(yīng)急檔案的認(rèn)識，意識到地震應(yīng)急檔案對地震應(yīng)急預(yù)案的制定發(fā)揮的重要作用，從制度上去強調(diào)地震應(yīng)急檔案管理工作的重要性，為地震應(yīng)急管理工作奠定基礎(chǔ)。

（二）建立檔案安全應(yīng)急處置機制。為預(yù)防和降低各種自然災(zāi)害或人為的突發(fā)性公共事件引起的檔案損失，國網(wǎng)松原供電公司按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》，建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制。1.強化信息預(yù)警。與氣象、地震、公安等部門實現(xiàn)信息聯(lián)動，及時掌握有關(guān)災(zāi)害發(fā)生的信息、新病毒等信息。對將要發(fā)生的事件或已經(jīng)發(fā)生的重大事件給出提示信息。2.強化全面防備。從思想、組織、措施、物質(zhì)等各方面做好準(zhǔn)備，應(yīng)對突發(fā)性公共事件，最大限度地降低事件引起的檔案災(zāi)害損失。強化工作人員危機意識，定期開展應(yīng)急處理模擬訓(xùn)練。檔案人員將存有重要檔案資料磁盤提前備好，以方便轉(zhuǎn)移攜帶。3.強化應(yīng)急處置。建立應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管突發(fā)事件的領(lǐng)導(dǎo)，指揮部署檔案救援工作。遇到火災(zāi)、水災(zāi)、雷災(zāi)等較大災(zāi)情時，檔案工作人員立即向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報，通知周圍其他工作人員共同搶救重要檔案，同時撥打消防電話及搶險電話，通知供水、電信、污水管線等相關(guān)部門進(jìn)行搶險工作。及時與檔案行政主管部門和上級公司匯報，按預(yù)先制定的預(yù)案實施，最大限度地減少災(zāi)害對檔案的危害。事例說明：2013年10月31日11時03分，吉林省松原市前郭爾羅斯蒙古族自治縣（北緯44.6度，東經(jīng)124.2度）發(fā)生5.5級地震，震源深度8公里，11時10分，又發(fā)生4.9級余震，震源深度10公里。地震發(fā)生后，國網(wǎng)松原供電公司立即成立檔案搶險指揮部，召開緊急會議，啟動市縣公司兩級《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，統(tǒng)一安排部署檔案搶險工作，由公司副總經(jīng)理擔(dān)任應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組組長，全面組織檔案室、檔案存儲系統(tǒng)、計算機房等設(shè)施損毀情況排查工作，隨時做好應(yīng)急物資和搶險裝備，同時要求辦公室密切聯(lián)系松原市政府和地震局，掌握災(zāi)情發(fā)展的最新情況，減少因地震造成的檔案災(zāi)害。檔案管理人員將涉及企業(yè)發(fā)展、規(guī)劃等涉密的檔案備份上交省公司檔案專業(yè)部門，將涉及民生方面的“十二五規(guī)劃”等檔案備份移交松原市檔案局，總值人員以《值班報告》形式隨時向省公司總值報告地震過程中人員、設(shè)備、檔案等情況，最大限度地降低了災(zāi)害對檔案造成的損失。本次地震對松原市、縣兩級供電公司檔案資料未造成嚴(yán)重影響，這與該公司高效的檔案管理模式和全面的應(yīng)急處置機制是分不開的。

（三）做好地震應(yīng)急檔案信息化建設(shè)工作。隨著信息化時代的來臨，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，對地震應(yīng)急檔案的管理也應(yīng)進(jìn)行信息化建設(shè)工作，將地震應(yīng)急的紙質(zhì)檔案信息完整無誤地錄入計算機系統(tǒng)當(dāng)中，逐步完成電子化進(jìn)程，在地震應(yīng)急檔案管理系統(tǒng)中將已錄入的信息資料進(jìn)行分類整理，能夠有效提升管理與查閱的工作效率。此外，還可對地震應(yīng)急檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行文件加密與實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，提升了地震應(yīng)急檔案資料的傳送效率，在緊急情況下能夠節(jié)省寶貴的時間。當(dāng)然，建設(shè)完成的地震應(yīng)急檔案數(shù)據(jù)庫要定期進(jìn)行維護(hù)，不斷更新地震應(yīng)急檔案資料，同時紙質(zhì)化檔案資料管理工作并不可完全丟棄，要做好雙重保險，以防萬一。

三、結(jié)束語

綜上所述，地震應(yīng)急檔案作為地震應(yīng)急預(yù)案與防震防災(zāi)工作的信息記錄，為地震真正來臨時的應(yīng)急管理與防震防災(zāi)工作提供有價值的參考依據(jù)。通過做好地震應(yīng)急檔案管理工作，并且加強對地震應(yīng)急檔案進(jìn)行分析與學(xué)習(xí)，掌握地震發(fā)生的相關(guān)規(guī)律，進(jìn)而在地震發(fā)生時能夠更好地保護(hù)人們的生命財產(chǎn)安全，維護(hù)社會經(jīng)濟(jì)良好發(fā)展以及社會環(huán)境的安定和諧。

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