精細化管理理念下圖書館圖書采購質量管理優化路徑研究

杜長銀

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精細化管理理念下圖書館圖書采購質量管理優化路徑研究

杜長銀

江蘇省徐州經貿高等職業學校，江蘇徐州 221004

本文解讀了精細化管理理念，描述了圖書館圖書采購質量管理的特點，通過分析招標制度、采購計劃、采購人員和供應商選擇4個影響圖書館圖書采購質量的因素，提出了圖書館圖書采購質量管理的優化路徑。

精細化管理；圖書采購；圖書采購質量管理；優化路徑

圖書作為圖書館的靈魂，對圖書館的發展起著重要的作用。圖書采購質量不僅影響圖書的利用率和讀者需求滿意度，還決定圖書館的存在價值。因此，圖書館要將精細化管理理念靈活運用到圖書采購質量管理中，以提高圖書館圖書采購效率和采購質量，進而優化圖書采購質量管理路徑。

1 精細化管理理念解讀

1.1 精細化管理的內涵

精細化管理是針對傳統的粗放低效的管理而提出的，它是一種先進的、全新的管理方式和管理理念。精細化管理通過分解任務目標，細化實施過程，連貫管理環節，從而使每一個管理者承擔具體明確的責任，實現“小成本，大收益”的目標。精細化管理的實質是精、準、細、嚴，即精益求精、精準無誤、追求細節、一絲不茍[1]。精細化管理是一種方法，在它調整產品、提供服務和實施運營過程中，利用數據化、信息化等技術和手段，將關注焦點聚焦在用戶需求上，以提高企業的競爭力，從而獲得更高效率和更多效益。

1.2 精細化管理的特點

精細化管理的要點是管理人員能夠精細合理地安排工作中的各個要素以減少甚至杜絕失誤和耗損，最大限度地發揮工作的效能，具有專業性、系統性、精確性和高效性的特點。⑴專業性：管理人員需要具備相應的專業知識和能力，能夠解決管理中遇到的各類問題并協調好各項工作中的各個環節。⑵系統性：管理人員應組織一個分工協調的系統，以解決管理中經常出現的責任不明和各自為政的問題，并使每項工作都在一個系統中完成，推進工作過程有機有效地運行。⑶精確性：精確性是精細化管理的關鍵。在精細化管理中，整個工作過程具有精確的工作任務、工作目標、工作進程、工作時機和責任分工，以減少失誤和內耗，調動管理者及被管理者的積極性和主動性，取得最佳工作效果。⑷高效性：高效性是精細化管理的重要標志。在精細化管理中，每個工作人員都有明確的分工和具體的任務，能夠各司其職，按時按點完成自己的任務，從而盡可能獲得更多的收效。

2 圖書館圖書采購質量管理特點

2.1 圖書采訪：采購前圖書信息收集具有全面性的特點

圖書館的功能就是選擇、搜集、整理和收藏各種圖書信息，并在此基礎上向社會提供各種信息服務。一直以來，圖書館都承擔著管理信息的任務，并作為信息溝通系統的樞紐中心而發揮作用。在其中，圖書采訪工作最為重要，直接影響圖書館的圖書質量和結構[2]。在圖書采購前，采訪人員要通過各種途徑全面收集有關圖書的信息以保證圖書質量，首先，采訪人員通過查重供應商提供的新書目錄數據確定訂購數；其次，采訪人員通過定期查閱專業書評類的報刊和雜志以收集有關專業書籍和暢銷書籍的信息；此外，采訪人員通過召開座談會和進行問卷調查等及時收集讀者需求信息；最后，采訪人員要進行不定期的市場調研以收集市場信息。

2.2 圖書采購：采購中圖書質量監督具有系統性的特點

在圖書采購過程中，要保證圖書質量，采購人員就要對整個采購過程進行質量監督，即全程監督圖書訂單生效至圖書到貨過程中的各個環節。圖書采購過程可分為3個階段，采購前階段、采購中階段和采購后階段，因此，圖書質量的監督過程就系統性地分為采購前圖書質量監督，采購中圖書質量監督和采購后圖書質量監督。在圖書采購前，采購人員要篩選和甄別供應商提供的各類圖書目錄信息，對圖書采購的數量和類別進行匯總和監督。在圖書采購中，采購人員要全程監督供應商提供的服務，從而最大化減少發錯書甚至是發無用書的狀況，真正提高圖書質量。在圖書采購后，采購人員要及時拆包驗收到貨的圖書，并逐一記錄驗收中出現的問題，及時與供應商進行溝通和反饋。

2.3 圖書評價：采購后圖書信息反饋具有時效性的特點

信息反饋是一個信息循環處理過程。首先，系統輸出信息，并將其作用于被控制的對象；其次，被控制的對象通過自身對信息的吸收和消化產生新的信息，最終將其再輸送回原系統，進而影響信息再輸出的過程。應用于圖書館采購工作中的信息反饋，一般是指圖書采購人員通過圖書流通和圖書閱覽等方式，將采購的圖書資料提供給讀者，得出藏書利用率、書刊流通率、讀者到館率和讀者拒借率等信息結果，然后，圖書采購人員通過分析這些信息總結經驗教訓，進而更好地指導圖書采購工作。要將圖書采購工作做好做實，圖書采購人員除了具備專業素質、了解圖書館目標、清晰讀者需求和掌握圖書的采購原則外，還要及時收集反饋信息，反復地檢查工作，從而改良工作方法、補償工作貽誤、減少工作失誤、避免財力損失，使采購人員的工作效率得到提高，圖書的采購質量得到保障。

3 圖書館圖書采購質量管理影響因素分析

3.1 招標制度

招標既是一種行為，也是一種制度安排[3]。作為一種激烈競爭的交易行為，招標具有固定程序和組織方式，往往通過政府采購或公共采購的固定程序和組織方式而出現。一般而言，招標是一種最大化實現投資效益的經濟行為。它利用具有技術性和經濟性的評價方法來規范交易行為；它運用市場競爭機制進行擇優成交的交易行為；它發揮信息提示傳播功能以減少信息不對稱狀況和降低交易成本的交易行為。在很多經濟交易行為中，實施招標制度不僅能有效降低交易費用，還能保證采購物的質，正是在這種優勢環境中產生了圖書館招標采購制度，進而推動了圖書館圖書招標采購工作的發展。

3.2 采購計劃

在圖書館工作中，圖書采購占據著重要的位置，是圖書館運營和發展的關鍵。書是圖書館的心臟，采購的圖書質量不僅會影響圖書館的藏書質量，還會影響圖書館本身的存在價值。前蘇聯圖書館事業的先驅者克魯普斯卡婭曾說，“圖書館中最重要的就是選擇圖書”[4]。因此，要實現圖書館的圖書采購目標，就要制定合理的圖書采購計劃。采購計劃不僅指引采購人員完成整個圖書采購過程，也體現了圖書館的藏書發展目標和圖書采購原則。在設計采購計劃時，采購人員要根據圖書館性質、圖書館發展定位、圖書館發展規劃、圖書館發展目標、讀者的讀書興趣及讀書需求等各方面情況，制定出兼顧圖書館特色和讀者需求的圖書采購計劃，避免在圖書采購過程中出現隨意性和盲目性的現象，進而提高圖書采購質量。

3.3 采購人員

圖書館是人們提升自我、找尋自我的重要場所，館藏圖書是人們獲取自我成長的直接營養來源，藏書質量直接決定了圖書館的存在價值。在圖書館工作中，圖書采購是其中最為重要的環節之一。圖書的采購離不開采購人員的辛勤勞動和付出，在一定意義上，采購人員的綜合素質決定了圖書館的藏書質量。因此，要通過提高圖書采購人員的綜合素質來提高圖書采購質量，進而加強圖書館的館藏建設。一個合格的圖書采購人員應該具備全面系統的專業知識，良好的思想道德素質，完備的采購業務能力和進步的圖書采購理念[5]。

3.4 供應商選擇

圖書供應商的選擇對于圖書館的圖書采購質量和館藏建設來說至關重要。近年來，隨著圖書館采用招標進行圖書采購方式的展開，圖書館愈加關注供應商的綜合能力，對圖書供應商的選擇也愈加仔細謹慎。通過對圖書供應商綜合素質的分析和比較，圖書館在圖書招標中建立一種科學規范的供應商優選模式，從而避免了過去憑經驗選擇供應商的單一模式[6]。不僅如此，圖書館也要定期對已合作供應商的綜合能力進行科學判斷，以保證圖書館對供應商動態多樣的選擇，進而優化最終的選擇。

4 圖書館圖書采購質量管理路徑優化

4.1 規范圖書招標制度，完善圖書采購流程

現今圖書館大多采用圖書招標的方式采購圖書，因此，規范圖書招標制度，完善圖書采購流程，是確保圖書質量的關鍵。圖書館應成立圖書招標領導小組，科學制定圖書招標文件，公開展示招標公告，嚴把資質預審，細心制作標書，切實實施開標、評標、定標及招標結果公示流程，規范簽訂合同等。這一系列活動中的每個環節都發揮著重要的作用，圖書館必須認真對待。圖書館更應該對以下2個方面嚴控把關，把工作做細做實。其一，圖書館要嚴把資質預審關，必須嚴格審查投標供應商的法人資格、信譽情況、服務能力和服務業績等，盡早排除一些不合格的供應商以免惡意競爭。其二，圖書館要確定科學的評標標準，并按照評標標準進行評標。評標的分值設為100分（如圖1），最后得分最高者中標[7]。

圖1 圖書采購評標標準體系示意圖

4.2 制定采購計劃，提升采購質量標準

采購計劃的合理與否直接影響整個圖書采購過程和圖書采購質量，因此，圖書館要制定合理的采購計劃以保證圖書采購質量。首先，圖書館要合理安排采購計劃中的現采與訂購。圖書館要現采具有時效性的大眾普及類的書籍以保證能及時得到現貨，而對于那些需要系統收藏的經典類的圖書則可通過訂購來完成。其次，圖書館要合理安排采購計劃中的漸近采購與急需采購，綜合考慮各方面信息形成采購清單，在制定計劃時要充分考慮緊急書籍存在的必要性，保證臨時急需購買的圖書的數量和資金。最后，圖書館要靈活制定采購計劃并進行適時地調整。鑒于圖書出版時間和出版書目可能臨時發生變化，因此圖書館在制定采購計劃時要考慮一定的機動性，留有余地并能及時進行調整。

4.3 提高采購人員水平，保障圖書采購質量

圖書采購人員的綜合素質是保障圖書采購質量的關鍵因素，為提高采購人員的綜合素質，圖書館需要對圖書采購人員進行崗前培訓、繼續教育、團隊學習。崗前培訓，主要幫助圖書采購人員了解圖書館的發展目標、發展方向和發展水平，熟悉圖書館的藏書情況和工作程序，掌握圖書采購的各個環節和各項業務，從而對圖書館有策略上和整體上的把握。繼續教育，主要是幫助圖書采購人員系統學習圖書館方面的專業知識，從而提高其專業技能。不僅如此，還要重點補習有關計算機和互聯網等方面的專業知識，進而提高其信息網絡技術。此外，圖書館還要督促圖書采購人員繼續學習英語等方面的知識，從而提高其在實際工作中外語交流和應用能力。團隊學習，主要是讓圖書采購人員通過團隊溝通和交流，總結工作經驗，檢討工作得失，開展批評和自我批評，更新采購理念，提高信息處理能力。

4.4 考察圖書供應商，提高供應商選擇標準

圖書館要從眾多的圖書供應商中作出選擇著實是一件難事，正因如此，圖書館更要嚴格考察圖書供應商的綜合素質，提高選擇供應商的標準，以便作出最優選擇。圖書館要檢查供應商的營業執照，確認其圖書銷售資格是否屬實；查看供應商的銀行資信證明和審計報告，核實其經營范圍、資金情況、資金實力；查看供應商在當地的客戶名單和聯系方式，了解其信譽、能力和實力；查看與供應商有業務往來的出版社名單和聯系方式，核實其經營規模、信譽度、館配能力和圖書品種覆蓋面。除此以外，對于沒進行過合作的供應商，圖書館要切實進行實地考察，確切掌握供應商的業務范圍、業務能力、經營規模、經濟實力、管理模式和公司員工素質，才能確保最終的圖書采購質量。

5 小結

精細化管理是一種先進的、全新的管理方式和管理理念，具有專業性、系統性、精確性和高效性的特點。通過解析圖書館在圖書采購質量管理過程中全面性、系統性和時效性的特點，進一步了解了圖書采購質量管理的特性。招標制度、采購人員、采購計劃和圖書供應商選擇在圖書采購質量管理中分別發揮著重要的作用，對圖書采購質量管理產生重要影響。為了提高圖書館圖書采購質量，筆者提出了圖書館圖書采購質量管理的優化路徑：規范圖書招標制度，完善圖書采購流程；制定采購計劃，提高采購質量標準；提升采購人員水平，保障圖書采購質量；考察圖書供應商，提高供應商選擇標準。

[1]郭以建.精細化管理在圖書采購質量管理中應用研究[J].圖書館工作與研究,2016(1):35-38.

[2]梁焰.高校圖書館圖書采訪工作存在的問題及應對策略[J].圖書館論壇,2006,26(2):160-162,183.

[3]白君禮.基于正式制度的高校圖書館中文圖書招標研究[J].圖書情報工作,2010,54(5):27-30.

[4]呂慰慰.高校圖書館文獻采購計劃的研究[J].農業圖書情報學刊, 2011,23(10):94-97.

[5]李少貞.新信息環境下高校圖書館圖書采購工作研究[J].圖書館, 2009(4):117-119.

[6]史敏鴿,趙輝.高校圖書館圖書供應商的選擇及其評價方法研究[J].圖書館工作與研究,2006(6):48-52.

[7]曲長生.圖書館中文圖書采購招標書商評價體系的研究[D].大連:大連理工大學,2007.

Study on the Optimized Path of Library Book Purchasing Quality Management under the Concept of Fine Management

DUChang-yin

(Xuzhou Higher Vocational School of Economy and Trade, Jiangsu Province, Xuzhou Jiangsu 221004, China)

This article explained the concept of fine management, described the characteristics of library book purchasing quality management, and put forward the optimized path of library book purchasing quality management through the analysis on the four factors affecting the library book purchasing quality, such as the bidding system, procurement plan, procurement staff, and supplier selection.

fine management; book purchasing; book purchasing quality management; optimized path

10.3969/j.issn.2095-5707.2017.06.008

G253

A

2095-5707(2017)06-0034-04

（2017-07-07）

（2017-07-24；編輯：魏民）

杜長銀.精細化管理理念下圖書館圖書采購質量管理優化路徑研究[J].中國中醫藥圖書情報雜志,2017,41(6):34-37.

杜長銀，館員，研究方向為圖書采購、讀者服務等。E-mail: haiyuqing78@163.com