如何做好檔案的管理和鑒定工作

楊菲菲

檔案是在社會實踐活動中形成的重要信息資源，其對于社會的發展具有非常重要的意義，具有不可替代性，是推動社會發展和進步的重要源泉，所以需要做好檔案的管理和鑒定工作，有效的發揮出檔案的重要作用，使其更好的為當前社會和經濟發展提供優質的服務。

1 抓好檔案整理基礎

檔案整理工作包括的內容較多，不僅包括文件的歸卷、調整、組卷、排列等工作，還需要負責編制目錄、編寫檔號等工作，這些工作通常情況下都是由機關文件處理部門及檔案室共同來完成，檔案室在接收到一些較為零散的文件時，則需要對其進行全過程的整理。

在檔案管理工作中，相對于其他環節來講，檔案整理工作具有相對獨立性。我們對檔案進行保存的最終目的就是實現檔案的有效利用，這就需要在日常工作中需要對來源復雜、形式多樣、規格不一及較為零散的資料進行重新整理，確保其編排有序，具有較好的完整性和系統性，方便查找和利用。如果不經過檔案整理的檔案信息，由于其雜亂無章節，缺乏連續性，無法將其價值有效的反映出來，不僅無法對其進行保額，而且也無法進行有效的利用。通過對檔案進行有效的整理，可以對檔案收集工作的質量進一步了解，有利于更好的促進檔案收集工作，同時檔案整理工作的進行，還能夠更好的提高檔案管理部門管理水平及社會服務能力的提升，有利于更好的發揮檔案的服務功能。

2 注重檔案整理的系統性和完整性

在檔案整理工作中，需要將有保存價值的檔案資料集中起來，從而為檔案信息資源的進一步開發利用奠定良好的基礎。只有高質量、完整、齊全的檔案資料，才能更好的推動檔案各項工作的順利開展，更好的提升檔案服務的水平。在檔案整理工作中，還需要對檔案進行正確的分類，根據檔案的數量、內容及實際工作需要來對檔案進行合理分類，這是確保檔案資源利用率得以提升的重要保障。同時在檔案管理工作中對全宗的區分也是十分重要的一個環節。全宗作為檔案的基本組成單位，其具有較好的整體性特征。需要檔案管理人員要檔案工作中要準確的對檔案的所屬全宗地蠔判定，從而有效的解決檔案的歸屬問題。

檔案管理人員要對檔案所屬全宗進行判定時，需要掌握以下幾個方面：

首先，從文件、發文和收文等方面著手，查形成者，立檔單位的內部文件及發文的存本和原稿之上均有本單位的名稱，只要明確了這兩種類型文件的作者，就可判定所屬的全宗也就是它們的作者是檔案的形成者。

其次，在特殊情況下，如文件上沒有標明作者或其受理者的名稱，則應對原有文件內容和形式特征，進行細致的分析和考證。如文件上保留的各種原始標記，包括有關人員的簽字和標準，歸檔章和其日期等，均可作為判定檔案所屬全宗的依據。

第三，檔案管理業務信息化的主要手段。伴隨著如今社會、經濟的進步，要在大數據條件下做好檔案的管理業務，就應當全面發揮有關機構，檔案管理部門的積極功能，轉變以前條塊的管理型模式，全面考慮新型管理的模式，通過大數據優勢與綜合的信息化條件，激發檔案管理者的主動性，增加檔案管理的業務效率，使得檔案管理業務得到迅速的發展。

第四，檔案管理業務適應時代要求的基本途徑

如今，科技的發展突飛猛進，隨著IT技術的進步，檔案管理當中有關硬、軟件也在逐日提升，并且逐步實現了以IT應用為核心的基本模式。然而，從近幾年的應用狀況來說，檔案管理的相關機構，因為在財力、物力與人力等領域的投人缺乏，技術的水平還出現一定的缺陷，管理人員關注程度較低，造成檔案管理環節中信息化的深人度缺乏，檔案的現代化管理程度較淺。因而，面臨新的局勢，大數據階段的到來，檔案的管理應當逐步提高緊迫性，增加管理的信息化水平，以符合時代的發展趨勢。

最后，由幾個立檔單位共同辦理的文件，判定這類文件的歸屬，主要看其最后的承辦單位，一般應將其歸人最后的承辦機關單位的檔案全宗?？傊?，在判斷檔案文件的所屬全宗，一定要認真細致，不可粗心。

3 強化檔案人員的業務學習

近年來，在社會快速發展過程中，無論是檔案的規模還是數量都取得了較快的增長，每時每該都有大量的檔案產生，這些日益龐大的檔案給檔案鑒定工作提出了更高的要求。需要通過檔案鑒定工作對檔案的價值進行判定，從而將有價值的檔案進行保管，對沒有價值的檔案進行及時銷毀，從而減輕檔案管理的壓力，降低檔案庫存的負擔。由于檔案具有非常重要的作用，一旦鑒定錯誤可能帶來無法估量的損失，所以需要檔案人員要不斷的強化自身的業務能力，通過不斷學習來提高對檔案的鑒別能力，確保鑒定工作的質量。

4 逐步實現檔案鑒定理論與實踐的統一

檔案鑒定是檔案管理的一個關鍵環節，它關系到檔案的銷毀館藏的優化以及檔案質量與檔案效益的發揮。檔案鑒定包括鑒定檔案保存價值，鑒定檔案的真偽。在檔案館和檔案室的業務工作中經常進行的鑒定工作屬于檔案的保存價值，也就是對檔案保存價值的大小進行鑒定，來確定檔案的存放時間，一般來說，大部分檔案保存部門都注重檔案的“存”而對于“毀”往往是不為的，這就有一個鑒定檔案的關鍵。檔案保存價值鑒定工作難度較大，人們一般不便輕易銷毀，這樣長期以來就會形成大部分無用檔長期存在，如果對檔案的價值判斷不準確，輕視檔案的存在，錯誤的銷毀了有用之檔，將難以挽救，因此，檔案銷毀是一個薄弱壞節，開展這項工作要慎重而認真。

在當前社會快速發展過程中，檔案發揮著越來越重視的作用，為了更好的衡量檔案質量，則需要檔案人員定期要對檔案的價值進行鑒定。檔案鑒定工作具有嚴肅性和認真性，對鑒定人員專業知識和業務水平具有較高的要求。在檔案鑒定過程中，鑒定人員要避免主觀性和隨意性行為，在鑒定工作中需要對鑒定的方法進行有效的掌握，需要在鑒定工作中著重對文件的內容、來源、時間、形式、全宗及全宗群內的完整度進行分析，同時還要考試檔案利用者的需求，從而來對檔案的價值進行準確鑒定。

5 結束語

總之，檔案的整理及檔案的鑒定工作是檔案管理工作的基本環節，是檔案的重要內容，也是檔案事業的基礎來源，做好檔案的整理和鑒定工作，是確保檔案事業健康、持續發展的關鍵所在。endprint