民辦高校儀器設備信息化管理系統設計探索

楊再娣

（浙江育英職業技術學院，浙江 杭州 310018）

民辦高校儀器設備信息化管理系統設計探索

楊再娣

（浙江育英職業技術學院，浙江 杭州 310018）

儀器設備是高職院校教學、科研、行政管理等工作的基礎保障，在一定程度上影響著教學質量和高校的生存發展。在信息化時代，需要高效、便捷地管理儀器設備資源，優化資源配置，提高資產利用率，提升辦學效益，實現“規范管理、合理配置、資源共享，注重效益”的目標。針對當前民辦高校儀器設備管理人員少、資金有限、管理信息量大、管理系統相對封閉等主要管理問題，提出了民辦高校儀器設備系統信息化建設的設計思路，加強信息化管理手段，推動教學、科研、社會服務等工作的順利展開。

民辦高校；儀器設備；信息化管理；管理系統

1 民辦高校儀器設備管理的現狀與問題

1.1 儀器設備管理信息系統相對封閉

各民辦高校由于管理制度、職能劃分和開發技術的限制，基本實現了資產管理部門對學校儀器設備的縱向管理，單純實現儀器設備的登賬及簡單的日常實物管理，與學校其他院系部門沒有做到橫向管理，儀器設備信息成為數據孤島。因此，大量應該共享的儀器設備信息沒有實現共享，造成學校儀器設備出現重復購置或利用率不高甚至閑置等現象。

1.2 儀器設備管理培訓工作有待加強

民辦高校的儀器設備基本上都是二級使用單位管理，而二級單位的資產管理員都是兼職人員，在完成教學任務之余附帶資產管理，沒有受過專業的技能培訓，再加上民辦高校

人員流動大、責任心不強，也沒有機會多渠道、多層次地學

習與交流，儀器設備管理人員很難成為崗位上的專家。

1.3 儀器設備管理流程不清晰

隨著學校的發展，各民辦高校的規章制度在不斷完善，有了相應的儀器設備管理流程，但往往職責不清，分工不明，存在扯皮現象，沒有實行“資產職能部門統管、使用部門專管、領用單位（人）保管”的三級管理體制和管理責任體系。

1.4 儀器設備狀態不清晰

民辦高校存在儀器設備的使用與管理信息不對稱情況，比如二級學院申購設備要通過紙質介媒層層遞交、層層審批，申購部門不能及時了解當前審批情況，只能一個一個部門地詢問，工作效率低、信息不暢；在數據維護方面，通常傳統做法是：采購一件設備之后，將相關信息登記存檔，設備變更、維修、目前的運行狀態很難得到及時反映。

2 儀器設備管理系統的需求與設計分析

民辦高校儀器設備信息相對封閉的管理方式，使資產信息成為數據孤島，不方便高層領導的數據參閱，不利于信息縱向和橫向的交流。針對民辦高校特色的需求與管理，亟待研發適合民辦高校特色的高時效、高效率儀器設備管理系統。

2.1 儀器設備管理系統功能目標

系統是各分院管理員，相關領導、教師及學生的工作界面，以Web頁面的形式進行網絡提交，對外發布、實現資源共享，通過Internet隨時隨地查詢各種相關信息，各模塊需完成以下目標：①各分院、部門對儀器設備申購、報廢申請及審批、修改、刪除等應用。②各分院、部門對儀器設備的各種數據（比如儀器設備的名稱、規格、型號、單價、金額、購置日期、入賬日期、領用單位、生產廠家、數量、經手人、供應商等）的錄入、查詢、更新以及各種表格的生成，完成對儀器設備信息的基本管理；③完成對儀器設備管理流程的查詢；④完成儀器設備使用狀態管理與查詢；⑤完成對儀器設備資產的清查及條碼的打印；⑥完成對國家教育部配備標準信息的上報及民辦高校特色儀器設備的管理。

2.2 系統管理子模塊

系統管理子系統主要分為用戶權限管理和系統維護管理，包括設備管理、設備使用狀態管理、數據管理、資產清查、系統管理、報表、退出。

用戶權限管理功能：允許特定用戶進入系統，瀏覽查詢和發布信息，主要是以數據庫中存儲的數據為基礎，進行人員信息、設備信息等操作。當指定用戶進入系統時，系統會自動檢測到用戶所屬類別，允許相應的操作權限。

對儀器設備管理的權限進行分級管理，設備管理員也采用分級管理的方式：第一級設備管理員是院級管理員（系統超級管理員），操作對象是各年度學院所有的儀器設備；第二級設備管理員是分院、系部設備管理員（系統普通管理員），操作對象是分院、系部本年度所有的儀器設備；第三級是實驗室級設備管理員（系統普通管理員），操作對象是分院、系部本年度所有實驗室的儀器設備；第四級是普通用戶，只能進行查詢瀏覽，不具有維護權限。這樣，通過以上四級的管理，就可以使所有設備管理員能擔負起相應的責任。

3 儀器設備管理信息系統的設計

數據庫是整個系統的核心部分，采用Microsoft公司的數據庫SQL SERVER2012來開發設計。根據各功能模塊需求，創建相應字段的編碼表、系統操作員的各種角色表、用戶表和單位表等，分門別類地建立各自的信息存放在數據庫中。對儀器設備管理業務的分析可以得出，儀器設備管理系統同時滿足儀器設備管理信息、國家配備標準信息和學校儀器設備管理信息的要求，并在數據庫中編寫相應的程序，實現數據周期性備份的功能。

3.1 數據庫結構設計與應用關系設計

根據我院民辦高校管理的特色及采購申請流程，需要設備采購部門的設備管理員通過網絡登錄到儀器設備管理系統采購管理模塊，提交采購申請單。如果第一次登錄，應先注冊，經過超級管理員進行身份鑒別授權后，方可進入儀器設備管理系統設備采購管理模塊填寫設備采購申請單、查詢采購申請單、查看采購申請單審批狀態等信息。

3.2 系統安全設計

由于設備管理系統信息多而繁雜，保密級高等情況，必須把它提到系統方案設計上來高度重視，采取必要的技術安全措施和管理的安全措施來保障儀器設備管理系統網絡和信息的安全，以保證系統正常運行，單一網絡方面的安全措施并不能完全解決所有的安全隱患。為此，需要方方面面的安全策略來保障系統的正常運行。

根據系統的實際情況，要從管理體制和規章制度等各方面采取措施，制訂系統信息保密制度，做好管理操作保護措施、實體保護措施、硬件保護措施、計算機網絡保護措施、軟件保護措施、數據庫保護措施等。

系統信息保密制度從學院管理規章制度和職業道德上保護信息的擁有和使用，這是制訂管理體制和制度的基礎，必須嚴格遵守；管理操作保護措施，要采取必要的管理措施，任用機密信息人員，不可隨意向外透露學院信息；實體保護措施，要防止自然災害對實體的危害，要分別對信息儲存、網上傳輸、軟件處理和對共享的信息采取保護措施等，對儀器設備管理系統實施多方面的安全策略。

4 結論

儀器設備管理系統是民辦高校行政管理工作的信息化平臺，學院各部門在資產管理處的監管下，對設備進行統一、有效的管理，增加了學院教學儀器設備使用的透明度，增強了部門與部門之間設備信息的交流與溝通，達到了橫向與縱向交叉管理的目的，提高了工作效率，提高了儀器設備管理工作的開放性，為教師和學生提供了快速、便捷、開放的服務，為學院的行政管理提供了有效的決策支持，促進了學院辦公信息化建設。

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G647

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2017.20.088

2095－6835（2017）20－0088－02

〔編輯：劉曉芳〕