淺析文書檔案管理中存在的問題和對策

文/國網寧夏電力公司吳忠供電公司 朱埕瑤

淺析文書檔案管理中存在的問題和對策

文/國網寧夏電力公司吳忠供電公司 朱埕瑤

能否在電子辦公環境下實現文書檔案管理工作的自動化、高效化、合理化是文書檔案管理的主要研究對象。針對這些，文章首先分析了影響文書檔案管理工作的因素，之后對文書檔案管理存在的問題進行了深入探討，并且針對性地提出了相應的改善方案。

文書檔案管理；安全；人員素質

隨著現代通信技術和計算機網絡技術的發展，以辦公自動化、科技信息化為特征的文書檔案管理模式應運而生，這種模式縮短了工作時長，有效提高了文書檔案管理的效率。然而，在實際的電子辦公環境下，文書檔案管理工作仍然存在著一些問題，這些問題不同程度地影響著文書檔案管理時代性和先進性的發揮。解決這些問題，對滿足文書檔案管理需求，提高文書檔案管理水平具有關鍵作用。

一、文書檔案管理的影響因素

隨著科技的進步，文書檔案的電子化應用不斷深入。電子辦公環境成為影響文書管理的主要因素。在電子辦公環境下，文書檔案管理要求通過辦公自動化系統實現對文書檔案的高效化管理；并且以U盤、網絡云盤等方式對電子版文書檔案進行保存，達到提升文檔信息保存穩定性，實現與其他檔案部門信息共享的目標。因此，計算機網絡技術與信息技術的進步與完善對文書檔案管理產生了直接影響。同時，相關單位的文書檔案管理水平也成為影響文書檔案管理的另一主要因素。

二、文書檔案管理存在問題

（一）對檔案安全問題不夠重視。一方面，部分檔案部門忽略網絡安全問題，沒有采取相應的防范措施，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記，導致檔案信息遭到篡改。另一方面，人們無法通過電子檔案的字體字號判斷文書檔案的原始性，由于電子檔案沒有印章和親筆簽名，信息的真實性也難以保障。再者，網絡黑客對信息的竊取、病毒的入侵等因素使電腦癱瘓、信息丟失，非授權用戶通過假冒侵犯他人合法權益等不利因素仍然存在。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

（二）對檔案綜合管理人員要求高。電子文件歸檔以及電子檔案的管理對管理人員的技術和素質水平提出了更高的要求。管理人員既要儲備傳統的文檔管理理論、原則、方法等知識，又應精通電子計算機技術和電子文檔的管理方式。然而，由于文檔管理發展時間較短，單位領導的重視度不高，崗前培訓不到位等因素，檔案管理工作人員的整體素質較差。在實際工作中，他們不能合理有效完成文書檔案管理工作，進而導致文書檔案管理經常出現紕漏，無法適應電子化進程的需要，電子化管理中出現了檔案信息處理復合型人才奇缺的局面。

（三）未能做好與其他工作的銜接。在實際運行過程中，文書管理和檔案管理作為兩個獨立的系統分塊管理。由于溝通不到位，工作長度等因素，文書人員對檔案管理意識淡薄，檔案人員對文書工作也考慮不周。這就導致文書工作和檔案工作之間不能良好銜接，存在脫節的情況，大大降低了文書檔案管理的有效性和科學性。

三、文書檔案管理改進措施

（一）信息化系統內，外網隔離。針對安全性問題，最有效的方法體現在技術層面上。對文檔的傳輸采取信息化系統內外網物理隔離的方式，通過路由器和防火墻兩層隔離帶，有選擇地放入一些地址進入信息化網絡，同時，過濾進出網絡的數據；管理文檔信息的訪問安全問題；檢測和預警網絡攻擊。通過系統內外網隔離，從內部提高安全管理和權限分配，進而保障網絡上傳輸的，系統中存儲的，用戶訪問到的檔案信息真實、完整和有效。同時，建立包括保障監督體系在內的科學管理制度，以配合系統內外網物理隔離，保證檔案工作的保密性和安全性。

（二）加強權限管理，保護賬戶安全。檔案安全不僅需要依靠物理技術，而且要建立科學、合理、完善的保管制度。用只讀的形式將電子檔案歸檔，對不同性質的檔案設置權限管理，完善檔案管理員的身份認證過程，禁止非法訪問，防止原始文件的破壞。與此同時，加強對電子檔案保存技術的更新處理，完善電子檔案的記錄系統，隨時記錄檔案形成、管理和使用的情況，使之形成相應的文件搜索、查閱、修改等流程記錄。通過對文檔加密，操作記錄生成等方式，加強權限管理，保護賬戶安全。

（三）加強對工作人員的培訓。加強對工作人員的培訓主要依靠兩個方面實現。首先，加強現代硬件設施投入，不斷改善硬件環境，充分利用現代網絡相關的高科技手段，使得日常的檔案文書工作處于現代化環境中，給工作人員創造一個良好的學習環境。其次，把培訓與自學相結合。定期對文書檔案工作人員進行專業的教育與技術培訓；建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績劃入業績考核的范圍，激發管理人員的學習積極性；同時加大檔案部門間、區域間系統合作工作，升華工作人員的管理理念，提高工作人員的業務技能和整體素質。

（四）做好銜接工作。提高文書檔案管理水平，做好文書與檔案管理以及其他工作的銜接，既需要單位各個部門之間的協調和溝通，保證各種文件和檔案資料收集渠道的暢通；又需要完善檔案管理的質量與建設結構，形成高質量的文件檔案。只有將二者結合起來，才能使原來被動的工作性質轉變為主動的工作性質，進而保證文書檔案的真實性和準確性，實現檔案工作標準化和規范化，有效提升單位文書管理的質量，促進單位文書檔案管理工作順利開展。

四、結語

本文從提高文書檔案的真實性和安全性、加強文書檔案管理復合型人才的培養力度、促進文書檔案管理工作的銜接程度三個方面進行了探討，希望能為文書檔案管理水平的提高找到更好的發展方式，為文書檔案使用者提供更好的服務。

[1]于鳳珍.電子辦公環境下文書檔案的管理[J].辦公室業務,2013(03).

[2]張立娟.電子辦公環境下的文書檔案管理[J].黑龍江檔案,2013(02).