平頂山市疾控系統檔案管理現狀調查

文/平頂山市疾病預防控制中心 李鳳勤

平頂山市疾控系統檔案管理現狀調查

文/平頂山市疾病預防控制中心 李鳳勤

經過調查，平頂山疾控系統檔案管理人員女多男少，年齡偏大，任職短，更換頻，學歷高，非專業；兼職多，專職少；面積小，“三分開”少，防滅火設施不全，溫濕度調節單一；檔案門類多，業務部門保存為主，有斷檔現象；按卷整理為主，年度－問題（事由）組卷為主；業務檔案與職能高度相關、利用率高、基本滿足需要，多編有利用成果的特點，并有針對性地提出了六點建議。

平頂山；疾病預防控制；檔案管理；調查

為了解平頂山疾病預防控制系統檔案管理現狀，2015年7月間，筆者對平頂山市全部11個市、縣、區疾病預防控制中心的檔案工作的基本情況、人員配置與制度情況、保管條件、室藏檔案情況、檔案整理方法、檔案利用情況，進行了一次問卷調查。問卷共設6類36個問題，195個答案。下面是此次調查的情況及分析。

一、基本情況

（一）參加調查者的基本情況。主要有以下幾點：

1.女多男少。參加調查者中，女7人，占63.64%；男4人，占36.36%；女性幾乎比男性多一倍。

2.年齡略為偏大。參加調查者中，沒有<20歲的人；21-30歲2人，占18.18%；31-40歲3人，占27.27%；41-50歲5人，占45.45%；51-60歲1人，占9.09%。20-50歲區間，年齡與人數成正比，年齡越大的分組，人數越多。以40歲為界，>40歲的人數多于<40歲的人數。年齡結構略顯偏大。

3.半數以上的受訪者在本單位工作不到10年，但21-30年齡組占比最高。參加調查者中，在本單位工作時間不到2年1人，占9.09%；3-5年3人，占27.27%；6-10年2人，占18.18%；11-20年1人，占9.09%；21-30年4人，占36.36%；超過30年以上的沒有。

4.70%以上的受訪者從事檔案工作不超過10年，5年及以下的接近半數。調查者中，從事檔案工作不到2年2人，占18.18%；3-5年3人，占27.27%；6-10年3人，占27.27%；11-20年1人，占9.09%；21-30年1人，占9.09%；30年以上1人，占9.09%。

5.所有受訪者均具有高等教育學歷。調查者中，研究生1人，占9.09%； 本科4人，占36.36%；專科6人，占54.55%。

6.受訪者中具有檔案專業背景的不足一成。參加調查者中，接受過檔案專業教育1人，占9.09%；沒接受過檔案專業教育10人，占90.91%。

7.多數受訪者具有檔案及相關專業、疾控及相關專業教育背景。參加調查者中，來自檔案管理專業1人，占9.09%；檔案相關專業（圖書、情報、文秘、中文、管理）1人，占9.09%；疾控及相關專業4人，占36.36%；其他專業5人，占45.45%。

8.多數受訪者沒有專業技術職稱，具有檔案專業技術職稱的不足2成。參加調查者中，副研究館員2人，占18.18%； 其他專業2人（預防醫學執業醫師、主治醫師），占18.18%；沒有職稱7人，占63.64%；

（二）人員配置與制度。主要有以下幾點：

1.半數以上受訪者參加過檔案專業（繼續）教育培訓。參加調查者中，參加過檔案專業（繼續）教育培訓6人，占54.55%；沒參加過的5人，占45.45%。參加過培訓教育的略多于未參加者。

2.超過半數的受訪者是兼職檔案員，專職人員不足三成。參加調查者中，兼職檔案員6人，占54.55%；專職檔案員3人，占27.27%；都不是2人，占18.18%。

3.受訪人員所在單位有兼檔案工作人員的占比遠高于有專職檔案工作人員。參加調查者所在的11個單位中，有兼職的10個，占90.91%；有專職的4個，占36.36%。六成以上的單位沒有專職檔案員。

4.受訪人員所在單位的檔案是否實行了集中統一管理的占比不到一半。受訪單位中，檔案實行了集中統一管理的5個，占45.45%；沒有實行了集中統一管理的6個，占54.55%。

5.半數以上受訪人員所在單位建立了檔案管理制度。受訪單位中，建立檔案管理制度的6個，占54.55%；沒有建立檔案管理制度的5個，占45.45%。

6.多數受訪單位建立有綜合檔案室。受訪單位中，建立有綜合檔案室7個，占63.64%；沒有建立綜合檔案室的4個，占36.36%。

（三）保管條件。主要有以下幾點：

1.大多數受訪單位沒有做到“三分開”。受訪單位中，實行辦公、借閱、庫房“三分開”的3個，占27.27%；沒有實行“三分開”的8個，占72.73%。

2.多數受訪單位檔案庫房的面積在10-50m2。受訪單位中，檔案庫房的面積〈10m22個，占18.18%；10-30m24個，占36.36%；30-50m23個，占27.27%；50-100m21個，占9.09%；〉100m21個，占9.09%。

3.人工滅火器是大多數受訪單位檔案庫房的消防滅火設施。受訪單位中，使用人工滅火器8個，占72.73%；使用自動噴淋2個，占18.18%。沒有使用自動滅火器、高壓水霧、氣體、其他消防設施的機構（特別值得注意的是還有2個單位沒有消防滅火設施），占18.18%。具有多重消防滅火設施的單位只有1個，大多數單位只有一種單一的消防滅火設施。

4.自然通風與空調均是檔案庫房溫濕度調節的主要方法。受訪單位中，使用自然通風調節檔案庫房溫濕度的6個，占54.55%；使用空調的6個，占54.55%；各占近60%，是主要方法。另外使用去濕機3個，占27.27%；使用其它3個，占27.27%。

5.受訪單位檔案專用設備配制多樣且差距明顯。受訪單位中，使用密集架2個，占18.18%；鐵柜11個，占100%；木柜1個，占9.09%；檢索柜4個，占36.36%；空調7個，占63.64%；電腦6個，占54.55%；打印機5個，占45.45%；照相機3個，占27.27%；復印機5個，占45.45%；裝訂機8個，占72.73%；縫紉機3個，占27.27%；除濕機3個，占27.27%；消毒滅菌機2個，占18.18%。鐵柜、裝訂機、空調、電腦的配制超過半數，打印機、復印機的配制接近一半。密集架、木柜、消毒滅菌機的配制率比較低。

6.受訪單位檔案庫房沒有一個實現了“五防”措施，一防不防的占到三分之一。受訪單位中，實現防火的7個，占63.64%；防盜6個，占54.55%；防潮5個，占45.45%；防蟲5個，占45.45%；防光4個，占36.36%。一防也做不到的盡然有4個，占36.36%。

7.多數受訪單位沒有實施檔案規范化管理。受訪單位中，實施檔案規范化管理的4個，占36.36%。其中國家二級1個，占9.09%；省一級1個，占9.09%；省二級1個，占9.09%；市級1個，占9.09%。沒有規范化管理的7個，高達63.64%。

（四）室藏檔案情況。主要有以下幾點：

1.受訪單位保存的檔案門類眾多，但分類標準不盡一致。受訪單位中，保存有文書檔案的10個，占90.91%；業務檔案7個，占63.64%；照片檔案6個，占54.55%；榮譽檔案6個，占54.55%；會計檔案5個，占45.45%；績效考核檔案5個，占45.45%；人事檔案4個，占36.36%；音像檔案4個，占36.36%；科技檔案3個，占27.27%；實物檔案3個，占27.27%；儀器設備檔案3個，占27.27%；其他2個，占18.18%。

2.受訪單位業務檔案超過半數由業務部門自行保管。受訪單位中，業務檔案保管在業務部門6個，占54.55%；保管在綜合檔案室5個，占45.45%。

3.少數受訪單位保存的檔案有年度斷檔現象。受訪單位中，只有2個保存的檔案有年度斷檔現象，占18.18%；沒有斷檔現象的8個，占72.73%；還有一個單位不清楚是否存在這種現象，占9.09%。

4.沒有辦理移交就受訪單位產生年度斷檔現象的原因。2個檔案有年度斷檔現象的單位，產生年度斷檔現象的原因均是沒有辦理移交，占100%。

5.多數受訪單位得到過同級檔案行政管理部門的業務指導。受訪單位中，到過同級檔案行政管理部門業務指導的有6個，占60%；沒有4個，占40%；不清楚1個，占9.09%。

（五）檔案整理方法。主要有以下幾點：

1.按卷整理就受訪單位整理檔案的主要方式。受訪單位中，按卷整理6個，占54.55%；按件整理2個，占18.18%；有按件整理的，也有按卷整理的2個，占18.18%；不清楚1個，占9.09%。

2.半數以上受訪單位采用的是年度－問題（事由）組卷法。受訪單位中，采用年度－問題（事由）組卷法6個，占54.55%；年度－組織機構組卷法2個，占18.18%；年度－組織機構－問題（事由）組卷法2個，占18.18%；其他3個，占27.27%。

（六）檔案利用情況。主要有以下幾點：

1.大多數受訪者認為業務檔案與單位職能相關度最高。受訪者中，9個認為業務檔案與單位職能相關度最高，占81.82%；2個認為文書檔案與單位職能相關度最高，占18.18%。

2.業務檔案、文書檔案、績效考核檔案的利用率排名前三位。受訪者中，認為利用率最高的是業務檔案的11人，占100%；文書檔案10人，占90.91%；績效考核檔案7人，占63.64%；會計檔案6人，占54.55%；照片檔案6人，占54.55%；人事檔案5人，占45.45%；音像檔案5人，占45.45%；榮譽檔案5人，占45.45%；科技檔案4人，占36.36%；儀器設備檔案4人，占36.36%；其他3人，占27.27%；實物檔案2人，占18.18%。

3.90%以上的受訪者認為單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要。受訪者中，認為單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要的4個，占36.36%；基本能6個，占54.55%；只有1個認為不能，占9.09%。

4.多數受訪單位編有站(中心)志、組織機構沿革、大事記。受訪者中，表示單位編有站(中心)志、組織機構沿革、大事記的有8人，占72.73%；沒有3人，占27.27%。

二、分析與結論

（一）在人員構成方面。女多男少，年齡偏大，任職時間較短，更換頻繁，高學歷，檔案專業廖廖，相關專業居多，很少人有專業技術職稱。從性別上看，平頂山市疾控系統檔案工作者中以女性為主，女多男少。從年齡結構上看，在20-50歲區間，年齡與人數成正比，年齡越大的分組，人數越多。以40歲為界，>40歲的人數多于<40歲的人數。其中41-50歲組占比最高（45.45%），年齡結構略顯偏大。從在本單位工作時間上看，不到十年的占54.54%，比超過十年的多10%。從事檔案工作5年以下的占了近半數，任職時間短，更換頻繁。從學歷與專業上看，全市疾控系統檔案工作者均具有大專以上學歷，但檔案專業不到10%；非檔案專業超過90%。但與檔案及相關專業、疾控及相關專業的占比與非相關專業的占比相同。從專業技術職稱上看，有檔案專業技術職稱的只占不到20%，與其他系列的占比相同，沒有專業技術職稱的占比高達63.64%。

（二）在人員配置與制度方面。近半數人員沒有經過檔案專業（繼續）教育培訓，兼職過半，專職不到1/3，近半數單位主要檔案制度沒有完全落實。

從專業背景上看，多數疾控系統檔案工作者來自非檔案專業，且近半數的疾控系統檔案工作者沒有參加過檔案專業（繼續）教育培訓，占45.45%。從工作的專屬性上看，疾控系統檔案工作者中專職檔案員占27.27%，兼職占54.55%，沒有明確但從事這一工作的占18.18%。從工作制度落實上看，實行了集中統一管理檔案的單位不到一半（45.45%），近六成單位建立有檔案管理制度（54.55%），約2/3的單位建有綜合檔案室（63.64%）。

（三）從保管條件看。70%以上的單位落實了“三分開”，多數單位的庫房面積較小，20%左右的單位沒有消防滅火設施，溫濕度調節手段落后，柜架以鐵柜為主；檔案庫房“五防”措施沒有完全得到落實，2/5的單位實施了檔案規范化管理。從辦公條件上看，大多數單位（72.73%）檔案管理沒有做到辦公、借閱、庫房三分開；多數受訪單位檔案庫房的面積只有10-50m2；從設施設備上看，人工滅火器是大多數受訪單位檔案庫房的消防滅火設施，只有少數單位還配備有二種消防滅火設施；自然通風與空調均是檔案庫房溫濕度調節的主要方法；檔案專用設備種類多樣，鐵柜、裝訂機、空調、電腦的配制超過半數，打印機、復印機的配制接近一半。密集架、木柜、消毒滅菌機的配制率比較低；受訪單位檔案庫房沒有一個實現“五防”措施，一防不防的占到三分之一；多數（63.64%）單位沒有實施檔案規范化管理。

（四）從室藏檔案情況看。門類多樣，多數由業務部門保存，少數單位有斷檔現象，均由移交不及時引起，多數單位與檔案行政管理機構有溝通與交往。從檔案的門類看，疾控系統單位檔案室保存檔案門類多樣，以文書檔案、業務檔案、照片檔案、榮譽檔案為主，但分類標準不盡一致。從保管機構的類型看，疾控系統單位業務檔案的分別保管在業務部門（54.55%）。從對家底的掌握情況看，參加調查的人員中有相當一部分對本單位形成的各類檔案的起止時間，保存的各類檔案數量不清楚。從檔案的連續性上看，近1/5（2個）疾控系統單位綜合檔案室檔案存在年度斷檔現象；沒有辦理移交是造成疾控系統單位綜合檔案室檔案年度斷檔現象的主因；從與檔案行政管理機構的溝通聯絡上看，多數（6個單位）單位得到過同級檔案行政管理部門的業務指導。

（五）從檔案整理方法上看。按卷整理是我市疾控系統單位整理檔案的主要方式；半數以上單位采用的是年度－問題（事由）組卷法。從檔案整理方法上看，我市疾控系統單位整理檔案的方式以按卷整理為主（54.55%）的，按件整理（46.75%），按卷整理明顯高于單獨按件整理（18.18%），或同時按卷按件整理（18.18%）。從組卷方式看，使用最多的組卷方式是年度－問題（事由）組卷法（54.55%）。

（六）從檔案利用情況看。業務檔案與單位職能相關度最高，利用率最高，大多數單位保存的基本能夠滿足日常利用需要，多數單位編有站(中心)志、組織機構沿革、大事記等。從各類檔案與單位業務的相關度看，多數參與調查者（81.82%）認為業務檔案與單位職能相關度最高。從檔案的利用率看，業務檔案是疾控系統單位檔案利用率最高的檔案（100%），文書檔案次之（90.91%），爾后依次是績效考核檔案、會計檔案、照片檔案、人事檔案、音像檔案、榮譽檔案、科技檔案、儀器設備檔案、其他檔案、實物檔案；從編研成果看，90%以上單位保存的檔案能夠滿足日常利用需要。70%以上單位編有站(中心)志、組織機構沿革、大事記等。

三、結語

綜上，平頂山疾控系統檔案工作的整體情況相對較好，但也存在一些問題，應當在如下方面加大工作力度：

（一）穩定檔案工作隊伍，以配制與增加專職檔案員為抓手，從根本上解決檔案工作者任職時間短，更換頻繁的問題。

由于檔案工作的專業性很強，持續性與聯繼性要求高。兼職檔案員較之專職檔案員任職時間更短，更換更頻繁，更不利于職業素養的養成、專業技能的掌握和專業知識的積累。在以兼職檔案員為主的情況下，要想解決檔案工作者任職時間短，更換頻繁的問題，最好的辦法就是設法配制與增加專職檔案員。

（二）針對我市疾控檔案工作者隊伍高學歷，非本專業，少有專業技術職稱的問題，應當鼓勵現職檔案工作者申報專業技術職稱。參與檔案專業職業教育、繼續教育、科研、學術交流活動等方法，提高我市疾控檔案工作者檔案專業技術、學術、科研水平。

（三）繼續推進檔案室規范化建設，加大對檔案基礎設施建設的投入，嚴格落實各項檔案管理制度。加大對檔案基礎設施建設的投入，改善檔案存貯條件；加強庫房消防滅火設施建設，提升消防滅火設施的檔次，堅決消滅消防滅火設施死角，確保檔案安全。爭取檔案室及檔案庫房溫度濕度調節設備的升級換代，改變單一的通風降溫去濕方式。在不斷改善硬件條件的同時，嚴格落實“三分開”“五防”等庫房管理措施。

（四）摸清家底，做到心中有數，將檔案工作的重心放在業務檔案、文書檔案等主要檔案門類上。繼續推進檔案集中保管，至少要做到制度、登記的統一。既管理統一，保管與利用適當分散。特別要加強檔案移交的控制，這在檔案員任職時間更短，更換更頻繁的情況下對避免斷檔現象的發生更為重要。

（五）從實際出發，既按件整理，也按卷整理的檔案整理方式。或按件整理，或按卷整理的檔案整理方式中，選擇一種在全市范圍進行推廣。同時選擇年度—組織機構組卷方式在全市推薦使用。

（六）繼續保持與檔案行政管理機構的良好溝通與交流。

在得到其業務指導的前提下，爭取與其合作，探討對疾控系統檔案管理進行執法檢查的可能性與可行性。并在經過初步嘗試的基礎上，將聯合執法制度化、常態化，以便督促疾控系統檔案管理工作的升級。