技校檔案管理工作信息化建設探析

文/青島市技師學院 常改

技校檔案管理工作信息化建設探析

文/青島市技師學院 常改

對于檔案管理工作而言，“信息化”的出現，極大地方便了檔案管理，并在檔案的保存、使用、管理等方面發揮著無可替代的優勢。因此在技校檔案管理工作中，進行信息化建設，在當今社會顯得尤為重要。

技校；檔案；管理；信息化

現如今，社會發展進程不斷加快，對于信息交流的要求也日益提高，如何快速有效地進行信息溝通是每一個現代人所要面對的問題與挑戰。隨著計算機技術的發展與應用，辦公設備經歷了幾代更替，現如今，計算機已成為每個人必備的辦公用品。熟練地運用計算機，將檔案整理成電子文檔，不僅解決了紙質文檔易破損、易遺失、信息交流繁瑣、不易管理等缺陷，更極大地延長了文檔保存的期限，使文檔在管理、傳播的過程中，不再受距離與時間的約束，使用者可自如地對文檔進行存儲、讀取和傳播，輕松便捷且安全穩定，極大地提高了文檔管理工作者的辦事效率。

一、檔案管理信息化建設的特點及優勢

（一）檔案管理信息化可將管理對象數字化。檔案管理的信息化是將信息的載體由原始的紙質文案向電子檔案轉變，究其本質，是形式與載體的轉變，其管理過程并不改變檔案原本的屬性與內容，將檔案由紙質媒介轉向以計算機為依托，從而方便管理、發展與完善。

（二）檔案管理信息化可實現信息服務網絡化。在過去的檔案管理過程中，每一份檔案都是相對獨立的，其管理過程基本分離，這就造成了信息使用上極大的不便。而隨著時代的發展，信息被調用的越來越頻繁，范圍也越來越廣泛，傳統的檔案信息管理方法已無法滿足當今社會發展的需要，各種弊端也日益凸顯。而對于檔案的信息化管理，不僅可以利用自動化技術將信息進行合理、有效地分類，方便建立信息點對點、點對面的服務，滿足人們對于信息檢索、分類、提取、共享等應用需求，還可以減少管理者及使用者大量的工作時間，挖掘更多更有價值的信息，創造更多的社會價值。對于技校而言，檔案管理工作的信息化，更是意味著可以將學校內部所有的信息資源整合歸納、形成一個完整的體系，打造一個完整、科學的學校內部信息資源系統，通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網連接與共享，滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實用的需求，實現全校信息資源的共享，以便于使用者更有效地進行信息的存取與利用，提高學校內部檔案信息的利用效率。

（三）檔案管理信息化可以實現檔案收集的網絡化。檔案的管理工作雖然沒有特別強的專業性，對于從業者也沒有太高的職業相關性的要求，但是，如何行之有效地收集檔案資料，如何準確、高效地利用檔案資料，決定了檔案資料管理的水平、地位乃至其自身存在的價值。而在信息化的檔案管理下，從事檔案管理工作的人員可以利用計算機技術，實現檔案的收集與傳輸，從而廣泛、便利地實現檔案資料的獲取，提高工作效率。

二、技校建設檔案管理信息化的必要性

（一） 社會信息多元化的需要。如今，信息技術的發展極大地影響甚至改變了人們的生活。先進的設備與技術已入主人們的社會生產活動的各個領域，而檔案信息的管理工作也并不例外。人們已從傳統的、單一的、以紙質文件作為唯一的媒介的記錄方式，轉變為文字、影像、聲音等多種媒介相互作用、相互配合的檔案信息的記載工作。而對于檔案的管理，也不再局限于固有的時間、局域的限制，信息與網絡的結合，促使信息化逐步取代傳統的檔案信息的管理方法。對技校而言，更應該充分意識到檔案管理信息化的重要性，切實將建設信息化檔案管理放在戰略高度，以促進完善學校的發展與變革。

（二）辦公自動化的需要。作為一個學校，對檔案管理的信息化建設，不僅是時代的要求，更能為學校的科研、招生、教學和管理提供強而有力的技術保障，為各部門的工作與協作提供必要的信息支持，同時，各部門對于信息的采集多集中于視頻、音頻、電子檔等形式，而對于此類信息的管理更要求發展信息化管理技術。進而檔案信息化管理，因其收集廣泛、交流便捷、易于存儲和讀取、方便管理等優勢，在辦公自動化中的地位日益突出。

（三）檔案信息化規范管理的需要。技校檔案管理面對新型形態和載體的數字資料越來越多，開展檔案數字化建設，規范管理，可以更好地為技校的各項工作提供檔案信息服務。以計算機網絡為載體的檔案信息，不再依附于紙質媒介，更方便了資源的合理配置，有利于信息使用過程中的有效鏈接，極大地減少了工作難度，便于操作。同時，對學生檔案的信息化的管理，便于讀取學生的發展狀態，觀察學生的成長軌跡；對于學校檔案的信息化管理，能更好地規范學校的發展態勢，創造良好的發展環境。對于人人關心的“信息安全”問題，信息化管理技術的發展，將會嚴格把好信息安全關，為信息安全貢獻一份力量。

三、我國檔案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化意識。由于信息化管理在我國從興起到發展至今時間較短，信息化管理理念并沒有深入人心，有些管理者更偏愛紙質文檔的“存在感”，加之我國與信息化管理相關標準制定的缺乏，導致信息化管理的工作流于形式，造成了極大的資源浪費。

（二）基礎設施不完善。對于檔案管理的信息化建設來說，計算機、存儲器、刻錄機、復印機等設備必不可少，并要為之配備相應的網絡服務，而這一切都離不開資金的支持。對于技校而言，如何保障辦公設備及信息化建設設備的完善，是建設檔案管理信息化的重中之重。而缺乏資金導致的設備無法配置齊全將極大地影響檔案管理信息化的建設。

（三）管理者知識結構不合理，學校不重視。對于有著豐富的傳統檔案管理經驗的人員來說，其對于管理的理論基礎、原則、技術等早已熟稔于心，但卻對計算機、應用軟件等信息化管理技術一知半解，而年輕、熟練掌握計算機技術的人員則會存在對檔案信息的管理原則及流程不熟悉的狀況，部分學校存在檔案信息管理員無法得到應有的待遇等狀況，從而影響檔案管理工作信息化的建設進程。

四、如何加強技校檔案管理信息化建設

（一）保障檔案信息化建設的經費投入。技校的檔案管理工作是學校發展的重要組成部分，因此，學校領導首先要意識到檔案管理工作的戰略地位，高度重視，技校加大對檔案管理信息化建設的投入力度，保障資金供應，深度挖掘檔案管理的資源價值。

（二）轉變傳統觀念，增強意識。管理檔案的工作人員應高度重視檔案管理的信息化建設，轉變思想觀念，探索適合本校發展現狀的檔案管理信息化的建設道路，并以學校自身的發展需求為準繩，制定相應的業務標準，逐步建立健全管理機制。

（三）提高檔案管理人員素質，優化隊伍結構。為建設檔案管理信息化，管理者必須熟練掌握計算機技術，明確管理原則，熟悉管理流程。因此，對于檔案管理工作者的團隊建設，必須注重復合型人才的培養，樹立終生學習的意識，加大培訓力度，同時注重對專業人才的引進。

五、結束語

總之，檔案管理的信息化建設，在信息技術高速發展的今天顯得尤為重要。技校作為國家教育的重要組成部分，有著其特殊的使命，而在其管理工作上，更應該順應時代的潮流，推進檔案管理的信息化建設。

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