檔案管理存在的問題與改革措施分析

于漫江

檔案管理存在的問題與改革措施分析

于漫江

檔案管理作為高校管理工作中的重要組成部分，不僅是校園文化發展的基礎與高校制定發展規劃的依據，也是進行高校評估的參考標準，科學化的檔案管理有利于提升高校的教學質量與科研水平，實現高校的可持續發展。在新形勢背景下，高校檔案管理工作面臨著一系列的挑戰與機遇，這就需要檔案管理人員詳細分析工作中出現的問題，積極改革檔案管理工作，使其更好地適應新時代的發展要求。

檔案管理 問題 改革措施

高校檔案記錄著學校不同發展階段的重要信息，可以客觀真實反映出高校的實際發展情況，對高校的管理、科研、教學、修志、編史等一系列工作具有重要的意義。

一、檔案管理存在的問題分析

檔案管理存在的問題主要表現在以下幾個方面：一是重視度不高。部分高校領導在實際工作中忽視檔案管理的重要性，缺乏較強的檔案觀念，錯誤地認為檔案管理工作只是一項普通而簡單的工作 同時許多師生不能全面了解檔案管理工作，檔案管理人員認為其只是保管工作，缺乏較強的工作責任心，無法做好檔案歸檔等工作，導致檔案資料的缺失。

二是缺乏完善的檔案管理制度。高校檔案管理工作一直都不受重視，管理人員在實際工作中較為渙散，工作能動性不強，加上缺乏完善的檔案管理制度，監督制度執行效率不高，導致部分管理制度流于形式，檔案管理也無法跟上高校的發展需要。

三是經費投入不足。當前高校辦學過程中，在檔案管理經費投入方面相對有限，導致檔案管理工作缺乏軟硬件設施的支持，無法構建高起點的現代檔案館網絡[1]。如部分高校檔案庫房與國家標準嚴重不符，如保存的檔案自己模糊、錄像帶不能播放、照片褪色、紙質腐爛等，或者是檔案管理信息的保密性與安全性不強，影響檔案管理工作的有效開展。

四是缺乏高素質人才。部分高校檔案管理人員多是學歷偏低和年齡偏大的職工，缺乏較強的責任意識與管理意識，人員穩定性較差，不能及時全面收集重要的檔案資料。同時在現代化檔案管理工作中，需要管理人員熟練掌握通訊網絡技術和計算機技術，精通檔案業務，但實際上年齡偏大的人員難以掌握現代化技術，而年輕懂技術的人員不愿從事該項工作，這些都制約了高校檔案事業的發展。

二、檔案管理的改革措施

（一）提高重視度

高校實施檔案管理工作時，應該加強領導者和管理人員的檔案管理意識，利用不同的路徑提高對檔案管理的重視度，如積極宣傳相關的檔案管理知識與法律法規，恰當選擇檔案利用的實例來展示使用檔案所獲得的成效。同時高校可以組織與檔案高效利用與科學管理相關的講座活動，大力宣傳檔案利用和檔案價值開發等工作，對檔案管理的基礎知識進行普及，使全校師生都支持和參與檔案管理工作，有效改變該項工作長期處于隔絕的現狀，提高檔案意識，形成檔案管理工作的新形象。

（二）建立健全檔案管理制度

高校要想實現規范化與制度化的檔案管理工作，必須要建立健全檔案管理制度，如檔案保密制度、檔案統計制度、檔案修破補充制度、檔案借閱制度、檔案管理制度、檔案接收制度等。同時高校也要構建獨立的檔案管理機構，對檔案管理體制進行理順，按照循序漸進、實用實效、量力而行的原則，做到分開管理、統一領導[2]。

（三）加大經費投入

有些高校的辦學規模不斷擴大，辦學水平與辦學層次有所提高，檔案的數量也隨之增加，這就需要積極擴大檔案的庫容空間，合理利用現代化的設備，為檔案管理工作的順利開展提供便利條件。現階段，高校檔案管理工作逐漸步入到網絡管理的時代，因此需要適當改進軟件環境與硬件設施配備，在檔案利用、開發、存儲等環節科學運用數字化技術、計算機技術、監控技術等，最大限度發揮出檔案信息的社會經濟效益及科研效益，提高檔案信息的存儲能力，實現檔案的信息化管理。

（四）加強人才隊伍建設

人才是高校檔案管理事業良性發展的基礎，高校在檔案管理工作中迫切需要一批精通業務、懂技術的信息人才，因此在實際工作中必須要遵循以人為本的管理理念，在專業技術人員培訓的規劃中適當納入檔案人員培訓提高，加強在職人員的培養與繼續教育，始終堅持脫產培訓與自學提高相結合、系統全面培養與崗位教育培養相結合。同時高校應該積極選調和引進計算機專業人才，利用培訓班的開設來培養精通檔案業務與計算機技術的復合型人才，制定科學的考核機制，考核人員的安全意識、理論知識、職業操守和業務技能，使管理人員具備較高的文化程度和綜合素質，更好地應對信息技術發展對檔案管理工作帶來的沖擊。

三、結語

綜上所述，高校檔案管理工作作為一項長期而艱巨的工程，在實際工作中還存在一些問題，如重視度不高、缺乏完善的檔案管理制度、經費投入不足、缺乏高素質人才，嚴重影響了檔案管理水平的提高。針對這種情況，高校應該結合具體情況，提高重視度，建立健全檔案管理制度，加大經費投入，加強人才隊伍建設，從而保證檔案管理工作的順利實施，實現檔案管理事業的可持續發展。

[1]劉曄．淺談當前高校檔案管理存在的問題與改革的措施[J]．寧夏大學學報(人文社會科學版),2015(06):189～191．

[2]祁巧榮．檔案管理工作中存在的問題及措施分析[J]．辦公室業務,2016(22):119．

（作者單位：恩施州地質災害監測防治中心）

于漫江（1983-），男，漢族，湖北建始人，碩士，科員，研究方向：檔案管理、地質災害防治。