電子文件歸檔管理模式探究

管先海+何思源+武夢雅

摘 要：電子文件現(xiàn)行主流歸檔管理模式為“雙套制”，但“單套制”的呼聲也越來越高。本文結(jié)合兩種歸檔管理模式利弊，通過剖析電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程，認為當前兩種歸檔管理模式宜并行，即對于保管期限為永久或者具有其他重要保存價值的電子文件宜實行“雙套制”歸檔管理模式，對于保管期限為定期10年或者其他相對不太重要的非永久電子文件宜實行“單套制”歸檔管理模式；最后指出“單套制” 歸檔管理模式是不可逆轉(zhuǎn)的未來發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔管理模式；雙套制；單套制

Abstract：The current mainstream archiving management mode of electronic records is double-sets system， but the single-set system has become more and more popular. Based on the analysis of the advantages and disadvantages of the two archiving management models， this paper sorts out the development course of electronic records archiving management mode， and thinks that the current two archiving management modes should be parallel. In other words， for the storage period of permanent or other important electronic records， it is necessary to implement the double-sets system archiving management model； for the storage period of 10 years or other less important electronic records， the single-set system archiving management model should be applied. Finally， the single-set system archiving management model is an irreversible trend in the future.

Keywords： Electronic records；Archiving management mode；Double-sets system；Single-set system

在電子文件歸檔管理模式探索中，始終存在著“雙套制”與“單套制”兩種歸檔管理模式。雖然現(xiàn)行的主流歸檔管理模式是“雙套制”，但隨著電子文件數(shù)量的“井噴式”增長以及文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型與電子政務工程建設進程的加速推進，“雙套制”的弊端日益顯露，“單套制”的呼聲則越來越高。那么，當前檔案部門宜實行“雙套制”還是“單套制”歸檔管理模式，抑或是兩種歸檔管理模式并行呢？本文擬通過剖析電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程及兩種歸檔管理模式利弊，來探究這一問題。

1 引言：兩種歸檔管理模式的內(nèi)涵

1.1“雙套制”歸檔管理模式的內(nèi)涵。一般而言，所謂“雙套制”歸檔管理模式，是指在電子文件歸檔時，將電子文件的電子版本和紙質(zhì)版本同時歸檔保存，使二者共同處于存儲和可利用狀態(tài)的電子文件歸檔管理模式。王艷明、王慶悅則將其進一步闡述為：“具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應當同步轉(zhuǎn)換為機械記錄文件或者模擬記錄文件，實現(xiàn)雙套保存，以最終保障電子文件的真實性、可讀性維護及司法訴求。”[1]其中，“套”是指文件的記錄手段或方式，包括機械記錄、模擬記錄和數(shù)字記錄；“雙套”就是一套是數(shù)字記錄（即電子文件），一套是非數(shù)字記錄（即機械記錄或者模擬記錄，其典型代表是紙質(zhì)文件、縮微品等）。

科學理解“雙套制”歸檔管理模式，需要將其與“雙軌制”運行管理模式區(qū)分開來。前者是指同一份文件采取電子和紙質(zhì)兩種形式鑒定、整理、歸檔、保存；后者是指紙質(zhì)文件和電子文件同步隨業(yè)務流程運轉(zhuǎn)，即在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進入運轉(zhuǎn)程序時，就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。[2]前者側(cè)重歸檔保存，后者強調(diào)流程管理。從某種意義上說，后者包含了前者，而且初步實現(xiàn)了對電子文件的全程管理，是更全面、更深入的管理形式。[3]

1.2“單套制”歸檔管理模式的內(nèi)涵。一般而言，所謂“單套制”歸檔管理模式，是指將業(yè)務流程與電子文件管理流程對接，利用數(shù)字簽名和電子簽章技術(shù)，在文件辦理完畢后即時向檔案室提交歸檔文件，即將電子文件管理嵌入文件形成、運轉(zhuǎn)、管理、利用的整個生命周期中的電子文件歸檔管理模式。在電子文件“單套制”歸檔管理模式中，文件從生成到銷毀或永久保存的整個生命周期中都不會出現(xiàn)非電子形式的文件類型，是一種純粹的電子化運作模式，其實質(zhì)就是電子文件“單軌制”運行管理模式。也就是說，現(xiàn)在檔案界所謂的“單套制”歸檔管理模式，從某種意義上講就是“單軌制”運行管理模式。

2 電子文件歸檔管理模式發(fā)展歷程（一）：“雙套制”是無奈之舉

在電子文件誕生之初，由于其“先天不足”，存在固有缺陷，使得其真實性、可靠性、完整性、可用性難以保障，從而引發(fā)了電子文件管理領(lǐng)域的兩大難題——法律層面的證據(jù)效力問題和技術(shù)層面的長期保存問題，使之無法實現(xiàn)單套歸檔、單軌運行，這是“雙套制”產(chǎn)生的根本原因。在電子文件安全管理規(guī)范完全建立以前，文件“雙套保存”是一個比較可靠的解決之道。 [4]特別是在電子政務發(fā)展還處于初級階段的時候，對電子文件實行“雙套制”管理是十分有必要的。[7]現(xiàn)階段出于對文件證據(jù)性的要求和長久可讀的考慮，將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本，將延續(xù)相當一段時間；[5]電子文件和紙質(zhì)文件將會長期并存，采用雙套制管理模式具有理論和實踐的雙重意義，[6]是最科學、實用的做法。[8]可見，“雙套制”歸檔管理模式是特定歷史環(huán)境下的一種無奈之舉，有其客觀必然性。endprint