社保檔案管理的信息化建設探析

文/山東省濱州市濱城區社會保險事業處 李穎

社保檔案管理的信息化建設探析

文/山東省濱州市濱城區社會保險事業處 李穎

隨著我國信息技術的不斷發展，人們學習、生活、工作中都在不同程度地應用信息技術。本文對檔案管理信息化的重要性進行簡要概述，并討論社保檔案管理中信息化建設的優勢。

社保；檔案管理；信息化建設；探析

隨著我國科技技術的不斷發展，信息的傳播和交流也更加廣泛。現階段我國社會保障中最重要的組成部分就是社會保險，而社會保障的核心也是社會保險，而我國實現檔案信息資源有效共享和規范管理，都是通過建設檔案信息化完成的，最終實現檔案管理信息化建設可以完成信息共享、辦公自動化等優勢。因此，社保檔案管理應該加快建設檔案資源信息化的步伐，從而更好地為社會和人民更好地服務。

一、建設社保檔案信息化的重要性

社會保險簡稱社保，它是我國為了分擔和預防死亡、事業、年老等社會風險，并為了實現社會安全，強制部分社會成員參加的一種所得重分配功能的非營利性社會安全制度，我國在1999年頒布并實行了社會保險費征繳暫行條例，建立社會保險體系之后，通過國家立法的社會保險漸漸成為一種較為廣泛的社會保障方式。社會保險使用基金集中管理方法，針對失去工作、受傷、患病、年老等人員進行統一的生活保障和社會補償的發放。我國社會保障體系重要的組成部分就是社會保險，其覆蓋面積較為廣泛，投保方式采用終身制，不但能推動我國的人均經濟水平，還能提高人們的生活水平。因此，社會保險對人們的生活有著極為重要的作用，在社保不斷發展及檔案信息不斷增加的今天，傳統的檔案管理方式不能適應現代化社會的要求，而社保檔案信息建設信息化管理實現資源共享任務已經迫在眉睫。

二、社保檔案管理信息化建設的優勢

我國傳統的社保檔案管理在檔案利用方面容易出現因人事調動等原因而需要調走各種檔案，但是又由于種種客觀與主觀原因致使檔案未能投遞到指定場所，而產生滯留的現象叫做死檔案；還會出現在檔案查找時因為檔案資料過多，致使檔案無從查找或者耗費大量時間。對社保檔案管理進行信息化建設就可以有效解決這些問題，社會檔案管理人員可以通過計算機高效、準確、快速地找到所需檔案資料，不但能節省社會檔案管理人員的時間，提高工作效率，還能避免傳統檔案管理出現的問題，如：檔案丟失、抄寫錯誤等，從而提高我國社保檔案管理的準確性。

因為計算機存儲量大、查找方便，所以對社保檔案管理進行信息化建設可以使檔案資料完整保存，可以有效減少社保檔案破損的情況。傳統社保檔案保存工作需要大量設備和庫房，不但要投入較大的人力和資金進行管理，還要防止檔案發生霉變等破損情況。在社保檔案管理實現信息化建設之后，社保檔案管理工作人員采用計算機管理檔案的方式，將檔案資料儲存在硬板、光存儲介上，節省檔案管理成本。

三、積極推動社保檔案管理信息化建設

社保檔案信息化建設可以適應社會活動和需求規律，在社會不斷完善信息化建設的背景下，社保檔案內容交叉分散、介質表現為多樣化，這就要求社保檔案管理部門加快改革傳統管理方法。

我國科技技術不斷發展，社保檔案管理工作通過信息技術能更好地為社會的人民服務。現階段我國已經具備建設社保檔案信息化的環境，信息化技術的不斷發展，推動了社保檔案信息化發展，而我國信息化建設的重要組成部分就是社保檔案信息化建設，同時衡量一個國家或者地區現代化水平的重要指標就是信息化水平，現階段我國信息化已經步入多層次、全方位的發展階段，在各個領域范圍內的信息化飛速發展，作為我國信息資源的檔案資料，面對社會信息化發展趨勢，建設檔案管理信息化已經是檔案管理發展的主要方向，也是社保檔案管理適應現代的需求。另外，社保檔案信息化管理也是檔案事業創新發展的機遇，因此，無論是檔案事業發展需要信息技術提供有力支持，還是國家對信息化資源建設的要求，社保檔案管理部門都要牢牢抓住這一時期，實現檔案事業的改革和發展。

四、社保檔案信息化建設的保障措施

（一）采用網絡進行檔案數據傳輸和檔案數據共享。因為社會保險檔案是針對參與這一制度人員的信息數據進行真實記錄，對參保人員的失業和就業信息進行研究，研究結果可以為政府和領導在決策時提供準據的數據參考。對檔案信息科學的使用，可以解決國家社會保障問題。

各行各業中退休人員和職工人員參加后續社會保險的主要憑證就是社會保險檔案，同時社會保險檔案也是維護人民權益的主要證據。政府在社會保險相關工作中制訂規章制度或者對社會保險作出決策都是依據檔案信息，對社保檔案管理進行信息化建設，可以提高檔案信息更大的價值，從而為人民和政府提供更快捷的服務。

（二）在信息化建設背景下，提高檔案管理能力。社保檔案管理部門應該對社保檔案工作人員進行信息化技能培訓、教育、考核等，使社保檔案管理工作人員具備相關技能，并培養社保檔案管理工作人員發展成綜合型人才，為我國社保檔案管理發展提供有力支持。在社保檔案事業發展的要求基礎上，社保檔案管理部門應該完善和優化社保檔案功能，分析社保檔案信息化管理包含的信息，并對信息化管理存在的問題進行討論，并提出有效建議。

在社保業務經辦檔案信息化控制中，社保業務經辦信息化管理終端應該具備輸入差錯功能，從而有效控制社會業務經辦檔案信息化資料的準確性。社保業務經辦檔案信息化管理部門應該妥善保管檔案資料，將檔案資料儲存在磁性介質中，并安排相關人員定期檢查和備份檔案資料，防止社保檔案資料丟失。

五、總結

綜上所述，社保檔案管理應該根據現代化社會的需要不斷進行改革，改變傳統紙質檔案管理，為社保檔案管理工作進行信息化建設，使社保檔案管理工作可以符合現代社會的需求，使我國社保檔案管理事業穩定快速地發展。

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