事業單位人事檔案管理信息化淺析

文/廣西廣播電視大學 蔣周凌

事業單位人事檔案管理信息化淺析

文/廣西廣播電視大學 蔣周凌

人事檔案管理在事業單位檔案管理中具有突出地位，其檔案管理效果對人事管理工作的開展有重要影響。傳統的人力檔案管理方式效率低下，目前事業單位已經基本完成了人事檔案管理的信息化建設，但在其建設和使用過程中，仍存在許多問題，沒有完全發揮信息化人事檔案管理的作用。本文將對事業單位人事檔案信息化管理的現狀及存在問題進行分析，并提出幾點改善對策。

事業單位；人事檔案；信息化管理

隨著事業單位加入市場化經營，事業單位的生存和發展面臨著激烈的市場競爭，人力資源是企業的生存之本，也是企業的核心競爭力之一。只有做好人事檔案管理工作，才能為人力資源管理提供支持和保障，使企業充分發揮人力資源優勢，在激烈的競爭中謀求更好的發展。信息化管理是事業單位人事檔案管理的主要發展方向，只有不斷提高人事檔案管理的信息化建設水平，才能為人事管理提供更有力的支持。

一、人事檔案信息化管理現狀及存在問題

隨著信息技術的快速發展和在各行各業中的廣泛應用，人們已經意識到信息化建設對提高生產、管理水平有重要作用，將成為提高企業競爭力的主要手段。在此認識下，我國從上世紀90年代開始興起信息化建設的浪潮，信息技術被廣泛應用于企業生產與管理的方方面面。信息技術在檔案管理工作中的應用改變了傳統的檔案管理方式，大大減輕了檔案管理工作的人力負擔，使檔案存儲和調用的效率顯著提高，也有效解決了紙質檔案容易丟失和損壞的問題。

（一）對信息化建設缺乏重視。事業單位的檔案管理部門普遍引進或開發了檔案信息管理系統，實現了人事檔案的信息化管理。但是從目前事業單位的檔案信息化建設水平來看，其技術水平遠遠跟不上信息技術的發展速度，沒有充分發揮信息化管理應有的作用。這體現出單位領導和檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的重視度明顯下降。具體表現為檔案管理信息化建設的資金投入不足，信息化技術設備更新緩慢，缺乏對專業人才的培養，從而導致目前事業單位人事檔案信息化管理水平普遍偏低。

（二）硬件設備老化、技術落后。信息技術自出現以來，一直保持著迅猛的發展態勢。信息技術與信息技術產品的更新速度快，新的技術產品的性能和功能往往會有明顯提高。目前，我國已經進入互聯網+時代，先進企業都十分注重信息技術產品的更新換代，從而最大程度地發揮信息技術的作用，提高生產運營效率。相比之下，許多事業單位在人事檔案管理方面的信息技術和硬件設備更新緩慢，技術設備嚴重落后，仍舊采用幾年前甚至十幾年前的技術設備進行人事檔案管理，已經與先進管理水平產生了較大差距。

（三）檔案管理人員的信息技術水平偏低。信息技術在人事檔案管理中的應用雖然極大提升了檔案管理的自動化水平，但檔案管理人員仍然是管理工作的主體。由于目前事業單位對認識檔案管理工作缺乏重視，安排的檔案管理人員信息技術水平有限，通常只具備基本的計算機操作能力，但對設備的維護升級和安全管理知之甚少，難以滿足認識檔案管理的實際需要。

二、提高信息化管理水平的有效對策

（一）從上至下提高對信息化建設的重視。事業單位的領導應充分認識信息化建設在企業發展中占據的重要地位，在信息時代下，企業的信息化建設水平從一定程度上決定了企業的競爭力。人事檔案管理是企業管理的重要內容，必須加強人事檔案管理的信息化建設。在此基礎上，應發揮領導的管理作用，從上至下提高相關人員對人事檔案管理信息化建設的重視，注重技術的更新和專業人才培養，不斷提高事業單位信息化建設水平，從而提高人事檔案管理的效率和管理質量。

（二）及時更新設備、注重技術創新。在提高人事檔案管理信息化建設重視度的基礎上，應制定明確的建設規劃，加強資金投入，切實提高人事檔案管理的信息化建設水平。首先應盡快更新信息化設備，積極引進新的設備，并引進先進技術。如果在資金投入上有實際困難，也應對現有設備和軟件系統進行升級，提高信息基礎建設水平。同時著眼于云計算、大數據等前沿技術的使用，為各項人事檔案管理工作的開展提供技術保障。

（三）提高檔案管理人員的整體素質。檔案管理人員是事業單位人事檔案管理工作的主要執行者，也是信息技術設備的操作使用人員，其信息技術水平的高低，對人事檔案信息化管理效果有直接影響。因此，必須注重對管理人員隊伍的建設。可以采用兩種手段盡快提高管理人員的整體素質，一是加強人才引入，積極招納具備檔案管理經驗和信息技術的復合型人才。二是加強對現有管理人員的培訓，尤其注重信息技術方面的培訓，使其盡快掌握崗位所需的各項技能，確保人事檔案信息化管理工作的有效開展。

三、結束語

雖然事業單位人事檔案管理的信息化建設已經不是一個新的問題，但由于信息技術的快速發展，其建設內容也在不斷發展和更新。因此，應做好長期建設的準備，提高對人事檔案信息化管理的重視，加快設備與技術更新，注重人才培養，從而使檔案信息化管理切實發揮作用，促進檔案管理效率的提高。

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