關于對電子化采購建設的思考

■ 張嘉桐

關于對電子化采購建設的思考

■ 張嘉桐

信息化技術從20 世紀六十年代逐漸興起，經過無數的跌宕起伏才同20 世紀九十年代才興起的電子化技術有效融合，成長為如今的電子互聯網，為全世界人們帶來了非常方便的獲取信息的方式，將所有的資訊服務都放在了一個網絡平臺上得以無邊界共享，極大程度的彰顯了21 世紀的互聯網新力量。

采購電子化是科學發展觀指導下必然趨勢和必由之路。經濟社會領域的電子化進程已勢不可擋，建立完善的電子化采購平臺將對提高采購透明度和效率，降低采購成本，增強競爭發揮重要作用。并且采購電子化能夠進一步規范采購行為，最大限度地避免人為因素的干擾，抑制了腐敗現象的發生。

一、傳統采購存在的問題

電子化采購即采購當事人充分利用現代信息技術和互聯網技術，在互聯網安全的前提下，通過互聯網進行采購、支付及監督等行為。與電子化采購模式相比，傳統采購模式存在三個薄弱環節：

1.采購成本高，缺少采購靈活性

傳統采購模式主要通過人力和紙質媒介處理各項采購活動。采購雙方為完成一個采購項目的招投標活動，不僅需要消耗大量紙張等耗材，而且還需指派專人進行管理。這種方式既不利于綠色采購、節約資源，又加大了人力、財力的消耗，導致采購成本居高不下，采購靈活性難以體現。

2.容易出現“天價采購、豪華采購”等現象

在傳統采購實踐中出現的廢標或天價采購等采購案例，究其原因，一是采購機構未能采取有效的公開形式。由于采購機構對發布采購信息規定的狹隘理解，即只在采購監督管理部門指定的媒體上發布采購信息，而忽視其他傳播渠道如網絡、簡報的作用。二是信息發布不及時。采購信息具有一定的時效性，過時信息等于無用信息。有些采購機構打“擦邊球”，如將采購公告放到即將到期的時候公布，使得只有少數供應商知道并參與投標，導致供貨商之間缺少有效充分競爭，一定程度影響了采購活動的公開、公平和公正，進而導致了“天價采購、豪華采購”等情況的發生。

3.在制度目標上側重于單純“節支防腐”

采購機構一直把采購重點放在對采購過程的控制。雖然采購過程對采購結果影響重大，但過于關注過程容易導致整個采購流程陷入形式化。實踐中，一些采購機構為了保證采購程序的合規性和規范性，采用復雜的操作流程，導致采購周期較長，效率大打折扣。

二、電子化采購的優勢

一是有利于實現信息披露的公開化、及時化。采購執行機構可以通過網站及時發布招標、詢價、中標結果等信息，采購相關方可以通過網絡及時獲取所需信息，掌握采購動態，而且可以達到最大范圍的告知，讓更多符合條件的供應商參與競標，增加了采購的選擇性，使采購市場的競爭更趨充分。

二是有利于節省采購的時間和費用。采購的整個流程全都采用現代信息技術，供應商可在網上獲取信息并及時提交標書，極大地減少了時間。傳統采購方式在采購計劃的擬訂、招標和投標文件的發送，以及采購合同的簽訂等方面需要耗費巨大的人工、差旅、印刷和郵遞成本，實行電子采購可以節省這方面的支出，大幅度削減采購成本。

三是有利于提高采購的效率。隨著采購規模的擴大和范圍的拓展，傳統政府采購方式無法進行高效的管理。電子采購縮短了采購各方的時空距離，大大減少中間環節，可以即時互動交流，減少了由人工操作帶來的不便以及容易出錯等問題，從而使采購各方可以做到最優采購，提高采購效率。

三、采用電子采購方式的價值

隨著電子通信和網絡技術的迅速發展，采購方法正發生革命性的改變，越來越多的人認可了網上購物、電視購物、電話購物等方式，電子采購已成為一種日益流行的采購工具。

電子采購用行家的一種說法就是電子反向拍賣，簡單地說就是電子拍賣。但與一般拍賣相反，它不是一個賣家、眾多買家、高價競賣，而是一個買家、眾多賣家、購買者以低價競買。我國將反向拍賣，稱為網上競價采購或電子采購。

電子采購包括兩個問題，一是電子通信與電子技術在公共采購中的運用。電子通信所涵蓋的內容和手段，電子信息發布、電子信息提交、電子簽字、電子合同的法律效力，電子采購的“普及標準”等內容；二是電子反向拍賣的使用與規范。目前，電子通信和技術在采購中已大量應用，有電子信息發布、電子信息傳遞、網上信息搜尋、網上提交投標、網上評標、電子簽約、電子支付、電子查閱和電子投訴等等，并具有廣闊的前景。

采用電子采購后，不僅可以增加資金的使用價值、為供應商提供更多的信息，讓采購和供貨雙方節省更多的時間和成本，而且更是改進了對所授予合同的管理、并減少權力濫用和腐敗的機會。

四、應當如何開展電子化采購

計劃申報、批復實現“電子化”有關部門應在短期內開發出采購計劃申報系統軟件，并免費提供給各級采購人使用，采購人需要采購時通過網絡向同級部門直接提交采購計劃，通過網絡進行審批，并將經批復后的采購計劃傳遞給集中采購機構或采購人。

信息發布實現“電子化”采購代理機構、采購人應借助網絡手段將采購信息及時傳送到指定媒體，確保公開招標實現真正意義上的“公開”。

資格審查要實現“電子化”采購代理機構、采購人對供應商的資格進行前期審查時，供應商可以通過電子郵件、傳真等方式將資格性認定材料遞交給采購方，而不必通過實地方式提交，盡可能地減少供應商的時間占用；采購方還可主動登錄網站，查閱核實供應商的基本情況。

文件制作和發售實現“電子化”招標采購機構應制作通用文檔格式的采購文件，向供應商同時提供紙面的和電子采購文件，方便供應商制作投標文件。部分地區在積極推行免費招標文件，如供應商可以直接從政府采購網站免費下載采購文件，這種做法在很大程度上方便了投標供應商，值得完善后推廣。

交易平臺要實現“電子化”各地要積極建立采購網站，為“電子化”交易提供平臺，從協議供貨、定點采購做起，不斷積累經驗，最后把“電子化”逐步擴展到整個采購領域。

開標、評標實現“電子化”為提高工作效率、確保采購結果的準確性，開標的有關情況應及時地輸入計算機，評標工作推行無紙化，有條件的地方應高標準地建設開標和評標場所，添置必備的計算機設備，為“電子化”提供物質保障。

監督管理實現“電子化”采購的具體操作實現“電子化”后，監管工作隨之簡化了，但另一方面難度加大了，監管部門要通過計算機網絡對采購活動進行實時監管。針對新的工作方式，監管部門要積極應對，不斷完善監管手段，提高監督管理的能力。

檔案存儲要實現“電子化”采購的檔案資料非常重要，需要妥善保管。而紙面的檔案容易散失和損壞，因此應通過“電子化”手段對檔案資料進行備份，實現采購檔案資料的準確和完整。

五、實行電子化采購產生的效果

1.與傳統采購平臺相比提高了工作效率，可以降低采購及管理成本。電子化采購的實施能夠縮短招標準備時間減輕工作量從而大大提高工作效率。同時，由于電子化采購的無紙化辦公模式和網絡自身的便捷性，為投標人在招投標環節，也為采購管理部門在后期檔案管理等節約了大量資金。

2.傳統采購平臺相比減少了人為干擾因素，增強了采購的公正性和準確性。采購的電子化是將采購活動的具體運作以電子載體取代人工操作，因此能夠最大顯得地減少人為干擾因素，增強了采購的公正性和采購的準確性。

3.與傳統采購平臺相比提升了信息公告的效果。一是信息傳播及時，克服了雜志類媒體信息傳播速度慢的問題；二是信息的可重復查閱性或者持久性，信息在網絡上刊登之后可以在上面保留很長時間，克服了報紙類媒體一次性閱讀的弊端；三是信息獲取的便捷性，現在網絡已經進入普及時代，網絡具有其他任何媒體都無可比擬的便捷性；四是信息覆蓋面廣泛，報紙、雜志的信息覆蓋面僅限于購買者，而網絡則是通向千家萬戶的。

4.與傳統采購平臺相比提高了公開性，便于監督管理。采購活動的全過程都在公開的環境下進行，采購管理部門只要在網絡上查閱就可實現監管職能，并且一目了然，大大方便了監督管理。

六、電子化采購平臺發展的未來

目前，加快采購的電子化建設已經成為普遍共識。電子化采購平臺建設作為采購中心的工作方式和工作手段，需要穩步推進、分步實施。首先，要樹立高度重視采購電子化建設的意識。要在借鑒發達國家采購制度的基礎上，結合近幾年來采購實踐，抓住有利時機，大力宣傳電子化采購意義和電子化采購經驗，制定電子化采購管理辦法等，為采購電子化發展創造良好的環境。

其次，完善采購管理體制和運行機制，統一作業標準和作業流程，優化資源配置，使得電子化采購系統的建設更具可行性和可操作性；同時采購電子化要根據采購管理體制改革進展情況進行設計、開發和應用，形成良性互動機制，為構建統一的電子化采購平臺提供體制、機制保障。

第三，加強采購隊伍專業化建設，加大對從業人員的培訓力度，打造一支既掌握采購專業知識，又熟悉信息技術的高素質人才隊伍，為電子化采購提供人才支持。同時，在采購過程中，科學的績效評估體系不可缺少，要對采購的投入和最終成果進行客觀評價，提供決策依據。

總之，要以科學發展的態度，充分認識采購電子化的重要性，加快采購統一平臺建設，使其成為采購的“貼身之物”，進一步完善采購制度，確保采購各項功能的有效落實，促進我國信息化發展和產業優化升級。

（作者單位：中國鹽業總公司）