關于加強人防檔案信息化管理工作的思考

黃惠珠

關于加強人防檔案信息化管理工作的思考

黃惠珠

隨著信息技術的快速發展與廣泛應用，必然要求人防檔案管理人員采用科學的檔案管理方法管理檔案，推進檔案管理創新和信息化進程。但是人防檔案管理基礎較差，要實現人防檔案信息化管理，必然會遇到各種各樣的問題。本文擬就當前人防檔案信息化管理存在的主要問題進行分析，并提出對策措施。

人防 檔案 信息化 對策

人防檔案是人民防空戰備建設和管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件資料。隨著信息技術的快速發展與廣泛應用，這就要求人防檔案管理要創新，應用以電子計算機技術為主的科學技術與設備，采用科學的檔案管理方法管理檔案，推進檔案管理的信息化進程，讓檔案事業保持可持續發展的勢頭。因此，實現人防檔案信息化管理，已成為當前和今后一個時期人防檔案工作者的一項重要任務，也是人防檔案事業發展的必然方向和建設重點。本文擬就加強人防檔案信息化管理做些思考，并談些個人粗淺看法。

一、當前加強人防檔案信息化管理存在的主要問題

（一）人防檔案信息化管理意識有待加強

當前，阻礙人防檔案信息化管理推進的一個重要原因，就是從上到下對人防檔案信息化管理沒有引起足夠的重視。這不僅僅表現在直接參與到檔案管理的工作人員身上——這些人員由于受到傳統檔案管理觀念的影響，一時之間無法接受新觀念，總認為實現檔案信息化建設不是那么迫切；甚至有的還認為，要實現檔案信息化管理就必須將現存的檔案通過各種方法轉換為數字信息存儲起來，這個轉換過程會增加自己的工作量，從而對檔案信息化的推進產生消極作用。同時，一些人防單位領導由于沒有接觸過信息化檔案管理的內容，并不知道檔案信息化管理對單位檔案管理帶來的好處，甚至還認為檔案信息化管理并不能夠帶來明顯的效益，反而還需要花費更多的投入去實現信息化，因此很少花心思用在檔案信息化管理建設上，從而制約了本單位人防檔案信息化管理的加強。

（二）人防檔案信息化管理硬件設施有待完善

由于大多數地區人防部門對人防檔案信息化管理的資金投入不足，直接影響人防檔案信息化管理的基礎設施建設，普遍存在人防檔案室設備簡陋、陳舊的現象，無法滿足基本的人防檔案信息化保管的要求。雖然一些人防部門也配備了一些打印機、計算機、掃描儀等設備，但很少有單位配備那些安全系數較高、性能比較穩定的大容量存儲設備、網絡設備、軟件平臺。由于基礎設施投入不足，部分人防單位甚至沒有專門的檔案室，更不用說有控溫降溫設備，從而很容易導致人防檔案損壞，難以維護人防歷史本來面貌，給查找利用工作帶來諸多不便。同時，由于硬件設施無法跟上檔案信息化管理要求，使得人防檔案信息化管理受到嚴重制約。

（三）人防檔案信息化管理的人員素質有待提高

加強人防檔案信息化管理，要求人防檔案管理者必須具備較好的專業素質才能勝任。這不僅要求人防檔案管理工作人員要有牢固的檔案管理知識，還要求他們能夠掌握一定的計算機信息技術知識，能夠熟練地操作使用計算機。但是目前人防部門大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄，更不用說運用信息化管理檔案。同時，由于人防的編制普遍偏少，大多數人防檔案人員身兼數職，加上很大一部分檔案管理人員年齡都較大，對檔案工作精力投入不足，尤其是他們接受新知識的速度較慢，對于各種先進的計算機信息技術都不能夠及時掌握，這就使得現在的人防檔案管理人員很難滿足檔案信息化管理的要求。

（四）人防檔案信息化管理中存在的重保存、輕利用問題有待解決

由于人防檔案工作涉及國防、軍事等領域，部分檔案涉密，因此加強人防檔案信息化管理，就必然會面對各種信息安全問題。但由于很多人防部門沒有正確處理好保密規定與開發利用之間的關系，人防檔案管理工作普遍存在著重保存輕利用的現象。在檔案信息的開發利用中，很多人更注重安全問題，沒有深入發掘檔案信息資源的潛能，大批人防檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的人防檔案長期被束之高閣，造成檔案浪費。特別是人防部門人員對檔案信息了解不及時、不全面，失去了檔案信息利用的有效性，因此人防檔案管理人員的價值也就無法實現。

（五）加強人防檔案信息化管理的標準化建設有待強化

人防檔案管理信息化建設之所以開展得不順利，一部分原因是涉及到保密和自身特點，在實踐中常常出現地區之間對案卷分類、案卷題名、卷內目錄、文件編號、保管年限等標準不統一的情況，很多人防檔案還無法充分滿足分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求；但更主要的問題，還是因為我國人防檔案管理信息化沒有一個統一規范化標準，人防檔案信息化建設基本都是各自為政。同時，由于現在市場上所推廣與使用的一些人防檔案管理軟件都不能夠適應人防檔案信息化建設的發展要求，因此迫切要求推動人防檔案信息化保管的規范化和標準化。只有這樣，才能進一步打好人防檔案的數字化管理基礎，為人防檔案信息化工作引入科學化、制度化、高效化的理念。

二、加強人防檔案信息化管理的對策措施

(一）強化組織領導，著力樹立做好人防檔案信息化管理工作的使命感

人防檔案的信息化管理工作，是記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的一項神圣工作。因此，人防部門要加強對人防檔案工作的領導，把加強人防檔案信息化建設納入工作規劃和年度計劃，做到分工明確、措施到位、人員落實，使人防檔案信息化管理工作與業務工作同推進、同發展；要強化對人防檔案管理信息化責任感和使命感的認識，切實將人防檔案信息化建設納入到人防現代化建設的整體規劃上來，安排專職的檔案管理人員，并及時解決檔案管理信息化過程中出現的各種問題。要更新服務觀念，強化服務意識，拓展人防檔案服務領域，高效利用人防檔案信息資源，為社會經濟發展和城市建設提供可靠的服務保障。只有這樣，才能真正體現出人防檔案信息的服務價值，才能為人防規范化建設與科學管理積累寶貴經驗和信息財富。

（二）加大經費投入，著力加強人防檔案信息化管理的基礎設施建設

人防檔案是平時人防工作的寫真和重要依據。而對人防檔案信息化管理硬件設施的投入，是人防檔案管理信息化建設的基礎，也是保障人防檔案信息化管理質量的重要條件。因此，要加強人防檔案信息化管理的軟硬件設施和制度建設，完善相關設施，配備相應設備，提高檔案保管和安全防護水平。要將檔案建設經費列入年度財務預算，充分考慮檔案數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化等因素，不斷加大經費投入，配置相應的調溫除濕設施、庫房安全報警設施、網絡安全設備等設施設備，解決好檔案管理基礎設施建設等關鍵性問題。要結合新型檔案室層級要求，分門別類建立文書、財務、工程、聲像、電子等檔案，配備人防檔案管理專用計算機、掃描儀、刻錄機、復印機、管理軟件等信息化設備，加快推進檔案管理的信息化進程，確保檔案資料的收集、入存、保管、使用率百分百。要加快人防檔案管理數字化建設，安裝統一的人防檔案管理信息系統，充分利用計算機網絡的功能，建立電子影像檔案數據庫。

（三）注重能力建設，著力提高人防檔案人員的業務素質

人防檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員、管理人員素質的好壞，事關人防檔案信息管理的成敗與利用和開發，嚴重影響到人防檔案標準化、規范化、信息化管理進程。為此，各級人防部門務必要重視檔案管理人員素質建設，加強對他們定期業務培訓，進一步提高他們的事業心和責任心，提高業務素質。尤其要要注意選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。經常要將這些人員派出去參加省、市檔案部門組織的檔案管理人員業務技能培訓和學習交流活動，不斷提高他們的工作效率和專業管理水平。要優化人員結構，使更多既懂得檔案專業知識又懂信息知識的人才上崗，充分發揮檔案人員的聰明才智，讓他們在檔案工作上施展才華，使他們覺得檔案工作有所作為。

（四）突出安全保密，著力做好人防檔案信息資源的開發利用工作

人防檔案信息化管理要堅持把做好保密工作與開發利用并重，著力解決重保密、輕開發的問題。首先，要嚴格執行保密制度，將計算機與互聯網物理隔離，實行內外網管理，凡上互聯網的計算機均不準存放涉密資料，對于各種儲存磁盤的管理和使用必須按照要求，編排目錄、造冊登記，確保人防檔案保密工作萬無一失。其次，隨著城鎮化建設的深入推進，人防檔案在城市地下空間開發、人防工程平時開發利用和防災減災工作中將發揮越來越重要的作用，因此要提出切實可行的辦法，確保人防工程檔案開放利用工作具有可操作性。要切實改進工作方式，做好人防檔案保密期限的區分及解密工作，對過期的工程檔案應及時作出解密處理。要做好檔案的審查工作，科學準確地區分和判定檔案的開放與控制使用范圍，依據相關保密法律法規，明確人防檔案開放利用的范圍，從而使檔案信息資源得到充分開發利用，為經濟建設提供服務。

（五）制定技術規范，著力強化人防檔案信息化管理標準化建設

由于對人防檔案信息化管理沒有出臺相應的標準，許多地方按各自的標準進行了建設，但大多數地方基本沒有加強這方面的建設。即使有建設的地方，也只是傳統意義上人防檔案保護標準化。比如，主要是指檔案庫房、檔案設施、檔案裝備等標準化以及紙質檔案管理保護標準化。但是，隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現了機讀檔案、聲像檔案、圖片檔案等許多新型載體的檔案，大量的人防檔案信息也將被電子化以文件的形式保存起來，存儲于各式各樣的磁盤、光盤、硬盤、數據流磁帶等不同形式介質中。這些以新型檔案載體作為對象的檔案保護標準化，不僅要求我們要研究有效保護和保管檔案載體的方式方法，更要研究如何保護人防檔案信息內容的安全性、真實性、完整性、有效性及可用性的措施，借助技術和管理雙重手段，逐步建立科學、有效的人防檔案信息化管理體系，形成系列而完整的標準技術規范，促進人防檔案信息資源的價值實現，推動人防檔案文明的保護與傳承。

總之，加強人防檔案信息化管理是一項艱巨又重要的工作。因此，我們要按照科學發展觀的要求，結合人防建設發展的現實需要，加強思想認識，敢于突破創新，加大投入力度，打造一流隊伍，完善管理制度，切實推動人防檔案信息化管理工作再上新臺階。

（作者單位：三明市人防信息保障中心）

[1]陳妍.對人防工程檔案管理中的保密工作的探討[J].中國管理信息化，2011（23）.

[2]王鐵男.對做好人防工程檔案工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[3]莊桂清.地方人防檔案管理中的保密問題[J].陜西檔案，2006（5）.