如何做好重點工程建設項目檔案管理工作

夏進剛

（珠海市城市建設檔案館，廣東 珠海 519000）

如何做好重點工程建設項目檔案管理工作

夏進剛

（珠海市城市建設檔案館，廣東 珠海 519000）

重點工程檔案不僅是工程建設過程和建設成果的真實記錄，是工程驗收、使用及維護、改建、擴建的重要依據，而且是國家和企業的寶貴資源。結合重點工程建設項目管理工作中存在的問題，對進一步加強項目檔案管理工作提出了建議與對策。

工程檔案；建設項目；檔案管理；管理制度

隨著社會經濟的不斷發展，我國的招商引資規模不斷擴大。重點建設項目的不斷出現促進了我國經濟的快速發展。重點工程項目的檔案工作是對建設過程和建設成果進行真實記錄，并作為工程質量的評價依據，也是項目投產后進行后續工作的主要依據，還是項目在交付使用后的必備條件。因此，建設項目檔案工作者應對檔案工作的基本狀況進行合理分析，并結合項目管理的新形勢和新要求，從而促進項目檔案管理工作的進一步提高。

1 存在的問題及解決對策

重點工程建設項目檔案是工程建設的真實記錄和質量鑒定的重要依據。目前，由于某些建設單位城建檔案意識較弱，存在重工程建設、疏檔案管理的現象；著眼于眼前利益，忽視永久保存利用的長遠利益；重視新聞媒體的宣傳效應，缺乏存檔意識；注重文字材料的形成，輕視聲像檔案的收集保管，致使一些珍貴的檔案資料四處散存。

重點工程的檔案管理是由臨時組合的人員，是一個由發改委、建設局等多家協管的臨時單位負責，機構和人員均具有極強的階段性、臨時性和流動性。臨時的工程單位、工作人員導致項目文件材料收集不齊，整理不規范。因此，我們要解決臨時性問題，選配辦公人員時注重同時選配具有城建檔案專業知識的工作人員，建立工程管理制度時注重建立檔案管理制度，布置和檢查工作時注重布置和檢查檔案工作。

重點工程臨時拼湊了人員，忽視了項目檔案管理人員的選配、培訓。各施工單位的工程管理人員雖然十分注重工程技術人員的“高配”，在能用高級工程技術人員時，決不會用初、中級工程技術人員。選配專兼職檔案員時，一般而言文化層次較高，很多是大專或本科學歷的知識分子，但卻沒有一名是從事檔案工作的人員，未經過培訓或具有檔案專業學歷、專業知識和專業技術的。因此，一些工程單位對檔案工作也傾注了很大的精力，一些檔案員也很盡心盡力，但都在憑感覺工作，其工作成果也就很不專業，不符合規范要求。要搞好工程檔案的管理，決不能用一些人“湊合”，一定要像配備其他工程技術人員一樣來配備檔案專業人員。

由于工程具有臨時性，決定了它不可能對擔負工程檔案工作的檔案員進行長時期的專業培養，因此，應以選用現成的檔案專業人才作為解決問題的主要手段。然而，這并不排斥對檔案人員的短期強化培訓，凡是在沒有專業檔案人員的情況下，就要更加注重對檔案人員進行這種培訓。要及時派送檔案人員到所屬的檔案行政管理部門進行專業學習，使他們能盡快地擔負起工程檔案的各項管理。

施工單位條件簡陋，忽視了檔案硬件的配置，保管條件差，導致檔案受損。工程的臨時性決定了它的住房和辦公環境的臨時性和簡陋性。人們想方設法地降低非生產性投入，尤其是施工單位，一般情況下都住在簡易的工棚里，在床頭或膝蓋上辦公，檔案也就被人們與簡陋的環境一起進行了“簡陋”處理。施工單位想方設法降低非生產性支出是對的。但檔案不是非生產性支出，對檔案的支出即對生產的投入。工棚可以簡陋，可以投最少的錢，但檔案卻不是“臨時工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但檔案卻不可以“拆除”。它要與工程同在，它甚至永久存在。因此，盡管工地條件簡陋，檔案卻不可以因此而簡陋。我們可以用一間茅草棚設置檔案專用庫房，配上鐵皮檔案柜、滅火器。我們可以再配上1個檔案的整理室。在竣工驗收時，檔案管理人員移交的不僅僅是一套規范的檔案資料，而是一個完整的檔案管理體系。

2 提高重點建設項目檔案管理水平

要確保重點工程檔案的完整、準確，必須建立健全結構嚴謹、內部和諧、體制科學、協調發展的檔案法規體系。加強對重點建設項目檔案工作的監督與服務，加強與重點建設項目管理部門、項目主管部門的聯系，相互合作、互相協調、齊抓共管，加大對重點建設項目檔案工作的督促、指導力度。

2.1 摸清底數，全程跟蹤

與規劃局、建設局、發改委加強聯系，確定我市重大建設項目的數量與類別，建立固定聯系人制度，分解任務，做到全程跟蹤管理。

2.2 提前介入，分類指導

根據各個項目的特點，采取靈活多樣的服務方式，前期介入，分門別類地即時指導。抓住文件材料形成與工程進度同時性的特點，從工程建設的一開始就確定專人負責技術文件材料的收集和積累工作，做到檔案管理同工程建設同步。

2.3 強化過程管理和服務

在項目開工前、開始施工后、竣工驗收時等各個環節一一嚴格把關，實現過程與結果的統一。在重點工程開工建設前，把工程竣工檔案的質量要求告知建設單位，在重點工程的建設過程中，又主動地深入施工現場對施工、監理等單位如何編制工程竣工檔案進行業務指導。

2.4 加大檔案信息資源開發力度

應搞好重點項目檔案的宣傳和培訓工作，結合重點建設項目的特點，加強對建設、施工、監理單位檔案管理人員的培訓，培訓內容針對性、可操作性應較強。既講解工程的建設程序及科技文件的形成、積累要求，又講解國家有關重點建設項目檔案工作的法律、法規、規定、標準，并進行現場操作示范、現場答疑。

2.5 保證檔案完整、準確、系統

大部分重點建設項目從立項到勘測、設計、施工、監理、竣工驗收等建設全過程的檔案應得到較好的控制，檔案的完整性得到基本保證。同時，注重加強檔案管理的硬件建設，配置必要的檔案辦公和各種保護設施，使重點建設項目檔案得到安全保管。

2.6 同步歸檔

重點工程建設檔案現代化和信息化正在逐步擴展，聲像、電子檔案也要同步進行、同步驗收、同步歸檔。目前，大部分重點建設項目法人、施工單位、監理單位明確分管領導，設立檔案管理機構，健全檔案管理制度；加大了檔案現代化和信息化建設的經費投入。

2.7 做好竣工圖的積累和編制工作

竣工圖是工程建設中圖實相符的依據，具有法律效率和憑證作用。應督促檢查施工單位嚴格按照國家規定編制竣工圖。在竣工驗收時，重點檢查竣工圖的質量，堅決杜絕不編制竣工圖的現象出現。

隨著重點建設項目建設的發展，在城市建設方面，實施了一大批城市供水、道路、橋梁、綠化、管網改造和垃圾污水處理項目，大幅度地提升了城市的功能和形象。一卷卷檔案，一部部史冊，它凝聚著各級黨政領導的心血和成千上萬建設者的聰明才智，檔案工作在為重點項目建設與發展中發揮出的作用越來越被人們所關注，我們檔案人應抓住機遇，順勢而上，堅持依法加強對重點建設項目檔案工作的監管，確保重點建設項目檔案工作與建設項目同步發展，使檔案工作為重點項目建設與發展發揮出更大的作用。

3 結束語

綜上所述，重點工程建設項目檔案反映了工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務、替未來著想的工作。因此，需要加強檔案管理的基礎工作，對檔案資料進行有效管理和開發利用，從而促進檔案管理水平的提高，實現大型建設項目檔案工作的自身價值，為發展企業提供依據。

［1］趙盼.淺析工程檔案重要性及現實運用［J］.山東水利，2017（02）.

［2］楊陽.淺談工程檔案的整理保存與應用［J］.辦公室業務，2017（05）.

〔編輯：張思楠〕

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10.15913/j.cnki.kjycx.2017.13.098

2095-6835（2017）13-0098-02