檔案管理存在的問題及對策分析

文/承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司隆化分公司 孫麗萍

檔案管理存在的問題及對策分析

文/承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司隆化分公司 孫麗萍

隨著檔案電子化程度的提高和普及，雖然還有一部分地區(qū)沒有全面實現(xiàn)文檔電子化，但還是有一部分管理人員放松了對紙質(zhì)文檔的管理，因此，我們需要加強對紙質(zhì)檔案的管理。本文深入分析檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出解決的方案。

檔案管理；歸檔；問題；對策

一、在檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理工作不規(guī)范。目前，在我國的大、中型企業(yè)，尤其是中、小型企業(yè)和檔案單位中，大部分檔案管理存在著這樣那樣的問題，企業(yè)沒有嚴(yán)格的檔案管理制度，檔案管理人員對檔案的管理工作不規(guī)范，這種問題主要體現(xiàn)在檔案名稱、歸檔分類、檔案排號不規(guī)律等方面，而且有個別的檔案還會出現(xiàn)卷宗內(nèi)容不全面，歸檔位置不正確的問題。除了以上這些問題之外，最重要的是對歸檔檔案進行檢索，由于企業(yè)在進行檔案檢索時多數(shù)是人工檢索并且檔案管理不規(guī)范，因此，在進行當(dāng)案件檢索的時候就會花費較長的時間，影響工作效率。

（二）沒有配套的檔案管理設(shè)備。有一部分企業(yè)并未重視檔案管理，有些企業(yè)甚至沒有專門的檔案存放室。由于硬件設(shè)施條件不足，造成了部分檔案存放不完整，甚至丟失的現(xiàn)象。由于企業(yè)的防潮方式和防濕工作做得不到位，檔案內(nèi)容錯位、內(nèi)容丟失以及霉變都時有發(fā)生。這些問題不但影響了檔案的干凈整潔、整齊美觀，而且對檔案檢索和日后的檔案整理造成了很大、很惡劣的影響，因此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理方面的問題，尤其是要配備檔案管理設(shè)施。

（三）文書檔案管理人員的素質(zhì)不夠高。檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理的質(zhì)量和工作效率。由于企業(yè)對檔案管理問題的不重視，作為管理檔案的直接負責(zé)人，檔案管理人員的自身素質(zhì)并沒有達到合格水平。在企業(yè)中從事檔案管理工作的員工文化素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)檔案管理人員都沒有經(jīng)過專門的培訓(xùn)和專業(yè)技能學(xué)習(xí)就被分配到檔案管理工作崗位上，對立卷、檔案分類等工作基本技能都不了解；還有一部分檔案管理人員雖然是檔案管理專業(yè)的，但是并沒有認真對待檔案管理工作，以為已經(jīng)上崗就不需要再完善自己的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，不需要再提升自身的實際檔案管理水平，特別是隨著現(xiàn)在檔案電子化的普及，檔案管理人員并沒有意識到掌握計算機歸檔技術(shù)的重要意義，大部分檔案管理人員對電子檔案歸檔一竅不通。因此，企業(yè)檔案管理人員急需提升自身的專業(yè)素質(zhì)和思想素質(zhì)。

二、針對檔案管理中存在問題的解決對策

（一）使用紙封對檔案進行歸類。在對檔案進行歸類時，檔案的內(nèi)容多少以及大小規(guī)格都存在一定的差異，因此，檔案管理人員應(yīng)該采用統(tǒng)一的文件袋來對檔案進行裝訂。用文件袋對檔案進行裝訂能夠以件為單位，通過層次分明、薄厚不同的文件袋對文件進行分類；而且把檔案都裝進文件袋，對檔案能夠起到一定程度上的保護作用，能夠有效地避免發(fā)生一些可能會對檔案造成損傷的事件；能夠有效地提高檔案檢索的效率；方便復(fù)印；而且文件袋的成本遠遠要低于不銹鋼夾子，節(jié)省了很大的放置檔案的空間。文件袋的表面通常都有用于檔案類型記錄的地方，方便對檔案進行標(biāo)號和記錄整理，使有關(guān)人員在進行檔案檢索時能夠一目了然地了解檔案的基本信息。

（二）強化對歸檔要求的管理。將歸檔章蓋在固定的位置，最好在文件檔案袋的右上方，并且能夠有一個固定的上邊距和右邊距，如：將歸檔章蓋在距離文件袋上邊距2c m，右邊距2c m的地方。這樣以后再檢索檔案時，就不用把檔案全部抽出，只有把檔案的右側(cè)拉出大約四分之一的大小就可以輕松找到所需要的檔案。這樣不但能夠大大提高檔案檢索的效率，而且能夠減小檔案管理人員的工作量。對于特殊的歸檔檔案，如：塑裝、皮裝的會議記錄本，封好的賬本等應(yīng)盡量保持檔案的完整，不用拆封直接裝進文件袋即可；在對二開設(shè)計圖紙進行歸檔時，將設(shè)計圖紙按照國際標(biāo)準(zhǔn)紙張的大小進行折疊，折疊后將設(shè)計圖紙裝進文件袋中封存并標(biāo)注設(shè)計圖紙的時間、類型、所屬工程以及保存期限，并在規(guī)定位置蓋上歸檔章；建議檔案管理人員保持歸檔章的擺放方向一致，裝盒時保持文件袋上文字的統(tǒng)一對齊，整齊一致。這樣即使改變了檔案的擺放方向，卻不會對檔案的閱讀和檢驗造成影響。

（三）尋找合理的歸檔規(guī)律，制定完整的檢索計劃。檔案管理人員應(yīng)該在對檔案進行歸類時總結(jié)歸類檔案的規(guī)律，方便日后在有需要時進行檔案檢索，通過不同檔案的類型、時間和保管期限對檔案進行分類歸檔，制定同一類的檔案編號對照表，在對照表中，根據(jù)檔案的時間順序，由遠到近對檔案進行分類歸檔，在檔案的文件袋上注名該檔案的件號、所屬部門以及保管期限，這樣在進行檔案查找時，只要知道檔案的時間和件號就可以非常容易地找到該檔案。

三、結(jié)束語

雖然我們正處在電子數(shù)碼時代，但是對紙質(zhì)文檔的管理也不能松懈，我們要提高文書檔案管理人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案管理工作，使用紙封對檔案進行歸類，將歸檔章位置蓋在文件檔案袋的右上方，制定完善的檔案管理計劃，工作人員一定要跟上時代發(fā)展的潮流，為檔案管理定下堅實的基礎(chǔ)。

[1]王從容.當(dāng)前文書檔案管理的缺失與對策[J].華章,2011(24):269-270.

[2]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].廣東科技,2009(1):13-15.