電力基建項目檔案歸檔難度與對策分析

文/廣東電網有限責任公司珠海供電局 林穎卿

電力基建項目檔案歸檔難度與對策分析

文/廣東電網有限責任公司珠海供電局 林穎卿

檔案作為對電力基建項目工程的記錄，是整個項目的基礎工作，這項基礎工作做的好壞與否，從側面反映出項目的質量和發展水平。本文從檔案歸檔對電力基建項目的意義入手，對歸檔難度進行具體分析，再針對問題進行對策的探討。

檔案歸檔；電力基建；難度分析；對策分析

在電力基建項目中，檔案是對整個項目過程中涉及到的技術、材料、工具等的真實詳盡的記錄與成果總結分析，具有重大的參考利用價值，對于繼承并提高建設水平，拓展建設理念具有十分重要的作用，可以通過對以往檔案的數據分析，取其精華，棄其糟粕，在前人的基礎上進行不斷改造創新，可以視為行業財富。

一、 電力基建項目檔案歸檔的意義

隨著經濟技術的快速發展，電力基建項目涉及到越來越多專業領域，也涉及越復雜的技術和檔案資料，這些技術資料對于電力基建的可持續發展是極為重要的。隨著檔案數量的急劇增長，對于檔案歸檔和管理的需求也急劇增大，因此，實現檔案的信息化管理是十分重要的。檔案資料對于電力基建項目的重要性不言而喻，能為基建項目提供有效的資料查詢，為基建項目提供具有價值的參考和利用，不斷提高建設技術水平，真正提高電力基建項目的建設效益，應該得到廣大電力企業部門的高度重視和關注。

二、電力基建項目檔案歸檔難度分析

（一）對項目建設檔案的歸檔意識不強。相關部門企業對電力工程項目檔案的管理意識不強，認識不夠，受傳統觀念的影響，認為施工進度、安全生產才是基建項目的重點，項目后的檔案管理無足輕重，因此會出現檔案管理人員不上心或者敷衍了事，對相關的法規條例不了解，從而導致檔案缺失、遺漏或混亂的現象。企業部門對檔案管理不重視就沒有辦法確保檔案部門的設備人員齊全，導致項目與管理不同步，嚴重影響電力基建項目建設，因此，電力企業部門和人員要加強自身的意識，加強檔案管理，為電力基建項目提供有價值的參考。

（二）歸檔檔案資料收集、規范困難。第一，由于電力基建項目本身存在工期長、工程量大等特點，在項目工程繁雜的同時進行清晰明確的檔案管理本身就存在難度，容易導致缺失、紕漏的現象，再者，電力基建項目的特點有時需要許多施工單位同時進行施工，這意味著施工人員具有極大的流動性，而在檔案管理的移交中，容易造成檔案管理的混亂和增加檔案收集的難度，對檔案的真實性和完整性造成影響；第二，在一些施工單位中，檔案管理人員并沒有接受過上崗培訓，缺乏檔案管理的技術技能，增加了檔案收集的難度。

（三）檔案歸檔監督管理體系不完善。在電力基建項目中，普遍對檔案歸檔的管理缺乏有效的監理和檢查，從而使多數檔案文件丟失、損毀。首先，在項目設計階段，存在著設計單位與建設部門的檔案管理脫節的現象，從而影響整個基建項目的效率和工期；再者，在施工階段，對檔案管理的監督就更加放松，把更多的人力物力投入到產品建設當中，往往忽略了對檔案管理的檢查和監控，喪失了許多有價值的技術資料和施工圖紙。而檔案管理工作又是一個繁雜的過程，包括對資料的收集、整理、統計與查詢等，沒有相關的技術人員和設備是無法做到的，而監管的作用在于讓每個步驟都能落到實處，保證管理的步驟和細節無誤。

（四）檔案歸檔滯后。在電力基建項目中，經常會出現檔案歸檔滯后的現象，這與電力企業部門對檔案管理的不夠重視有關，通常會出現在施工過程中，相關人員不對檔案資料進行收集和整理，而是到項目收尾時進行突擊收集整理。再者，檔案管理的發展方向應是信息化的實現，但目前許多企業部門的檔案管理的信息化水平遠遠不夠，甚至因此浪費許多人力物力，卻無法實現同步精準的檔案整理。這多是源于相關的重視不夠，沒有把檔案管理的信息化建設納入到項目規劃當中，沒有配備相關的技術設備和人員，從而又影響了項目的進程和效益。

三、電力基建檔案歸檔對策

（一）增強電力基建項目檔案的管理意識。意識是決定行為的基礎，想要有效地實現電力基建項目檔案的管理，就必須要要提高電力企業部門及檔案管理人員的意識，充分認識到檔案歸檔管理對于電力基建項目的重要性。電力基建項目的領導和管理人員首先要增強自身的管理意識，只有領導層充分重視，基層人員才會真正把檔案管理的工作提到日程上，除此之外，還要培養管理人員的主動性，對其進行專業培訓，不僅要培養管理意識，認識到其重要性，更要進行專業技能的培訓，保證檔案歸檔管理的效率和質量。還在要施工單位、設計單位全體進行檔案管理意識的培養，讓全團隊人員都參與到檔案建設的環節中來，這樣不僅能有效實現檔案收集和管理，還方便了相關管理人員的管理，減輕了壓力，也讓檔案管理程序得到更多的重視和監督。

（二）建立檔案管理責任制度。在上文，我們已經提到電力基建項目普遍存在工期長、工程量大等特點，導致檔案收集和管理的難度增加，從而會使檔案管理混亂，權責不明。因此，電力企業部門應該建立科學完善的檔案管理責任制度，在電力基建項目建設的各個環節，明確好各個部門、各個單位的責任，將責任工作落實到個人，從項目的一開始就要確立好明確的檔案管理計劃，再根據施工的實際情況和要求，進行相應的調整和改變，及時進行檔案查漏和補充，以保證檔案的完整性和真實性。

（三）加強對檔案的監督考核工作。在電力基建項目建設的各個階段，對檔案管理工作進行實時監督，設立專門的檔案監管部門，及時對檔案的完整性和真實性進行抽查和檢驗，考察檔案管理人員是否嚴格遵守技術規范與制度，并將檢查結果與崗位績效掛鉤，實現有效的監督。確保在工程施工的每個階段都進行監督檢查，確保檔案的完整性，在項目工程的竣工環節，檔案管理人員完成歸檔后，監督部門要對其進行完整嚴格的檢查，并將完成情況納入績效考核，與管理人員的利益掛鉤。同時，監管部門要給出相應的驗收成果，將相關的情況報告給相關負責人，對于在監管過程中發現的問題，要及時反饋給檔案管理部門，及時采取有效措施進行解決。對于監督考核的工作，要做到收放自如，既要保證監督管理的工作與施工進程同步，又不能讓監督工作影響到正常的檔案整理進程，因此，企業要建立科學合理的監督體制，真正促進檔案的收集和管理。

（四）做好工程檔案的交底和交接工作。在電力基建項目施工過程中，由于人員交接而導致的檔案接受工作，經常會造成檔案丟失、遺漏、錯誤的現象，因此，這一過程應該受到相關人員的高度重視，在檔案交接的過程中，要做好前期檔案的歸納整理，將工作過程中的檔案清晰完整地交接給下一項工作人員，交代好前期工作檔案的要領、整理方法。整理進程、編制要求、質量要求等等，雙方要進行好信息的核實和校對，讓接受的工作人員充分了解前期的檔案整理工作，以便能夠快速有效接手。在工程竣工期間，要做好檔案的交底工作，將施工全過程的檔案整理好，寫明檔案整理的方法、文件歸檔范圍等等，如有發生重大傳染病，在醫院的專業人員進行緊急處理的同時，要進行檔案的追蹤收集，對其進行詳盡的記錄和數據更新，為今后的科學決定和領導提供良好的價值參考。

（五）實現檔案管理的信息化、現代化。努力實現檔案管理的信息化，以同步實現信息的快速發展。對檔案進行信息化的管理，首先要求擁有相關的技術設備，配備相關的技術人員，但目前的電力基建項目中，往往缺少這方面的資源，對信息技術方面的知識知之甚少，也就無法享受其帶來的便利和效率，因此，相關單位要引進和學習信息技術要領，培養專業技術人員，實現檔案管理與現實信息的同步。其次，電力基建企業部門要時刻關注現代信息的發展，跟上時代的潮流，實現信息的同步，及時進行檔案信息的更新，檔案的現代化建設并不是簡單地實現從紙質檔案到電子檔案的改變，而是要利用現代信息技術，改進傳統檔案管理中的不足，便于檔案的管理和記錄，從而提高檔案管理的效率和水平。

四、結束語

電力基建檔案是對電力基建項目的真實反映，對工程的質量、維護等方面具有十分重要的作用。而現階段，電力基建項目的檔案管理存在許多問題，針對這些問題，相關的企業單位要認清問題，重視檔案管理，根據自身的實際情況，促進檔案歸檔管理的進一步發展。

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