做好人事檔案收集整理工作的重要性及建議

文/黑龍江省九〇四水文地質(zhì)工程地質(zhì)勘察院 張婉雙

做好人事檔案收集整理工作的重要性及建議

文/黑龍江省九〇四水文地質(zhì)工程地質(zhì)勘察院 張婉雙

本文簡(jiǎn)單分析了我國(guó)人事檔案收集整理工作的重要性，并提出幾點(diǎn)發(fā)展建議，包括領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視、及時(shí)開(kāi)展人事檔案資料的收集整理、提高收集整理人員的專業(yè)素養(yǎng)等，為我國(guó)人事檔案工作的有效開(kāi)展提供參考。

人事檔案；收集；整理；重要性；建議

人事檔案工作作為組成人事工作的重要部分，在人事管理系統(tǒng)中的地位非常重要，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作人員的重要憑證就是人事檔案，在招工、調(diào)動(dòng)、提干等過(guò)程中都將之作為一項(xiàng)重要的參考依據(jù)；在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)的信息化程度越來(lái)越高，在各種社會(huì)資源中，信息的作用越來(lái)越受到人們的重視，而人事檔案是記載個(gè)人信息的主要載體，其價(jià)值空間非常廣闊。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，我國(guó)的人事檔案工作發(fā)展迅速，目前有一些突破性的進(jìn)展，但在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型時(shí)期，人才流動(dòng)速度加快，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展處于新常態(tài)化的背景下，人事檔案管理的傳統(tǒng)模式已經(jīng)落后了，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求不相適應(yīng)，面臨著更為嚴(yán)峻的形式，更為繁重的任務(wù)，既有困難，又是其發(fā)展的良好機(jī)遇。因此，在新的歷史時(shí)期，如何抓住機(jī)遇，充分地發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，更好地服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，成為人事檔案工作者亟須解決的重要問(wèn)題，其中首先要做的就是做好人事檔案資料的收集與整理。現(xiàn)結(jié)合筆者工作實(shí)踐，對(duì)人事檔案的收集整理工作進(jìn)行如下探討。

一、新時(shí)期人事檔案收集整理工作的重要性

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展離不開(kāi)人才的作用，因此在社會(huì)變革的關(guān)鍵時(shí)期，做好人才的管理尤為重要，其切入點(diǎn)就是做好人事檔案工作。人事檔案形成于人事管理活動(dòng)中，可客觀地將個(gè)人的大概情況如實(shí)反映出來(lái)，因此人事檔案的管理工作對(duì)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下人才的流動(dòng)等具有重要的意義。在人事檔案管理中，其前提和起點(diǎn)條件是人事檔案資料的收集及整理，即相關(guān)的人事檔案管理部門定期或者不定期地通過(guò)一定的手段將人事檔案材料集中起來(lái)并經(jīng)過(guò)歸檔、整理的過(guò)程，不斷地將新的人事資料填充到人事檔案材料中。人事檔案工作有效開(kāi)展的一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)在于經(jīng)常收集、補(bǔ)充資料，不斷完善人事檔案，保證人事檔案資料客觀地反映出員工的整體情況，為用人單位提供很多有價(jià)值的人才信息，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案工作的服務(wù)功能。

二、人事檔案收集整理工作的建議

（一）加強(qiáng)重視。收集、整理人事檔案資料涉及到的內(nèi)容、部門比較多，比較繁瑣，任務(wù)量大，而且難有明顯的效果。其原因主要在于人事檔案工作中，不少領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不夠，理解上存在誤區(qū)，認(rèn)為其就是一種保管性的事務(wù)，不需要太多關(guān)注，只要保證不發(fā)生丟失、不發(fā)生泄漏等問(wèn)題即可，認(rèn)為其工作的目的就是為了應(yīng)付外調(diào)、查檔等，在這種思想認(rèn)識(shí)下，其就會(huì)忽視人事檔案的收集、整理等，不能保證經(jīng)費(fèi)、人員、基礎(chǔ)配套設(shè)施等檔案工作有效開(kāi)展的必要條件，自然就無(wú)法做好檔案的管理工作。此外，職工自身對(duì)人事檔案工作不夠重視，在檔案部門收集資料時(shí)，其填寫表格態(tài)度不認(rèn)真，能不寫就不寫，比較敷衍，而且有的人認(rèn)為學(xué)歷、職稱等材料非常重要，交給檔案部門管理不放心，認(rèn)為自己保管更安全、更方便，造成時(shí)間久了材料遺失。因此，要使人事檔案工作的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，首先要做的就是提高領(lǐng)導(dǎo)及員工個(gè)人對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）定期或不定期地開(kāi)展人事資料的收集、整理。有的在開(kāi)展人事檔案工作過(guò)程中，無(wú)法針對(duì)性地收集資料，多年來(lái)還是采取一成不變的陳舊方式，未引入先進(jìn)適用的新技術(shù)、新軟件，難以實(shí)現(xiàn)信息化，造成不少收集到的檔案資料內(nèi)容雷同、失真、過(guò)于陳舊，無(wú)法將個(gè)人最近的動(dòng)態(tài)反映出來(lái)，檔案的價(jià)值大打折扣，參考的價(jià)值不高，不能做出權(quán)威性的證明。而且有的在實(shí)際操作中只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人的信息等情況輸入到自動(dòng)化系統(tǒng)中，其他的還是紙質(zhì)的材料，由于不注重檔案的收集、歸檔整理等，造成檔案不完整，出現(xiàn)遺漏等問(wèn)題。針對(duì)這一問(wèn)題，檔案管理部門要與相關(guān)部門建立起長(zhǎng)期的合作，定期、不定期地組織開(kāi)展資料的收集、整理，盡快解決問(wèn)題，盡量減少歷史遺留的問(wèn)題，不斷更新人事檔案材料，確保檔案資料內(nèi)容充實(shí)、完整、真實(shí)。

（三）提高收集整理人員的專業(yè)素養(yǎng)。目前很多單位沒(méi)有專門的人員負(fù)責(zé)檔案的收集整理工作，而是由其他部門的工作人員兼職承擔(dān)保管檔案的工作，而且經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，造成人事檔案工作無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)、資料長(zhǎng)期不更新等問(wèn)題，在很大程度上影響人事檔案工作應(yīng)有效用的發(fā)揮。針對(duì)這些問(wèn)題，人事檔案部門可通過(guò)舉辦各種類型的培訓(xùn)班，不斷提高檔案管理，尤其是前期檔案收集、整理人員的業(yè)務(wù)水平，使其具有敏感的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)工作效率。

[1]張勇.淺談做好人事檔案收集與整理工作的意義[J].辦公室業(yè)務(wù), 2013(5):65.

[2]丁慧娟.淺淡正確認(rèn)識(shí)和做好人事檔案工作的重要性[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐, 2016(3):20.

[3]余意.做好人事檔案管理工作的重要性分析[J].文摘版:經(jīng)濟(jì)管理, 2015(7):30.

[4]黃惠蘭.做好人事檔案管理工作的對(duì)策與建議 [J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā), 2011(17):52.

[5]曹煒煒.基于事業(yè)單位的人事檔案收集問(wèn)題探究[J].中國(guó)市場(chǎng),2015(37):87.

[6]周曉枝.人事檔案收集與鑒別工作要從細(xì)節(jié)入手[J].檔案時(shí)空,2012(02):96.

[7]朱洪玉.對(duì)新形勢(shì)下干部人事檔案收集工作的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外, 2012(05):147.

[8]郭琦.人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源管理的意義和作用探究[J].群文天地 ,2012(24) :201.

[9]李映霞.加強(qiáng)干部人事檔案收集工作,豐富干部人事檔案信息[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2010(13):123.