淺談固投項目設備儀器檔案管理的舉一反三

文/中國工程物理研究院材料研究所 陳鐵漢 王爽

淺談固投項目設備儀器檔案管理的舉一反三

文/中國工程物理研究院材料研究所 陳鐵漢 王爽

設備儀器檔案是在設備儀器論證、采購、使用、維修及銷毀過程中產生的，忠實地反映了設備儀器管理的全過程。為解決設備儀器檔案管理中存在的問題，需對設備儀器檔案的形成過程進行分析，對此，筆者結合單位工作實際，對設備儀器檔案的形成過程進行梳理。

設備；檔案；專業

一、固投項目設備儀器檔案的形成過程及問題表現

（一）項目前期規劃階段。在規劃階段，根據固定資產投資規劃，項目管理部門編制項目建議書并報上級部門審批，待批復后，需在3—6個月內完成綜合論證，為項目可行性研究報告做準備。

（二）采購實施階段。設備儀器采購過程中，依據不同的采購方式，會產生不同的程序文件。通過采購過程檔案進行檢查時，常見的問題如：簽署不齊全，記錄有誤，復印件無有效性簽署等。

（三）到貨驗收。設備到貨后，經過一段時間的安裝調試，具備驗收條件后，由職能部門牽頭組織驗收。檔案部門作為驗收組一員，以合同、技術協議裝箱單為依據，檢查核實隨機資料是否齊全完整。這要求使用單位與廠家簽訂技術協議時，務必實事求是，確保技術協議中約定的技術資料確實能提供。實際檢查中發現，經常發現由于技術協議簽署不嚴謹而導致部分約定的技術資料無法提供的情況。

（四）使用及報廢。設備使用過程中，如果涉及重大維修或技術改造、升級時，所產生的文件應及時收集歸檔，以確保設備儀器檔案的完整、系統。設備儀器報廢后，應及時向檔案部門通報，檔案部門應會同相關職能部門依法依規將其檔案進行銷毀鑒定。

二、固投項目設備儀器檔案管理中存在問題的原因

（一）項目檔案管理實施方案執行不到位。就所在單位而言，項目檔案管理方案是實現項目檔案過程質量控制的依據性文件，其對項目檔案管理的組織、人員及職責，對項目檔案實施計劃，對歸檔范圍、歸檔要求和控制措施均提出了明確要求，但在實際工作中并沒有得到有效落實，影響了檔案過程管理的效果。

（二）檔案工作網絡體系運行不暢。單位檔案管理工作網絡體系對基層單位分管領導、兼職檔案員、設備員的檔案職責進行了明確。但在實際執行過程中，部分體系內成員未對歸檔文件從源頭上進行質量把關，仍存在有職無責的現象。

（三）歸檔人員的執行力不足。歸檔人員執行力不足可歸納為兩方面原因：一是思想上對檔案工作不重視、檔案意識薄弱。二是業務素質有所欠缺，體現在對制度的學習理解不夠，對檔案專業技能的掌握不夠。

三、提升固投項目設備儀器檔案管理水平的應對之策

（一）提升檔案工作獎懲的執行力度。獎懲不是目的，但有效的獎懲無疑是提升檔案管理水平的重要手段。一方面，檔案行政管理部門應強化對檔案工作的獎懲力度，對設備儀器歸檔不及時或歸檔質量不合格以及項目檔案驗收中發現問題未按要求及時整改的，及時采取通報批評、扣發檔案獎勵、扣發績效等懲罰措施；對歸檔數量多、質量高的單位或個人給予物質和精神獎勵。另一方面，固投項目主管部門應根據實際制定切實可行的項目檔案實施方案，明確相關人員職責及獎懲措施。再一方面，檔案部門應充分依托信息化手段，實現歸檔檢查的流程化、可視化管理，為檔案工作獎懲提供可靠的數據支持。

（二）抓住設備采購的關鍵節點。在設備儀器檔案全過程管理的基礎上，應加強關鍵節點的質量把關。前期立項階段，檔案部門應參加相關重要會議，以確保掌握整個項目所購設備的數量及實施進度。采購實施階段，設備采購合同簽署前，采購實施部門應嚴格按照相關規定要求，對自身在采購過程中產生的文件質量進行把關，必要時可請檔案部門進行指導。開箱驗收階段，設備使用單位應對照技術協議、裝箱單進行核實，未提供的資料應及時提供，簽署不齊全的及時補簽署，確保其真實有效。

（三）持續開展有針對性的培訓。要做好固投項目設備儀器檔案管理工作，從業人員必須具備一定的檔案專業知識和技能，要讓每個部門都有檔案業務專家來指導本單位檔案工作。對此，檔案行政管理部門應組織開展有針對性的培訓，以提高職工的檔案業務知識和技能。固投項目管理部門應定期組織有關單位開展項目檔案培訓。采購部門、設備需求部門要在單位內部定期開展設備儀器檔案知識和技能培訓，必要時可邀請相關專家進行指導。總之，應建立多措并舉、多部門協同、多層次互動的檔案培訓體系，以確保培訓效果。

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