運用PDCA循環理論促進醫院檔案規范化管理

文/西安醫學院第二附屬醫院 王莉 楊華莉 路小軍

運用PDCA循環理論促進醫院檔案規范化管理

文/西安醫學院第二附屬醫院 王莉 楊華莉 路小軍

醫院檔案是醫院歷史的真實反映，是醫院長期社會實踐活動中留存下來的歷史記錄，記載著幾代人為醫院的建設和發展不斷探索的特定過程，反映了醫院在各個歷史時期有關醫療、教學、科研、設備、財務、基建、黨建、人事及其他日常管理的軌跡。由此可見，檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分。本文以PDCA 循環理論為指導，逐步規范和改進醫院檔案管理工作，不斷提高檔案管理的內在質量。

PDCA循環理論；醫院；檔案管理

一、PDCA 理論內容

PDCA循環理論由著名的美國質量管理學家戴明博士提出，它是全面質量管理應遵循的科學程序，PDCA是計劃（Plan）、實施 (Do)、檢查 (Check)、總結（Action）的簡稱，又稱“戴明環”。PDCA 循環就是按照這樣的順序進行質量管理，并且循環不止地進行下去的科學程序，即 PDCA 循環，它是一種永不停頓、周而復始運轉的過程。是一種不斷持續改進、階梯式上升的科學總結。歸納起來，通過每一次的循環，階梯式上升，讓檔案管理中暴露出的某些問題得到解決，并將好的經驗繼續保留，總結出成果，從而提升檔案管理水平和運行效果，然后再進入下一個循環提升周期，如此反復循環不斷提高使得檔案管理更為科學、規范和合理。見右圖。

二、PDCA循環在醫院檔案管理中的運用

（一）P（Plan）計劃。分析現狀，找出相關問題，分析存在問題的原因，找出主要影響因素，制定具體的實施規劃。我院建院歷史悠久，之前在管理層中有重醫療、輕管理的現象，因此在醫院檔案管理中存在：1.從管理層到員工檔案管理意識淡薄。2.檔案管理格局混亂，機構不健全，職能不明確。3.缺乏系統的檔案管理制度。4.投入不足，基礎設施建設滯后。5.檔案開發利用不足，利用率低等現象，嚴重制約了檔案工作的開展。

（二）D（Do）實施。執行規劃。鑒于醫院檔案工作存在的問題，我們采取以下措施：1.對檔案管理工作進行梳理，制定出臺了《檔案整理實施方案》。2.修定《檔案室管理制度》《檔案借閱制度》《保密制度》《檔案管理人員職責》等，健全了檔案管理制度，明確了崗位職責，并納入2017年《醫院制度匯編》。3.制定《文件材料立卷歸檔規定(試行)》及《歸檔文件整理細則(試行)》，為文件資料的歸檔提供了制度保障和依據。4.檔案室實行6s現場管理，對現庫存的文書、財會、設備、基建、聲像檔案進行整理，各類檔案標識清楚，易于查找，確保了檔案庫房的整潔、干凈。5.加大醫院檔案的開發力度，編制《醫院重大事項目錄》《院領導任命目錄》等，提高了檔案的利用。

（三）C（Check）檢查。檢查規劃執行情況。根據《文件材料立卷歸檔規定(試行)》，我們從2017年增加了教學、科研檔案的歸檔，確保了各類檔案保管的系統、完整，提升了文書檔案的歸檔率；根據文書檔案歸檔的特性，我們按年度對歸檔文件進行匯總，分析存在的問題；如：將年內的請示報告與上級批復歸納為一體，以便日后查找利用；財務檔案按保管要求按年度歸檔，進行移交，并對往年沒有移交的檔案目錄要求補交；基建檔案按工程竣工歸檔，我院多功能廳、內科樓加建工程竣工多年，但檔案資料因種種原因遲遲未歸檔，檔案室將此作為問題進行多次督促，于今年5月份完成檔案歸檔。積極爭取條件改善檔案室的設施，增加了檔案庫房、增添了檔案柜、空調、干濕度表、計算機等設施。在檢查工作中運用PDCA循環工作原理，在檔案管理制度的制訂與實施、各類檔案的歸檔及整理、檔案室的建設等，均結合醫院工作逐步深入，及時對各項工作的開展進行跟蹤督導。發現問題，及時整改，促使檔案管理質量持續改進。

（四）A（Action）總結。總結執行中好的經驗，提煉出相關標準，把解決不了的或出現的新問題放入下一個PDCA循環。保證檔案管理沿著標準化管理的方向改進。首先對存在的問題進行整改，好的制度繼續保留，歸納到相關制度中，做到檔案管理質量的標準化、規范化。二是加強各科室兼職檔案員檔案培訓，利用工作交叉環節指導、帶教工作，建立各科室日常工作及時歸檔的意識。三是將遺留問題轉入下一循環，繼續尋求解決方法。如隨著醫院的快速發展，檔案資料逐年增多，迫切需要實現檔案管理的信息化。我們向院方提出引進或建立適合醫院的檔案管理軟件，實現檔案形成、整理、統計、編研、利用等工作的信息化，借助醫院局域網逐步將室藏檔案資料上網，實現醫院系統的檔案信息共享。這樣，在每一次 PDCA循環中解決一批問題，醫院檔案的管理質量就會不斷提高。

三、結論

醫院檔案管理不僅需要嚴格的管理制度，更需要科學的管理方法。運用PDCA循環原理，對于提高檔案管理的標準化、規范化水平起到了積極的推動作用，醫院檔案管理的硬件設施得以改善、管理制度得以健全、檔案歸檔率得以提高。由此可見，PDCA循環理論是值得探究和推廣的好方法，持續運用PDCA 循環理論管理，必將推動醫院檔案工作質量和管理水平逐步進入一個更高層次的質量循環過程，從而更好的為醫院的發展建設提供信息保證。

[1]李雪如.運用PDCA理論提升高校檔案管理工作探究[J].云南檔案,2013-11-20.

[2]胡智麗,我國醫院檔案管理研究綜述[J].現代經濟信息,2011-2-8.

[3]許愛德,苗翠玲,潘曉楓.PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用[J].中國農村衛生,2013-12-15.