關于檔案管理工作走創(chuàng)新之路的思考

孫錫玲

【摘 要】檔案事業(yè)只有走創(chuàng)新之路，才能更好地適應和服務于社會各項事業(yè)，并且充滿生機和活力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新之路；特色；思路

一、檔案服務要有創(chuàng)新特色

1.檔案服務方法有創(chuàng)新。

平時的檔案服務不局限在做好本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，應對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務，怎樣做多考慮。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，利用現(xiàn)代計算機技術提供遠程服務。利用網上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，與其它檔案機構聯(lián)網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。檔案部門還應拓展服務方式和服務領域，充分開發(fā)所看管的檔案財寶，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質“產品”。也可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識讀物、文學書籍等，多方開辟檔案服務的渠道。

2.檔案管理手段方面有創(chuàng)新。

檔案工作管理手段的更新是實現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現(xiàn)檔案裝備技術現(xiàn)代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。

3.管理工作要有創(chuàng)新思路

檔案工作也要創(chuàng)新，創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力。創(chuàng)新行為，作為一個部門，尤其是領導者，首先要有創(chuàng)新意識，有強烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動力。

因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有 日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

二、管理模式和機制上有所創(chuàng)新

我國檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應當前社會發(fā)展的需要，必須進行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工做中，檔案工作者也要善于思考，多動腦筋，針對工作中發(fā)現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造、小革新，這樣也能起到事半功倍之效。目前許多檔案部門都將計算機應用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。其實，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術來提高我們的工作效率，如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計算機來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應該是很多的，因為無論是檔案的業(yè)務工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應用計算機進行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。

機制上的創(chuàng)新要求必然性。長期以來，檔案管理工作機制落后，以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，就談不上創(chuàng)新。因為沒有制度的激勵和約束，沒有精神和物質條件作保證，檔案工作者創(chuàng)新的熱情就會被扼殺，也就不會自覺、主動地去創(chuàng)新。應當引進競爭激勵機制，、改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，檔案部門也無“皇糧”可吃，也會有下崗、失業(yè)，再也不能靠“鐵板碗”混日子了，每個人都有隨時被淘汰的危機感，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時，要建立一些相應的創(chuàng)新激勵機制，如鼓勵創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創(chuàng)新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進檔案工作良性循環(huán)。

三、從業(yè)人員自身素質在創(chuàng)新過程中不斷提高

1.人員觀念要更新。

特別是在機構改革、人事制度改革今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。專職檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，專職檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻的同時，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的舊觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓身價值，發(fā)展檔案事業(yè)。

2.從業(yè)人員業(yè)務技能要過硬。

檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰(zhàn)和網絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專職檔案人員提出了更高的要求。為此，專職檔案人員首先要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。

3.從業(yè)人員堅持在學習過程中獲得新知識。

作為檔案工作主體的專職檔案人員，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要，專職檔案人員要把學習作為生活中的第一需要，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變，在其位、謀其事，努力去多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。