人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策

文/威海市文登區(qū)人民防空辦公室 邵明芹

人民防空辦公室文書檔案管理工作的完善對策

文/威海市文登區(qū)人民防空辦公室 邵明芹

人防檔案是對人防戰(zhàn)備建設與管理而形成的具有保存價值的各種文字、聲像、圖表等形式的歷史記錄；但隨著人防事業(yè)的發(fā)展及辦公領域的技術設備得到普遍推廣，對人防檔案的管理出現(xiàn)了越來越多的問題。本文著重介紹如何完善人民防空辦公室文書檔案管理工作，并提出了合理完善的方法措施。

文書檔案；檔案管理；完善措施

一、相關工作特點

人防辦公室的檔案文書管理工作具有以下幾個特點：一是文書檔案管理工作的重點內(nèi)容是進行收集和保管人防的文書檔案。二是人防文書檔案管理主要針對人防辦公室的文書任務進行工作，及其對相關文書檔案的管理。三是文書檔案的種類繁多，工作的任務內(nèi)容也比較繁瑣復雜。

二、完善檔案管理工作的重要作用

對人防辦公室的文書檔案進行收集和保管的管理工作，實施檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）人防辦公室文書檔案保管和收集有著不可疏忽的作用。在此基礎之上，加強重視文書檔案的收集保管任務，以便提高其管理的工作效率，因此必須加強注重文書管理的問題。

（二）落實文書檔案的收集保管工作，對人防的成長歷史有著重要意義。例如，在實踐的工作過程中生成諸多的文件資料，對這些資料進行收集保管能夠促進規(guī)范管理，有利于對員工進行考核時給予參考。

（三）文書檔案的收集和保管是一項十分重要的工作，能清楚人防工作的詳細情況。因此，要持續(xù)加強文書檔案的收集和保管任務。

三、開展管理工作的完善舉措

（一）提高和完善文書檔案管理的軟件和硬件設施。與人防辦公室的文書檔案管理需要相結合，配置專用的文書檔案管理復印機、計算機、刻錄機、管理軟件、掃描儀等相關的信息化設備，從而促進文書檔案管理的相關信息化過程；還要把文書檔案的建設費用加到年度的財務預算中，全面考慮文書檔案的增加數(shù)量及文書檔案的載體樣式，技術方法的改變等因素條件，持續(xù)增加經(jīng)費的投入，合理配置調溫去濕的設備、網(wǎng)絡安全、庫房的安全報警等有關設備設施，處理好文書檔案的管理建設問題。

（二）設立文書檔案的管理機構。在進行文書檔案的收集和保管時，必須注重加強文書檔案的管理機構建設；并且在建立檔案管理機構的同時，對文書檔案的不規(guī)范管理情況要合理設置其相關的管理法則，同時要求文書檔案的管理人員在開展工作時，根據(jù)管理規(guī)定嚴格執(zhí)行；另外，在設立文書檔案管理機構的進程中，清楚文書歸檔的范圍具有重要作用，因此必須對文書檔案的管理進行認真落實；并將不同部門形成的考核管理制度歸入文書檔案管理機構中，有利于文書檔案管理工作人員提高工作效率，加強檔案的管理程度。

（三）加強收集文件材料的能力。在人防文書檔案工作的管理進程中，收集文書是檔案管理工作的基本要求，所以提高文書檔案的收集資料能力勢在必行。文書檔案的收集方法主要體現(xiàn)在：第一點，分門別類進行的保管文書檔案，使其保管格式符合規(guī)范，檔案分類清楚明了；第二點，規(guī)范化的處理檔案的收文與行文材料；第三點，根據(jù)目錄編制材料的編號，最大限度地收集完整的文書檔案材料；特別要注重收集一些具有重要意義的材料進行妥善保存，完成所有的文件材料收集工作后，再實施立卷，最后交給檔案管理部門進行統(tǒng)一分類。

（四）在做好保密工作的條件下，可繼續(xù)進行深化開發(fā)。

在新型城鎮(zhèn)的不斷發(fā)展建設中，深入開展檔案完善管理的措施，人防辦公室的文書檔案維護管理和開發(fā)利用為提供信息依據(jù)打下堅實基礎，為新形勢條件下開發(fā)城市地下空間、建設數(shù)據(jù)城市、城市中的應急管理、人防工程的開發(fā)運用及其減災防災等工作任務中發(fā)揮著極大的作用；嚴格遵守人防文書檔案的保密原則，不但要做好保密工作，還要確實改善檔案管理的工作模式，充分利用人防文書檔案的信息資源數(shù)據(jù)，為實現(xiàn)我國經(jīng)濟建設提供更好的服務。

（五）加強文書檔案管理人員的工作培訓。實行文書檔案的管理人員，不僅需要有文書檔案的管理觀念，還要具有相關專業(yè)的管理理論知識和管理能力；在培訓工作的基礎上，能夠加強文書檔案的管理人員對收集保管文件材料的敏感程度，這樣能夠更好地保證文書檔案的收集和保管工作的有效運行；對于檔案管理能力不強的管理人員，要進行強化，有目的地培訓，還要推廣文書檔案管理普及的重要作用；從而進一步提高人防文書檔案管理人員的專業(yè)素質水平，以提高文書檔案管理工作效率和提高管理質量。

四、結束語

人防辦公室為國防部的重要組成機構，首要任務必須發(fā)奮做好和本身有關的諸多管理業(yè)務；人防辦公室進行管理的業(yè)務種類繁多，通常用到的人防文書檔案的種類也相當多，況且涉及的內(nèi)容比較繁雜；因此在進行人防文書檔案的管理業(yè)務過程中，開發(fā)相應的管理軟件，培養(yǎng)人防管理人才，完善現(xiàn)代化設施，提高對文書檔案管理人員各方面的素質，從而提高人們的國防觀念及人防思想意識，發(fā)揮人防檔案的治理國政、育人、保存歷史等作用。

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