畫說檔案學（三）：從“工具價值”到“生命密碼”

高大偉

1.工具價值

歷史價值的延伸為工具價值，工具價值是檔案發揮對人更為直接效用的體現。結合歷史價值中人與檔案關系，人對自身與時間關系的強調，工具價值可以在人與時間兩個角度進行分類。

第一，根據檔案關涉的主體劃分，檔案工具價值可分為對檔案直接形成者、事件參與者的憑證價值，以及對其他主體的參考價值。關于憑證價值和參考價值的區分，在前文“憑證問題”中已進行了相關探討，不再贅述。需要注意的是，這里對檔案關涉主體的劃分，囊括了檔案對形成者價值和對社會的價值等學術觀點。

第二，根據檔案實現價值的時間不同，檔案工具價值可分為現實價值和長遠價值。一般認為，為現實的社會實踐所用就是實現檔案的現實價值，為相當長時間內的檔案實踐所用就是實現檔案的長遠價值。現實價值和長遠價值的表述針對的是檔案實現價值的時間，即“什么時間可用”，與檔案的歷史價值所體現的人們對自身與時間關系的理解和實踐不同，不能混為一談。現實價值和長遠價值帶有模糊性，其模糊性主要來自人們對時間認識的模糊性，以及利用者需求的不確定性，故而現實價值和長遠價值的區分常用于一般性的經驗表述。

以上關于工具價值和前文關于歷史價值的表述，體現了人與檔案多層次的關系，至于如何度量這種關系，請見后文的“價值規律”“價值條件”“檔案鑒定”部分。

2.管理作用

檔案的作用是檔案價值在更為具體的實踐場景中的表現。對社會組織而言，檔案是其各項活動的原始記錄，管理是社會組織的基本職能，檔案可為社會組織的決策提供歷史信息，促進其計劃、組織、指揮、協調和控制的完成，完成所謂“資治”。

那么檔案發揮管理作用的內在機理是什么呢？

目前人們對“管理”的解釋很多，管理是社會組織為實現預期目標所開展的以人為中心的協調活動，是同別人一起或通過別人使活動完成得更有效的過程，管理有內容、耗資源、用方式等。無論怎樣解釋管理現象，不可否認的是管理依賴信息。

這種依賴性來自信息的本源——信息源于關系的范疇。對社會組織而言，信息交流、信息保存和信息管理承載了組織管理中人與物、人與人的關系，如果說信息交流范疇內記錄的前檔案形態（如文件）體現了關系的形成和確認，如行文關系和權力關系，那么信息保存范疇內記錄的檔案形態則促進了對關系的回溯和調節，如了解過去、維系秩序、謀求新政策規則的合理性等，檔案以其自身作為可能性空間的開放性，不僅體現了對組織管理需求的滿足，也參與進了組織管理的建構過程。

在此基礎上，信息管理范疇內的記錄管理也就因此獲得了組織的認可，成為組織管理的一部分，如社會組織的文件管理職能和檔案管理職能。

3.業務作用

業務泛指個人或某個機構的本行業本職工作，與管理不同，業務活動更加強調專業性、差異性。檔案在不同的專業領域有不同的存在狀態，如會計檔案、訴訟檔案、水利檔案等。這些專門檔案作為業務活動的原始記錄，為業務活動提供信息支持。

在前述“數量種類”中我們已經看到，以專業信息管理為內核的檔案實踐便需要協調與專門檔案本身專業性的關系，這是檔案實踐應解決的一個重要問題。由于受專門檔案實踐領域大小、受關注程度、發展空間、從業者數量等因素的限制，專門檔案實踐和研究的進展表現為一種不均衡的狀態，這是檔案學科和檔案職業群體的一種常態，也是國家檔案資源體系建設的難點，如建筑工程檔案的管理問題。

此外，由于各行各業的復雜性，檔案除了維持業務活動的正常進行，往往需要工作者出示關于檔案業務作用所產生經濟效益和社會效益的“證明”，經濟效益與社會效益的評估也是專門檔案實踐迫切需要解決的問題。

4.法律作用

法律作用主要涉及檔案是否可以作為一種證據及其證明力如何。所謂證據，強調的是現存材料與過去事件的關系，這是法學、史學和檔案學都關心的問題。

法律上，證據指“據以認定案情的材料”。雖然檔案是一種原始記錄，但不能樂觀地認為檔案天然就是一種證據，也不必為某些司法實踐中未將某種檔案學所關注的檔案形式認定為證據而徒增煩惱。檔案作為一種可能性空間，其是否成為證據存在可能性，這體現了人們法律理念與司法實踐的多元性——換言之，“檔案作為一種證據能發揮其法律作用”，只是常識表達，并不嚴謹。

理論上，檔案作為法律證據需要通過證據“三性”的檢驗，即客觀性、關聯性和合法性。

客觀性指證據存在的事實領域，如證據內容反映客觀事實；

關聯性指證據存在的邏輯領域，如證據事實與案件事實之間的關系；

合法性指證據存在的法律領域，如證據必須按照法律要求和法定程序取得。

證據“三性”的檢驗過程存在主客觀關系、法律實踐的價值觀等問題，如證據立法者的理念是以絕對真實、查明事實為導向的，還是以兼顧事實與秩序、個人自由、公平和效率為導向的，還是以裁判事實的可接受性為導向的；證據從發現到最終被采納的過程的主觀性把握；證據形式是否為立法者認可等。這些問題導致了不同法系、不同國家法律理念與司法實踐的差異——細品其意味，如檔案的可能性空間所揭示的一樣，檔案實踐也存在主客觀統一、價值觀等難以捕捉，易起論爭的問題。

目前司法實踐中將證據界定為“證明案件真實情況的一切事實”與檔案實踐中將檔案界定為“檔案是人們在社會活動中直接形成有價值的歷史記錄”有類似的讓人困擾的問題——前者的問題在于把“需要判別”的證據類型看作是證據都是“真實”的；后者的問題在于把“需要判別”的檔案類型看作是只要代入這個形成過程的檔案就是正當合理的。正如一些法學家所感嘆的，這些問題或許來自對“唯物”“客觀”的片面認識，和“理想主義的民族心理傳統”吧。endprint

回到實踐之中，有法學家認為：“關于人們的司法證明方式，人類曾從‘神證時代走入‘人證時代 ；又從‘人證時代走入‘物證時代。也許，我們即將走入另一個新的司法證明時代，即電子證據時代。”在當前信息化環境下，最近的我國《刑事訴訟法》《民事訴訟法》《行政訴訟法》已經肯定了電子數據作為一種新型證據的地位——雖然學術上關于電子數據、電子證據、書證、視聽材料等證據的關系尚處爭論，目前司法實踐的一個焦點是電子證據收集、固定、鑒定等規則性問題——這與檔案實踐中的電子文件管理問題很相似，在這里，檔案的可能性空間已經向我們展示了一個值得關注的領域。

5.文化作用

毫無疑問，檔案現象中有文化元素。如某些檔案是寶貴的文化財富，檔案工作制度和方法也因帶有地域性和文化性而豐富多彩，檔案事業對人類文化的承載和創新有重要意義，檔案人也有文化上的追求和使命等。

檔案文化作用的發揮，來自檔案的歷史價值，在檔案的形式、內容以及檔案實踐所體現出的人們過去的態度和行為等方面都有體現。檔案現象中所滲透著的傳統、習俗、儀式、軌跡、規則等內容，是豐富的可以汲取、拓展甚至參與政治、教育、科技社會化的文化素材。因此我們可以說，檔案是文化影響力形成的重要資源，帶有發現、收集、保管和利用工作性質的檔案實踐也就成為一種對文化進行塑造和傳承的力量。

由于文化是人的社會成果，人的社會活動不同，文化也有差異，我們常說“只有民族的才是世界的”。既然文化存在差異，人們出于適應、調節和發展人與人的相互關系，就必須達到認可和認同。認可來自對他人的承認，認同則增添了贊同、接受和支持。檔案一方面是所謂文化差異的例證，體現、積累和傳承著各種獨具特色的文化，有助于人們完成對自我身份的認同，進而幫助人們理解與他人的關系；另一方面，檔案則以其原始記錄增加人們之間關系的確定性、穩定性因素，減少因信息缺乏或不對稱所帶來的社會風險，再考慮到檔案開放利用所體現的較多的樂觀因素——人們對歷史的科學態度和公民對政府的信任度等“正能量”，可以增加人們之間關系中的建設性因素，促進認同的實現。

6.價值規律

檔案價值和作用為理解人與檔案的關系提供了穩定基礎，但僅了解價值的構成和靜態表現并不足以讓人走出一些曖昧的困境，正如為什么有時人們會對檔案的功用不吝贊美之辭，有時卻又將其遺忘，甚至希望其盡早消亡。因此，我們不得不再次沉下心來考察檔案價值動態變化的規律性問題。

檔案價值的變化撲朔迷離。我們可以據檔案內容與版本的唯一性等特點，以及檔案不僅可滿足其形成者之用，更因其作為一種歷史記錄的開放性而存在為社會所用的可能性，就樂觀地得出檔案價值存在“擴展規律”。然而，生活的經驗卻告訴我們，那些當事人面臨追責問題的檔案常被積極地按期銷毀，那些本已價值擴展了的檔案，也可能會突然被雪藏和封閉。這樣看來，檔案的價值或許還存在“收縮規律”“消亡規律”。我們也可以據檔案對社會的有用性是有時限的思考，認為檔案價值具有“時效規律”，然而人們對當代歷史的復雜心態和對當下秩序的尊重，卻又使檔案只能在安靜的角落感嘆著時光寂寞——但愿人們在若干年后發現它時，還可以據它做出遲來的“審判”。

來自檔案可能性空間的三個維度透露了檔案價值規律所涉及的三個要素：

其一是“形態”要素，如檔案的完備性、典型性和藝術性等特性。例如，一些曾無甚價值、司空見慣的檔案物理形式，在其同類“瀕危”后，可能獲得新的價值增量。

其二是“技術”要素，如檔案實踐的信息技術應用、信息系統建設和信息服務能力等問題。不同的信息化條件，對于檔案價值的發揮起重要作用。

其三是“價值”要素。這里的“價值”指人們的傾向性，可分為“安全和效率”問題和“秩序和自由”問題。

關于“安全和效率”問題。如果傾向于安全，人們常會為檔案價值設定邊界，擴展意味著風險；如果傾向于效率——畢竟信息的生命在于運動，運動以效率為第一考慮，那么人們也樂于看到檔案對形成者之外其他人功用的實現。進一步地引入檔案發揮作用頻率的話，這個問題會復雜一些。出于對檔案自身安全的顧慮，檔案越少使用越好，但可能對某些人的安全而言，越多使用越好——比如通行證。如果傾向于效率，我們樂于看到檔案在社會中的“出鏡率”更高，但對某些人的效率而言，又可能越少使用越好——我們大概不會每次上課前都要求老師展示其教師資格證吧？

關于“秩序和自由”問題。檔案體現了人們對自身與時間關系的理解和實踐。如果認為人們對真實歷史的追求沒有終點，那么追求過程中人們態度和行為就是最重要的，其中“秩序和自由”是值得關注之處。秩序提供了檔案可能性空間在某時某刻成為某一確定形態的規則，保密、封閉、開放和服務，都是秩序的體現；自由則強調人們對接觸、了解歷史的平等權利，信息權利是其中之一，自由體現檔案可能性空間的變形動力，也體現了信息穿越堅厚社會巖層的生命力。

檔案價值規律在“形態”要素和“技術”要素上相對容易理解，在“安全和效率”“秩序和自由”等關涉人的要素上體現其值得玩味之處。

7.價值條件

檔案實現價值有條件問題。由于價值存在于人與檔案的關系之中，當這種關系并不明確的時候，檔案價值潛而不彰。當人們開始形成、保存和利用檔案時，檔案價值便體現出來，影響價值實現的條件也開始發揮其作用。

常被引入價值條件討論的，有政治、經濟、文化和技術等組成社會的元素，有檔案實踐的狀態和水平，也有所謂社會檔案意識等問題。endprint

根據影響檔案現象的三個維度，除了形態維度針對檔案自身外，政治、經濟和文化等社會元素內化為價值維度，提供檔案實踐的基本觀念和工作導向，進而影響了檔案對人的有用性。如信息開放與控制的相關政策、信息權利等問題。技術環境內化為技術維度，影響了檔案形態和檔案實踐的路徑、工具，進而對檔案與人的關系做出技術性調整。如信息服務技術的提升。

關于檔案價值條件，從業者對社會檔案意識也非常關注。社會檔案意識，簡言之就是社會對檔案的看法，是檔案認識論問題。之前我們已經得出了檔案認識論的結論：檔案是可能性空間。無論人們對檔案充滿肯定和認同，還是人們對其有什么成見和刻板印象，其體現的是人們自身對可能性空間的傾向性看法——一花一世界、一葉一菩提。

檔案實踐可以從促進某方面工作、保障檔案人自身權益和社會地位等角度期望人們具有某種認識，甚至去重構認識，如提高管理者對檔案實踐地位的重視程度。然而，在更多的場景下，檔案實踐應充分尊重認識的多元性，呵護認識多元性的內在聯系，如協調政府和公眾對檔案的不同認識，而不應以某種動機和策略，去割裂、扭曲多元性。

8.生命密碼

通過上述章節關于檔案現象的認知，從宏觀視野上，我們總結出了“檔案系統”=“社會需求—檔案實踐—檔案產品”的認識，在微觀結構上，我們也剖析了關于檔案現象的三個維度，即形態維度、價值維度和技術維度，它們背后分別關聯了檔案系統中“記錄子系統的屬性控制”“社會子系統的效用控制”“信息子系統的形式控制”。

在檔案實踐中，這三個子系統相互影響。例如，檔案形態和信息技術應用水平影響了價值發揮的程度（如檔案數字化的程度與開發利用），價值訴求和檔案形態影響了信息技術應用的情況（如局域網、政務網和互聯網三網隔離的數字檔案館建設與各地政府云平臺建設的矛盾），價值訴求和信息技術也對檔案形態產生影響（如當前互聯網+政務背景下可能存在的社交媒體檔案問題）

我們可以把檔案系統的微觀結構確立為理解檔案現象的“生命密碼”。

*本文系2016年國家檔案局科技項目計劃《“互聯網+”環境下檔案信息開發的創新發展研究》（項目編號：2016-R-21）和2016年河南省高等學校人文社會科學研究一般項目《“互聯網+”環境下檔案網絡信息服務研究》（項目編號：2017-ZDJH-241）的階段成果。

（作者單位：鄭州航空工業管理學院 來稿日期：2017-08-19）endprint