新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

文/泰山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 黃兆梅

新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

文/泰山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 黃兆梅

本文首先介紹了目前科技檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題提出了創(chuàng)新科技檔案管理工作的措施，以滿足新形勢下檔案管理工作的需要，提高科技檔案管理的科學(xué)性和高效性。

新形勢；科技檔案；管理模式；創(chuàng)新

隨著檔案管理工作量的增加，科技檔案管理成為當(dāng)今比較普遍的檔案管理方式。信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了科技檔案管理工作的融合，信息化檔案管理成為了該行業(yè)的未來趨勢。但是換個(gè)角度來看這種現(xiàn)象，科技檔案管理在抓住機(jī)遇的同時(shí)也面臨著許多問題。筆者介紹了當(dāng)前科技檔案管理工作存在的問題，以此為解決的目的提出了切實(shí)可行的創(chuàng)新策略。

一、科技檔案工作存在的問題

（一）忽視檔案工作的重要性。企業(yè)把主要精力放在了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益方面，忽視了檔案管理工作的重要性，認(rèn)為進(jìn)行檔案管理只是企業(yè)的一時(shí)之需，過于看重科研工作直接轉(zhuǎn)化成的物質(zhì)財(cái)富，卻沒有意識到檔案工作與單位的效益之間是存在間接聯(lián)系的。這會造成檔案管理部門的地位被架空，檔案管理工作被認(rèn)為是單位可有可無的，因此在工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)施方面存在不平等的現(xiàn)象。

（二）檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理。很多檔案管理人員是原先與資料室有關(guān)系的工作人員，其中有工作多年的老員工，雖然有著一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是非科班出身；從其它部門輪崗過來的新人既沒有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，也非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，未持證上崗。同時(shí)，檔案管理隊(duì)伍的整體年齡結(jié)構(gòu)偏大，缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)理論作為工作的指南，僅憑單獨(dú)的工作無法完成整個(gè)歸檔工作，檔案管理人員只是對檔案進(jìn)行整理和保管。特別是輪崗的員工，往往是出于單位的需要，隨時(shí)可能調(diào)離檔案管理部門，因此人員很不穩(wěn)定。

（三）檔案管理缺乏規(guī)范性和完整性。檔案的收集與管理需要規(guī)范化和健全的制度作為工作的保障。但是由于科技人員缺乏檔案管理意識，管理缺乏固定的制度，結(jié)果導(dǎo)致資料的歸檔缺失，一些重要的文件被疏漏和錯(cuò)誤歸檔；由于受到原有思想的制約，檔案管理人員只是機(jī)械地接收移交部門的檔案，從不對所接收的檔案進(jìn)行排查和查漏，結(jié)果導(dǎo)致接收的檔案資料不全，都以書面材料為主，諸如其它形式的檔案，如音視頻資料和實(shí)物等，基本上不作為檔案進(jìn)行歸類和收集。有的基層單位只是關(guān)注科研成果的產(chǎn)生和研究過程，對科技檔案的管理不重視，收集的多為科研性的資料，卻不重視保持關(guān)于課題的反饋意見和批示等，在需要了解和總結(jié)時(shí)結(jié)果花費(fèi)大量時(shí)間尋找。

二、解決新時(shí)期科技檔案管理問題的措施

（一）保障科技檔案管理的真實(shí)性與合法性。電子檔案要想保證其內(nèi)容的真實(shí)性，需要提升檔案加密技術(shù)。目前我國對于科技管理的加密技術(shù)能夠分成對稱與不對稱兩種類型。第一種是通過指紋來解密，相當(dāng)于使用鑰匙開鎖，這是當(dāng)前比較普及的加密方法；而對于非對稱的加密方式來說，其主要是對加密以及解密以兩種方式進(jìn)行的，主要是加密的鑰匙能夠進(jìn)行相應(yīng)的公開，不過解密的鑰匙要進(jìn)行相應(yīng)的保密，要通過相對特殊的管理人員進(jìn)行掌握和管控，這種技術(shù)效率是比較高的。對于非對稱的加密技術(shù)來說，能夠通過加密的鑰匙進(jìn)行相應(yīng)的公開，進(jìn)而促使所有對科技檔案管理的相關(guān)部門能夠主動地對其自身的科技檔案進(jìn)行相應(yīng)的加密和保護(hù)，以此來確?？萍紮n案的合法性與真實(shí)性，保證檔案的完整性和妥善保管。

（二）完善檔案管理的模式。檔案資料形成的過程是比較繁瑣的，這對于科技檔案管理員工來說是比較大的挑戰(zhàn)。在管理和保存以及利用的過程都會對檔案的完整性產(chǎn)生一定的影響，這些影響如果前期不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，其導(dǎo)致的后果將是無法挽回的。因此，對于相關(guān)方案的控制部門就要對其進(jìn)行相應(yīng)的管理，保證其科學(xué)性以及嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性等等，對檔案的形成過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，對各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格地把控。

（三）優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍。領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)科技檔案管理意識是做好檔案管理的前提，除此之外，管理水平的高低還取決于檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，也就是整個(gè)部門的團(tuán)隊(duì)。優(yōu)化檔案管理人員隊(duì)伍需要從以下三方面著手：首先，加強(qiáng)對檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技能的培訓(xùn)，提高檔案管理的專業(yè)技能。其次，制定靈活的物質(zhì)激勵機(jī)制，提高檔案管理工作人員的福利待遇，穩(wěn)定員工隊(duì)伍。最后，把培訓(xùn)制度作為單位績效考核的常規(guī)內(nèi)容，讓檔案管理工作人員的自我培訓(xùn)和提高常態(tài)化和日程化，從根本上提高他們的專業(yè)技術(shù)水平。

三、結(jié)語

總而言之，科技檔案是現(xiàn)代化社會發(fā)展的產(chǎn)物，檔案管理工作看似簡單，實(shí)則是任何單位不可或缺的，必須客觀的看待它的作用。同時(shí)檔案管理工作不能墨守成規(guī)，檔案管理工作者要樹立創(chuàng)新意識，以新形勢為契機(jī)，探尋適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新的檔案管理模式，促使科技檔案工作效能的提高。

[1]孟麗君.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].黑龍江史志,2015（13）：180.

[2]黃偉茹.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的思考[J].科技與企業(yè),2013(13):90.

[3]岳翠平.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013（15):142+145.