論企業檔案管理規范化與標準化體系生產管理

摘 要：企業檔案是記錄企業信息的寶貴財富，對檔案實行科學、規范且標準化管理非常重要。對于現階段事業單位的檔案管理來講，它與企業的經濟利益、發展規劃、合法權益等都密切相連，是一項重要的基礎性工作。在檔案中記錄企業的生產、發展、管理、施工、財務、人力資源等內容，因此科學合理實行檔案管理不容小覷。本文針對企業檔案管理規范化與標準化建設的現狀及重要性進行簡要分析和探討，并為促進企業健康穩定發展提供些許建議。

關鍵詞：企業檔案管理；規范化；標準化體系；生產管理；策略

目前，大多數人對企業生產管理以及檔案管理工作缺乏一定的認識，普遍認為生產管理就是環境衛生和產品質量搞好就行。檔案作為企業最重要的信息資源，不僅是企業檔案管理工作中的重要組成部分，同時是維護企業經濟利益和合法權益的重要保障，在企業管理中有著不可替代的作用。企業檔案直接反映了企業的經營狀況、生產質量、行政事務、財務審計、人力資源等多方面的情況，可見其在企業發展中所產生的重要性。隨著科學技術的快速發展以及人們生活水平的提高，企業生產管理也越來越標準化，進而完善檔案管理的規范化與標準化體系建設勢在必行。

1 企業檔案管理現狀分析

目前，我國企業檔案管理工作仍然存在諸多問題，許多企業的檔案管理人員并不重視自己崗位的重要性，而相關單位領導亦是忽視檔案管理的發展，導致檔案管理工作仍舊處于傳統的管理模式中，這種工作模式使得工作氛圍較為沉悶，嚴重影響了檔案管理工作者的積極性，枯燥古板的檔案管理工作環境也是阻礙企業高效發展的重要因素。此外，在企業檔案管理信息化建設中，缺乏高素質人才的投入和培養，由于檔案管理人員的專業水平有限，所以不能適應信息化管理的模式，這也是降低管理工作質量的重要因素。

2 檔案管理規范化與標準化建設的重要性

檔案對企業發展來講具有十分重要的意義，因此做好檔案管理工作，是保證檔案儲存完好的關鍵步驟，避免和杜絕檔案丟失情況。檔案管理規范化與標準化不僅可以有效提高檔案管理工作的質量，同時促進現代化檔案管理工作的發展和進步。實踐證明，要想進一步實現現代化檔案管理工作，就必須要做到與時俱進，不斷更新管理理念，跟隨時代發展的步伐，具備標準化與規范化建設思想，這也是滿足現代檔案管理必不可少的核心思想。通過規范化和標準化建設可以對檔案管理工作進行有規則的整合，對提高工作人員的整體素質和能力有很大幫助，進而確保檔案管理工作在企業中的可行性。

3 企業檔案管理、標準化體系生產管理概述

3.1 企業檔案管理

企業檔案主要是指企業在各項生產經營和管理活動中所產生的保存價值，包括經營銷售、物資供應、財務管理、績效工資、計劃統計等等各方面的信息都儲存于檔案中。在企業運行中，沒有檔案的企業就是一個驅殼，如果不能對自身企業進行檔案規劃，就無法積累過多的經驗，這對企業發展來講會形成很大難度。檔案是準確反映企業成長歷程的重要資源，是企業文化的象征，更是有力的法律武器，因此，做好企業檔案管理工作非常重要。

3.2 標準化體系生產管理

標準化體系生產管理明確規范了質量和程序的規范性，通過建立有效程序進行生產管理、質量管理、質量控制、質量改進等，是企業自我約束的質量方針。正所謂“無規矩不成方圓”，傳統的非制度化、非程序化、非標準化已經無法滿足現代化生產管理理念，其生產操作、生產過程、生產數據等都處于生產無序且管理混亂現象，而“臟、亂、差”現象也是非常明顯。隨著標準化體系生產管理的產生，完全覆蓋了傳統生產管理的弊端，打破了傳統落后的生產管理模式，實現低耗、優質、高效生產的偉大目標。

4 實現企業檔案管理規范化與標準化建設的有效措施

4.1 樹立現代化管理理念

就現代化企業而言，進行體制改革，樹立現代化管理理念以及不斷創新管理模式非常重要。要想加快規范化與標準化建設的步伐，首先需要改善相關工作人員和領導的管理思想，樹立他們現代化的管理思維，著重于從業者的思想建設和素質培養，讓他們了解現代化檔案管理規范化與標準化建設的重要性，以此來為企業管理現代化建設打下良好基礎。其次要轉變管理人員的工作態度，隨時做好主動管理和主動服務的準備，由傳統的被動式管理轉變為開放式管理，只有這樣才能真正的適應新形勢下檔案管理的需求。

4.2 提高檔案管理時效性

檔案管理時效性是指充分體現檔案信息的最新動態和最新進展，它與檔案信息的價值密切相連。相關管理人員應提高對檔案時效性的重視，利用先進的技術手段來獲取最新信息，以進一步提升檔案部門的工作效率。例如，在進行新產品研發時，如果先確定一份時效性較強的檔案資料，就會大大提高研發工作的進度，并降低產品研發的成本，從而為企業創造更大的經濟效益。此外，提高檔案時效性對建設檔案管理工作的規范化和標準化非常重要，因此，檔案部門需要運用現代化科技手段，引進電子檔案建設，通過先進的處理技術來完善檔案管理的時效性，并對檔案儲存進行有效檢測，確保電子檔案載體性能的完好性和穩定性，避免檔案存儲信息泄密或者丟失現象。

4.3 科學合理分類檔案

為了更好的完成檔案管理工作的標準化和規范化建設，對檔案進行科學合理分類和整理是實現檔案管理規范化和標準化的有效途徑，在具體實施過程中，應把內容較為完整的檔案和不完整的檔案區分開來，并編制分類目錄。而對于特殊性的檔案則采用計算機完成信息記錄，以便于工作人員查找。

4.4 打造高素質的檔案管理團隊

首先，企業要嚴格制定管理制度來約束相關管理人員的行為，通過健全的檔案管理流程和技術規范性實施獎懲措施，特別是針對電子文件要做好安全處理，以確保電子檔案的完整性，同時在獎懲制度的影響下，調動從業者的工作積極性。此外，要想進一步促進企業檔案管理標準化和規范化的建設，打造高素質的檔案管理團隊非常重要，檔案管理是一項復雜且繁瑣的系統化工程，只有培養專業的管理技術人員才能做好檔案管理工作。尤其在信息化時代的推動下，檔案管理信息化不僅實現了無紙作業的目標，同時提高了管理人員的業務素質，以促進企業的發展和工作效率的提升。

5 結束語

綜上所述，對企業檔案管理進行規范化與標準化建設非常重要。雖然我國的科技水平在不斷的創新和提升，但現階段我國企業檔案管理標準化與規范化建設中依然存在諸多問題和弊端，包括企業檔案管理標準化體系不夠完善以及管理人員素質不高等，這些都是檔案管理標準化建設的重要因素。因此，相關企業應加大對檔案管理工作的重視，不斷完善檔案管理模式，提高檔案管理人員的綜合素質，并對檔案管理進行合理規劃，以提高企業檔案管理水平的整體工作效率。

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作者簡介

李洋（1990-），女，漢族，吉林省長春人，助理館員，本科，研究方向，檔案管理方面。endprint