做好人事檔案收集整理工作的重要性及建議

文/黑龍江省九〇四水文地質工程地質勘察院 張婉雙

做好人事檔案收集整理工作的重要性及建議

文/黑龍江省九〇四水文地質工程地質勘察院 張婉雙

本文簡單分析了我國人事檔案收集整理工作的重要性，并提出幾點發展建議，包括領導加強重視、及時開展人事檔案資料的收集整理、提高收集整理人員的專業素養等，為我國人事檔案工作的有效開展提供參考。

人事檔案；收集；整理；重要性；建議

人事檔案工作作為組成人事工作的重要部分，在人事管理系統中的地位非常重要，在計劃經濟時代，國家機關、事業單位工作人員的重要憑證就是人事檔案，在招工、調動、提干等過程中都將之作為一項重要的參考依據；在市場經濟時代，社會的信息化程度越來越高，在各種社會資源中，信息的作用越來越受到人們的重視，而人事檔案是記載個人信息的主要載體，其價值空間非常廣闊。經過多年的發展，我國的人事檔案工作發展迅速，目前有一些突破性的進展，但在我國社會主義市場經濟的轉型時期，人才流動速度加快，在經濟發展處于新常態化的背景下，人事檔案管理的傳統模式已經落后了，與當前時代發展需求不相適應，面臨著更為嚴峻的形式，更為繁重的任務，既有困難，又是其發展的良好機遇。因此，在新的歷史時期，如何抓住機遇，充分地發揮出人事檔案的價值，更好地服務于現代化建設，成為人事檔案工作者亟須解決的重要問題，其中首先要做的就是做好人事檔案資料的收集與整理。現結合筆者工作實踐，對人事檔案的收集整理工作進行如下探討。

一、新時期人事檔案收集整理工作的重要性

當前社會經濟的快速發展離不開人才的作用，因此在社會變革的關鍵時期，做好人才的管理尤為重要，其切入點就是做好人事檔案工作。人事檔案形成于人事管理活動中，可客觀地將個人的大概情況如實反映出來，因此人事檔案的管理工作對于市場經濟下人才的流動等具有重要的意義。在人事檔案管理中，其前提和起點條件是人事檔案資料的收集及整理，即相關的人事檔案管理部門定期或者不定期地通過一定的手段將人事檔案材料集中起來并經過歸檔、整理的過程，不斷地將新的人事資料填充到人事檔案材料中。人事檔案工作有效開展的一個關鍵的環節在于經常收集、補充資料，不斷完善人事檔案，保證人事檔案資料客觀地反映出員工的整體情況，為用人單位提供很多有價值的人才信息，進一步強化人事檔案工作的服務功能。

二、人事檔案收集整理工作的建議

（一）加強重視。收集、整理人事檔案資料涉及到的內容、部門比較多，比較繁瑣，任務量大，而且難有明顯的效果。其原因主要在于人事檔案工作中，不少領導對其重要性認識不夠，理解上存在誤區，認為其就是一種保管性的事務，不需要太多關注，只要保證不發生丟失、不發生泄漏等問題即可，認為其工作的目的就是為了應付外調、查檔等，在這種思想認識下，其就會忽視人事檔案的收集、整理等，不能保證經費、人員、基礎配套設施等檔案工作有效開展的必要條件，自然就無法做好檔案的管理工作。此外，職工自身對人事檔案工作不夠重視，在檔案部門收集資料時，其填寫表格態度不認真，能不寫就不寫，比較敷衍，而且有的人認為學歷、職稱等材料非常重要，交給檔案部門管理不放心，認為自己保管更安全、更方便，造成時間久了材料遺失。因此，要使人事檔案工作的重要作用充分發揮出來，首先要做的就是提高領導及員工個人對檔案工作重要性的認識。

（二）定期或不定期地開展人事資料的收集、整理。有的在開展人事檔案工作過程中，無法針對性地收集資料，多年來還是采取一成不變的陳舊方式，未引入先進適用的新技術、新軟件，難以實現信息化，造成不少收集到的檔案資料內容雷同、失真、過于陳舊，無法將個人最近的動態反映出來，檔案的價值大打折扣，參考的價值不高，不能做出權威性的證明。而且有的在實際操作中只是簡單地將個人的信息等情況輸入到自動化系統中，其他的還是紙質的材料，由于不注重檔案的收集、歸檔整理等，造成檔案不完整，出現遺漏等問題。針對這一問題，檔案管理部門要與相關部門建立起長期的合作，定期、不定期地組織開展資料的收集、整理，盡快解決問題，盡量減少歷史遺留的問題，不斷更新人事檔案材料，確保檔案資料內容充實、完整、真實。

（三）提高收集整理人員的專業素養。目前很多單位沒有專門的人員負責檔案的收集整理工作，而是由其他部門的工作人員兼職承擔保管檔案的工作，而且經常發生變動，造成人事檔案工作無法運轉、資料長期不更新等問題，在很大程度上影響人事檔案工作應有效用的發揮。針對這些問題，人事檔案部門可通過舉辦各種類型的培訓班，不斷提高檔案管理，尤其是前期檔案收集、整理人員的業務水平，使其具有敏感的專業素養，增強工作效率。

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