紙質檔案數字化過程管理實踐與思考

文/山東省濟寧市鄒城市就業服務局 邵貝卡

紙質檔案數字化過程管理實踐與思考

文/山東省濟寧市鄒城市就業服務局 邵貝卡

對于當前社會的檔案管理工作來說，數字化管理已經成為了傳統紙質檔案管理的替代方向。在實際數字化管理中，我們應該對于相關標準進行完善，并且嚴格依據相關數字化技術規范進行操作，確保紙質檔案數字化管理的開展效果。

紙質檔案；數字化管理；規范要求

對于當前檔案管理工作來說，如何實現對紙質檔案的數字化管理是我們應該關注的一個重要的問題。現階段，數字檔案管理開展的過程中，對于相關的技術規范上沒有一個相對成熟的標準和規定，很多數字化需求的實現都存在一定的問題和不足。對紙質檔案進行數字化管理，其本身就是一個非常系統和長期的工作過程，很難達到一步到位。在展開數字化管理中，我們應該進行不斷地思考和探究，在實踐中不斷完善。

一、開展紙質檔案數字化過程管理的思路

（一）對于相關的數字化管理制度進行更好地完善。對于紙質檔案數字化管理工作來說，一套完善的管理制度是非常關鍵且必要的。相關檔案管理部門應該積極推進自身的紙質檔案數字化管理工作的落實，構建一套科學的數字化管理體系。在具體數字化管理中，應該對于相關的標準和技術規范進行深入了解，并且依據自身的實際情況，進行有效調整。對于以往傳統檔案管理工作中的不足和問題進行全面改進。在相關數字化過程中，也應該對于相關的制度進行不斷宣傳，并且全面地執行落實，讓檔案數字化處理的效果最大限度地得到保證，并且確保在對于相關的紙質檔案文件數字化中，也要結合相關的制度展開“標準化”的管理控制策略，讓文件檔案的數字化管理成效得到最大限度的保障和提升。這種“標準化”的管控體系，也是當前管理制度完善中的一個重點難題，需要我們不斷進行探索和完善，為紙質檔案數字化管理工作提供一個重要的執行依據和操作標準。

（二）對于紙質檔案的數字化管理流程進行更好的優化調整。紙質檔案數字化管理中，相關的規范和歸檔工作的開展都需要一套規范的流程來進行落實。在相關工作中，應該準確進行調整，做好相關工作的定位，提升紙質檔案數字化管理流程的效率和規范性。在流程的優化中，應該關注如何實現對檔案資源的有效保護，并且引入更加經濟的管理控制策略，讓檔案材料本身的價值得到更好的體現。在數字化管理中，也要融入科學的流程化管理策略，做好每一個數字化過程的有效銜接。在對于紙質檔案數字化管理工作中，也要確保足夠的深度，對于各類檔案的分類情況進行充分了解，結合使用方面的需求和具體單位的實際情況，科學地展開分類和調整，讓整個流程更加合理，同時更加可行。

（三）從技術角度給予紙質檔案數字化管理工作更加全面的保障和支持。紙質檔案數字化管理工作的開展，應該是對于數字技術的充分發揮，讓檔案信息化管理的優勢淋漓盡致地得到發揮，并且對于技術方面的局限最大限度地進行消除，確保數字化過程的順利開展。在技術應用上，應該結合實際需求，選擇可行技術進行操作，并且確保相關的存儲設備可行，從硬件角度給予數字化一個可靠的技術支持和保證。相關管理人員也要對于先進的技術進行了解，并且實時進行檢查與更新，及時做好技術方面的升級，讓紙質檔案的數字化管理需求一直得到有效的滿足。為基層紙質檔案的數字化開展提供更加具備針對性的解決應對策略，提升檔案管理工作的開展成效。在對于信息處理技術優化的過程中，也要對于信息系統的需求進行完善，并且采取更加科學的方法進行操作，結合對原始信息的有效精選、分類、排序和比較，提升各類信息的準確性和整體質量。

（四）做好專業人才的引進與培養工作。對于紙質檔案數字化管理來說，專業人才是非常重要的基礎。只有具備了一只專業的人才隊伍，這樣整個數字化工作的開展才能得到更加有效的落實和推進。眾所周知，在傳統的檔案管理模式下，其檔案資料本身以紙質資料為主，而新的管理模式下，數字檔案資料則成為了重要的檔案內容主體。對于這些數字版資料的處理來說，其需要管理人員進行立卷、歸類、整理、編排以及制作軟件等操作，并且也需要采取互聯網進行利用和控制，為本單位內部各類工作的開展提供相應的信息資源的查詢服務。這種操作流程對于檔案管理人員自身的專業能力要求很高，他們不僅要具備較強的檔案專業素質能力，同時也要具備一定的專業技術才能完成相應的操作。我們必須要積極落實隊伍建設工作，為檔案管理人員提供更多學習培訓的機會，讓他們更好地提升自身的操作能力，全面地滿足當前檔案管理工作的新需求，實現檔案信息自動化的功能，為檔案管理水平的提升奠定更加牢固的基礎。

二、結束語

總而言之，紙質檔案數字化過程管理工作的開展需要我們不斷地進行探索和研究，并且積極地將數字化管理作為整個管理工作的一個重點來進行對待。相關管理人員在對紙質檔案數字化管理的過程中，應該積極地提升自我，不斷掌握更多的數字化技術，讓數字化管理的效果和質量得到提升。

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