信息化環境下數字化檔案建設中的問題研究

文/貴州省城建檔案管理辦公室(貴州省建設信息中心) 楊曦

信息化環境下數字化檔案建設中的問題研究

文/貴州省城建檔案管理辦公室(貴州省建設信息中心) 楊曦

目前，檔案已經成為廣大人民群眾信得過、用得上、離不開的重要信息資源。在信息化環境下加強數字檔案建設勢在必行。

信息化環境；數字檔案建設；對策

檔案信息是構建和諧社會的公益性信息資源。當前社會主義現代化建設熱火朝天，到處都是大開發、大建設的場面，一些有歷史意義的建筑急需建檔，以圖片等形式完整地保存起來；從對人民群眾服務的角度來看，檔案信息利用人群、利用內容、利用目的都有明顯變化。從利用人群看，過去以機關工作人員為主，現在則是以居民群眾查檔為主；從利用目的看，過去多為工作查考、編史修志，現在主要轉變為個人的工資待遇、婚姻狀況、房屋拆遷補償、社保醫療等取證。這些都說明檔案已經成為廣大人民群眾信得過、用得上、離不開的重要信息資源。在信息化環境下加強數字檔案建設勢在必行。

一、數字檔案進程中的工作難度

（一）體制障礙。目前，各級政府及其部門都在逐步推行無紙化辦公，采用各自的辦公系統，系統之間經常有不兼容的情況。要推廣統一的檔案軟件，必須解決不同軟件環境下形成的數據難以轉換問題。

（二）投入障礙。檔案館基礎建設增加了投入，具有“多頭投入，多次投入”的特點。所謂“多頭投入”，檔案不但有紙質檔案，而且有現在正在進行的電子檔案兩種載體的投入。這樣一來，不僅要投入財力還要投入相當的人力、物力。“多次投入”指的是檔案數字化在啟動階段設施設備的投入外還需要后續的軟件升級、維護、服務等不斷的財力投入。回顧檔案軟件產生和發展的歷史，也是由于一開始就缺乏統一性和規范性，造成市面上各種檔案軟件多樣化及重復化的局面，加上檔案網絡建設和軟件的開發又要歷經從初級到高級更新換代的階段，需要不斷投入財力。由于檔案建設費用不斷明顯增加，加大了檔案投入與地方財力在其他方面建設投入之間的矛盾。

（三）安全問題。數字檔案由于變“直讀”為“機讀”，操作便利、傳遞快捷，同時又缺乏“原稿”概念，篡改更加容易，辨別真偽更加困難；數字檔案有可能受到病毒侵害。

二、信息化環境下加強數字檔案建設的對策

（一）創設法制環境。為確保檔案信息資源建設的各項工作高效、穩定、健康發展，我們在研究采集工程系統框架和運行方式的基礎上，最為根本的是不折不扣地貫徹執行關于檔案工作的有關法律法規，同時注重依法優化檔案信息采集的環境。檔案信息采集是一項需要耐心細致說服的復雜的系統工程。現在政府推行績效管理，有關單位和組織那些帶有“光環”、亮點的“心愛之物”和過去散落沉睡在社會民間的珍貴檔案，單憑檔案執法是難以達到目的的。必須在廣泛宣傳檔案有關法律法規的基礎上，加強耐心說服的工作才能奏效。這就需要我們不斷改進和創新工作方法，經常“走出去”“請進來”，不斷營造優化檔案采集工作的法制環境。

（二）構建檔案信息的收集平臺。檔案管理部門要建立資源建設的網絡工作體系。檔案管理部門，義不容辭是網絡平臺的主體。這個主體應充分發揮主體的能動性，多方聯絡，設法聯系，把檔案信息采集工作輻射到各有關部門或單位、基層組織、社會團體、經濟組織、社會民眾、各界人士，為檔案采集輸送信息。要廣泛宣傳，提高檔案工作的社會認知度。雖然現階段的檔案，在社會上和人民群眾的心目中有一定的認知度，并得到認可，但還要進一步加大宣傳力度。除了堅持以往的有效宣傳形式外，還應該在以下三個方面加強：一是定期不定時適時召開各種形式的座談會，既宣傳發動又組織“貨源”；二是主動聯手聯席、積極參與重大活動，及時捕捉檔案信息，深度開發檔案資源；三是在網絡平臺上宣傳，利用網絡收集檔案信息。

（三）加強人才建設。科學技術的突飛猛進給檔案的數字化工程帶來新的這樣那樣的問題，所以，既懂計算機技術又懂檔案專業的復合型人才隊伍的建設就顯得尤其重要，培養和造就一大批復合型人才對檔案數字化工程有著舉足輕重的作用。因此，一方面要有計劃地組織檔案人員進修學習，不斷用新知識武裝頭腦，了解和掌握計算機知識，到信息化條件比較好的地方參觀學習，開闊視野，增長見識，提高信息化的認識；另一方面，要有條件、有選擇地引進高素質的計算機專業人才，優化人員結構，建立人才梯隊，建立復合型多層次的專業隊伍，以適應檔案工作現代化的要求。

總之，建設數字化檔案既有人的主觀意識的因素，也有新事物發展客觀規律的作用。但是，提高認識，克服障礙，堅定地推進數字檔案建設，是我們必須承擔并完成好的歷史任務。

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