學校轉型之后檔案管理工作的改善研究

文/福建師范大學福清分校 林成杰

學校轉型之后檔案管理工作的改善研究

文/福建師范大學福清分校 林成杰

檔案管理在高校日常工作中，起著非常重要的作用。高校必須要重視在提高教學質量的同時保證學校的檔案管理工作的順利運行。所以，進一步改善學校的檔案管理工作是學校應該著重完成的目標和任務之一。為此，結合筆者在學校轉型過程中的檔案管理工作經驗，探討如何進行有效地改善學校的檔案管理工作。

學校轉型；檔案管理；改善措施

學校的檔案管理工作在平常的工作中，有著非比尋常的意義。對學校的檔案管理工作進行有效的提高和改善，不但能夠確保學校的有序管理與發展，使得學校獲得教學質量的提高與改進，還能夠明確詳細的管理發展措施，高效的教學資料能夠使學校的檔案管理工作順利開展。本文中，筆者將根據目前學校轉型之后學校檔案工作所出現的問題，進一步提出應當怎樣提高檔案管理工作。

一、檔案管理工作的意義

檔案管理工作能夠成為學校各類教育實踐活動的有效依據。日常的檔案管理工作主要涵蓋對學校所有的管理活動、教學實踐、科研實踐等活動所依據的源頭材料、申請、證明以及科研工作所取得的成果在內的各類檔案的整理和收納。待各類資料整理結束之后，學校檔案管理工作人員再通過計算機分類軟件將收集的資料進行錄入和整理，完整地存儲在學校的檔案資料庫里面。通過這種方式，檔案資料庫中所整合的資料就變成了學校的一種珍貴的資源，在未來的學校各類教學活動中都能夠作為可以依照的參考資料，來提高學校各類教學活動的水平，從而達到維護學校師生合法權利的目的。

此外，檔案管理工作最為重要的管理內容之一，就是學校在自身發展過程中的珍貴材料，其中也不乏有學校創立過程中的一些偉大的壯舉(包括學校的一些科研成果和學生的培養方案)。在進行日常管理工作的時候，可以將檔案管理資料庫中所收藏的一些珍貴材料給學生觀看，讓學生們體會學校老一輩人通過自己勤奮刻苦所獲得的科研成就，調動學生的學習積極性，努力學習，給母校爭光。

二、目前學校檔案管理工作所出現的問題

（一）檔案管理工作意識淡薄。當下，我國的一些學校正在面臨著轉型，這使得學校的檔案管理意識逐漸淡薄，沒有擺正檔案管理工作在學校中的地位，直到現在，仍然存在著一些學校的檔案管理部門缺乏深刻的檔案管理意識，沒有領會到檔案管理工作對學校各類活動起著非常重要的促進作用，幾乎沒有將檔案管理工作納入到學校的日常工作進程中，甚至一些學校視檔案管理為一項微不足道的工作，潛意識地將學校的檔案工作界定為資料整理——對一些完全起不到作用的資料，進行簡單的整理。負責的領導也沒有對檔案管理工作的重要性進行深入的了解，更不會花費時間和精力制定相關的制度進行檔案管理工作，這就使得檔案管理工作起不到應有的作用。

（二）檔案管理方式較為陳舊。我國目前大部分學校的檔案管理方式非常陳舊，甚至一些學校的日常檔案依舊由相關的工作人員通過手工作業的方式進行。因此，當檔案資料歸檔錄入完成后，學校相關檔案負責人員還必須對檔案資料進行深入的整理和歸檔，比如對檔案進行編排錄入等等類似于這種效率低下的抄寫方式，不但耗費了巨大的人力和物力，還在很大程度市增大了數據循環錄入的可能性，極大地制約了檔案管理工作的高效運行。

（三）檔案管理人員能力較低。一些學校中從事檔案管理工作的負責人專業能力未達到應有的工作標準，其中，絕大多數檔案管理工作人員未經過正式的檔案管理專業的知識和技能的培訓和學習，這進一步導致了檔案管理工作人員在日常的工作過程中，很難以快速準確地將檔案材料進行整理和歸檔，嚴重影響到檔案管理工作的有序進行。

（四）檔案資料利用率不高。近幾年高校之間的重組和合并引發了許多問題，使得檔案管理存在著許多問題，尤其是檔案資料的利用率大幅度降低。比如很多學校在進行合并的時候將學校檔案資料遺失，還有將檔案存放的次序打亂，導致檔案資料得不到有效的利用。另外，學校的部分檔案進行分類管理導致各部門之間不能進行信息資源的共享。

三、檔案管理工作的改善途徑

（一）分管領導重視檔案管理工作。部門領導應當給予學校檔案工作充分的重視，只有通過這種方式，才能夠為檔案管理提供更好的渠道。因此要建立相關的檔案管理部門，并將校長作為部門的一把手。這個部門要著力解決日常檔案管理工作中的各類問題，比如經費報銷問題、設備設施和技術開發等問題。進一步幫助檔案管理負責人改進相關制度，改善環境，監督工作人員綜合能力得到進一步的提升，運用先進的管理服務和技術，最終達到提升檔案管理工作水平的目的。

（二）引導并樹立良好的檔案觀。第一，要形成正確的服務觀念。檔案管理的最終目標是為學校提供所需的各類材料和服務。第二，要重視相關材料的選擇和錄入，進一步提高資料的使用率，而材料的利用率對于進一步提高檔案的管理和服務質量起著至關重要的作用。第三，要理解整體觀念。檔案工作是一項綜合性極強的工作，需要學校領導和相關的負責人統一協調、一起配合，才能進一步確保材料信息的可使用性和確切性。第四，要具備先進的管理理念。適當采用先進的管理經驗和技術確保檔案管理服務水平和質量得到進一步提升，例如將數字管理技術引入檔案管理工作中，進一步提高檔案管理的綜合服務質量。

(三)加強檔案管理人才隊伍建設。檔案工作不僅能夠凸顯專業性，同時還能夠顯現出其政治性，這就要求檔案管理人員具備較高的專業素養。因此，學校應當拋棄傳統的兼職思維，聘用相關人員進行維護和管理，而且還必須確保嚴格按照相關規定上崗，并為其提供進步和發展的平臺，比如建立相關的培訓渠道，以及有關的鼓勵措施，促進相關負責人自覺地提高專業素養和綜合素質。除了必須熟練地學習和掌握本專業的知識之外，這些工作人員還需要對計算機操作、網絡技術進行培訓和學習，只有通過這種方式才能夠保證檔案管理的人才基礎。

(四)提高檔案管理的服務質量。決定檔案工作質量的高低的關鍵環節主要是培訓和教育服務水平。其中檔案管理服務主要包括：第一，能夠為領導層進行各類重大決策提供科學合理的數據支撐。第二，能夠為教師進行獎金和職稱評定等提供科學合理的數據支撐。第三，可以為學校的往屆學生提供有關的學校資料并提供他們所需的相關材料。第四，可以為每一屆畢業生提供檔案資料，提高后勤服務工作的質量和水平。

(五)深入完善檔案管理各項制度。不斷進行檔案工作制度的改進是保證檔案管理有序、科學和正常運行的重要依據。因此，作為學校不可或缺的環節，在日常的檔案工作中，都必須將所有的檔案內容匯聚到一起，并對每一項內容進行審查和考核。例如把檔案管理負責人員的獎金和實際的績效考核綜合到一起進行考核，與此同時，也將檔案工作和評優考核聯系起來。通過這種方式，能夠使檔案管理工作部門給予檔案工作充分的重視。另外還應當明確每一個部門所負責的主要業務，制定科學規范的制度，落實歸檔有準確的期限，借閱有相關的規定，嚴格遵守相關規定，通過把制度和規定進行詳細的改進和完善，才可以保證檔案管理工作的高效運行。

四、結語

當前，我國一些學校正處于轉型期，因此，在平常的教學工作中，檔案管理正在起著非常重要的作用。構建一個高效的檔案管理體系，能夠將學校發展過程中的一些珍貴的資料完整保存下來，這樣就能夠在學校領導作重大決議時，確保提供科學的參考資料，保證學校的日常管理工作順利進行。在文章中，筆者根據多年的檔案管理經驗，對學校檔案工作的改善進行了深入的分析，希望對學校檔案管理工作的改善提供借鑒。

［1］董春艷.淺談如何做好學校檔案管理工作［J］.黑龍江科技信息,2013(20)．

［2］高銳.淺析加強學校檔案管理工作的對策［J］.科技向導,2013(13)．

［3］王立新.淺談如何加強學校檔案管理工作水平［J］.黑龍江科技信息,2013(02)．