高職院校檔案管理人員的素質現狀及提高路徑探析

胡弄娥

[摘要]高職院校的發展日新月異，高職院校的檔案管理工作向來是默默無聞的，檔案管理工作人員也從沒有在重要的舞臺嶄頭露角，但是，他們對一個學校的發展也非常重要。本文通過對高職院校現有檔案工作人員情況的分析，對提高這些工作人員的素質的途徑辦法做出了初步探析。

[關鍵詞]高職院校；檔案管理；工作人員；素質

隨著信息化大數據的普及，對高職院校檔案管理工作人員的素質要求也上升到了一個新高度。全面提高高職院校檔案管理人員的素質、加強高職院校檔案管理隊伍建設已迫在眉睫。如何快速讓現有的檔案工作人員適應新的工作要求是我們研究的一個重點。

一、高職院校檔案管理情況存在的問題

（一）檔案工作人員數量分析

據調查，一般的高職院校檔案管理工作人員較少，為4-5人左右，具體說來，學校檔案室1-2人，教務檔案室1人，組織人事檔案室1人，學生檔案室1人，大約占總教職工數的0.8%-1%，占管理人員的4%-5%，在學校是一支不怎么起眼的隊伍。

（二）檔案工作人員情況分析

1.年齡分布分析

高職院校的檔案管理隊伍屬于一支默默無聞的隊伍，行事低調、極少出鏡是他們的給人的整體特點。所以，這支隊伍的人員安排上，一般學校都安排那些在某些崗位上有職業倦怠感或思想上圖輕松的人來上崗，這也導致這支隊伍的整體年齡偏大，年輕教師偏少的局面。

2.思想素質分析

思想素質方面較低是普遍現象。在高職院校檔案管理這支隊伍中，很多一部分工作人員有“享清福”的思想，對自己的工作性質沒有高度認識，沒有認為檔案管理工作很重要，也沒有想要去提高自己的認識，甚至還有些工作人員為了某些人的利益去篡改檔案的。

3.業務能力分析

由于大部分高職院校的前身都是職工大學或中專，隨著學校的變遷，這些老職工進入新崗位，但是他們的工作能力并沒有因此提升。檔案知識的缺乏是最為明顯的，這些人員還沿用著老一套的方法做著新時期的事情，使得效率低下。計算機知識、管理知識、外語水平等這是嚴重缺乏。在工作中按部就班，從來沒有創新意識和想法。

（三）檔案工作管理情況分析

1.高職院校的檔案管理制度不健全

據調查，多數高職院校還是沿用老一套管理制度，十幾年來從未加以修改，并且，在很多情況下并不是有章可循的，有點具體情況具體對待或隨心所欲的表現。

2.高職院校的檔案管理經費不足

高職院校的檔案室經費支出一般就是一點簡單的辦公用品支出，然后就是多少年了才會更換的少數設施設備，一般的高職院校都很少有專門的檔案管理中心，更不會有集中的大型辦公場所。其次，對檔案管理人員的培訓經費預算不足，這支隊伍上崗后少有人員參加培訓學習，所以工作人員的業務素質能力難以跟上時代的發展需要。

二、新形勢下對高職院校檔案管理人員的新要求

（一）過硬的政治素質

檔案管理工作是一項政治性極強的工作。堅持四項基本原則，在政治上同黨中央保持一致，忠實執行黨的路線、方針、政策；珍惜和維護黨的統一和團結：恪守黨的民主集中制的組織原則：模范遵守黨紀、政紀和國法：時刻密切聯系群眾，與群眾同呼吸、共命運；表里如一，言行一致，光明磊落，這是檔案管理人員必備的基本素質。

（二）高尚的職業道德

嚴格遵守《檔案法》和相關檔案管理規定的要求，認真對待每一份檔案。絕不私自對檔案內容進行更改、不對相關信息進行篡改，絕不允許其他人在沒有檔案工作人員監督的環境下查看檔案，也不允許在安全得不到保證的情況下讓當事人接觸自己的檔案，任何時候都要避免泄露檔案信息或內容。

（三）嚴謹的工作態度

在數據化沒有普及之前，我們檔案工作人員所管的都是紙質檔案。對于一張毫不起眼的紙，工作人員一定要認真閱讀，不能憑感覺隨意丟棄，在千萬張紙中，這張紙實在是普通，但是對于某件事、某個人，這張紙卻是獨一無二的，很多的資料補辦是難以還原的，或是因為字跡、或是因為沒有原來的照片、或是因為難以找到當初的證明人、或是隨著學校的變遷無法找到當初的公章等，所以任何材料未經允許和細致思考，絕不能棄之不要。其次，在整理檔案時要細致認真，以整理學生檔案為例，每年兩千多名畢業生的學校一般只有1名工作人員，在那么短的時間內要把這么多人的檔案整理好實屬不易，加班加點導致工作人員頭腦暈沉，一不小心就把A同學的成績單裝到了B同學的檔案袋里面，檔案發出后也不知何時才能發現這個問題，而且，等到發現的時候，同學們都已畢業離校、奔赴四方。而且知道一份錯了，只能肯定另有一份也錯了，卻沒辦法迅速知道哪一份也錯了，這種事后的錯誤要挽救雖然有辦法，但是對人力物力的損失由誰來承擔呢，而且，這也會影響學校名聲。次外，對于收錄的檔案材料的審查也需要細致嚴謹，要能火眼金睛，及時發現檔案中存在的問題、虛假的信息等。

（四）堅實的業務能力

面對如此之多的檔案，沒有良好的業務能力是沒辦法整理好的，所以，要想成為一名優秀的檔案管理人員，要努力提高自己的業務水平，特別是信息化時代，傳統的檔案知識已經不能適應現代化的檔案管理模式和發展了，如何快速提高自己的信息處理能力成為業務水平提升中的重要內容。

（五）良好的創新能力

檔案管理不是一成不變的，工作既要合理利用好原有的知識、制度，更重要的是創新研發，經濟發展如此之快，各種知識淘汰如此之快，這是一個全新的時代，如果總是用老眼光、老觀點去看待我們的檔案管理工作，那是無法滿足學校的發展需要的。所以，檔案管理人員要有創新意識，努力學習新知識、及時改進工作方法。

（六）與時俱進的計算機外語等能力

高職院校的信息化建設已經緊鑼密鼓的進行著，檔案管理的信息化是其中的一項重要內容，檔案管理人員必須具備相應的計算機水平，同時，隨著經濟的全球化，外語水平也顯示了其在檔案管理領域的重要性，這就要求工作人員掌握好相關的外語。

三、提高高職院校檔案管理人員素質的途徑

要想提高高職院校檔案管理人員的素質，學校應該從這幾個方面著手。

（一）完善檔案管理制度

健全的檔案管理制度可以有效指導檔案人員的工作，對當前高職院校而言，現有的檔案管理制度已經落伍過時了，應該集中人員，參考學習，做一套符合現代需要的新制度，以指導工作。

（二）增加檔案管理經費

檔案管理的重要性是不言而喻的，一個學校要有自己的歷史資料，也要為每位與學校有關的人員保存一份資料，沒有經費，這些事情就沒辦法開展，所以，每年的預算李都應該單獨列出檔案經費，做到專款專用，保證檔案工作有序運轉。

（三）增加檔案管理工作人員

現有的檔案工作人員多為兼職人員，他們一般還做著其他工作，甚至有些人員的檔案工作只占他的工作的很少一部分，所以，從時間精力上來看也無法好好完成檔案工作。又加上現有的檔案工作人員非檔案專業的居多，所以在工作中總會出現這樣那樣的問題而不知道如何處理。學校應該訊速增加人手，招募檔案管理的專業人才充實隊伍。

（四）定期對全體工作人員進行常規培訓

在知識迅速更迭的時代，若要提高工作效率，必須對全體工作人員進行培訓。這種培訓至少一年一次，培訓內容涉及思想政治、道德素質、檔案管理知識、計算機應用知識、外語知識等。可以由學校相關人士培訓，也可以請外面的專業人士培訓：可以集中場地培訓，也可以網絡開課網上培訓。

（五）不定期對部分檔案管理工作人員專業培訓

由于經費的限制，或是從節省的角度出發，學校也可以不定期派個別工作人員外出培訓。這些人員培訓完后，要求回校對本校的檔案管理工作人員予以培訓。這樣也能很好的提高隊伍建設。

（六）檔案管理人員加強自主學習

學校的培訓畢竟是有限的，而且，檔案管理人員真正要想提高自己，還需要自己主動學習。其實，現今無論哪個行業都需要工作人員有很好的自主學習習慣和能力，只有這樣的工作人員才不會被時代淘汰，只有這樣的人才能真正創新工作思路和方法，為檔案工作的開展找到新路徑。endprint