汽車企業的供應商檔案管理

陶霞菊

（安徽江淮汽車集團股份有限公司，安徽 合肥 230601）

汽車企業的供應商檔案管理

陶霞菊

（安徽江淮汽車集團股份有限公司，安徽 合肥 230601）

供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，有利于更好的了解供應商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力，是建立長期供需合作關系決策的重要依據。

供應商；檔案管理；供應商管理制度

CLC NO.: U461.9 Document Code: B Article ID: 1671-7988 (2017)09-79-03

1、引言

1.1 背景

企業面對全球化及競爭的環境，與其它的上下游成員形成供應鏈已經是必然的趨勢，而采購功能直接的影響企業的競爭能力，隨著采購的重要性增加，企業或組織供應商的關系也日趨密切，目前國內外有許多研究供應商選擇的相關文獻，對供應商的日常評估這一方面研究甚少。由于尋找及評估新的供應商需要高成本，所以企業應傾向與現有供應商合作及增加供應商的績效，更進一步完善供應商檔案信息，因此現今的商業環境強調與重要供應商發展長期合作關系，企業應識別優秀供應商和績差供應商，為采購決策提供依據，同時促進和幫助績差供應商的改進，不斷優化配套資源，提升供應鏈的競爭力，因此評估現有供應商績效為值得研究的方向，供應商檔案信息調研是其基礎。

1.2 目的

供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，為保證供應商資料的保密性及時效性，并有利于更好的了解供應商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力，是建立長期供需合作關系決策的重要依據。供應商檔案管理作為供應商管理的基礎，為供應商開展采購業務、提升采購效率、降低采購成本，提供了準確、有力的支撐。

2、供應商檔案管理相關理論

2.1 供應商管理

供應商管理是供應鏈采購管理中一個很重要的問題，它在實現準時化采購中有很重要的作用。供應商管理就是通過維護和加強伙伴關系，使供需雙方進一步發展成為戰略合作伙伴關系，產生新生產能力，將供應環節價值增值提升的過程。供應商管理是采購工作中一項極為重要的環節，不斷優化和改善供購關系是供應商管理的終于手段。

供應商管理指標體系包括四個方面：質量（Quality）、成本（Cost）、交貨（Delivery）、服務（Servise），統稱QCDS。前三個指標各行各業通用，相對易于統計，屬硬性指標，是供應商管理績效的直接表現；服務指標是供應商增加價值的重要表現。前三個指標廣為接受并應用；對其余指標的認識、理解則參差不齊，對其執行則能體現管理供應商的水平。

供應商管理，其內容包括供應商開發、供應商檔案信息存檔、供應商評選、供應商聯盟、供應商績效評估及供應商的退出等。其中供應商評選和評估是供應商管理的一個最重要的環節，只有客觀、科學地評估供應商和進行供應鏈管理，才能共同為最終用戶提供最大價值的產品和服務。供應鏈管理成為關系到企業生存和發展的關鍵，而供應商評估則是做好供應鏈管理、使供應鏈合作關系正常運行的基礎和前提條件。

2.2 供應商檔案管理對象

（1）從時間序列來劃分：老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。

（2）從業務合作程度來劃分：淘汰供應商、潛在供應商、候選供應商、準供應商、合格供應商。包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對于第一類供應商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的供應商，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對于第三類供應商，檔案管理的重點是全面搜集和整理資料，為即將展開的交易業務準備資料。

（3）從供應商性質來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同， 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。

（4）從供應數量和市場地位來劃分：包括主力供應商（供貨時間長、供應量大等），一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。

2.3 供應商檔案管理方法

（1）收集供應商資料，主要的收集渠道是有意向與我司建立業務合作伙伴的供應商。

（2）建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作，是建立供應商檔案卡（又稱供應商管理卡、供應商資料卡等）。采用卡的形式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

① 提供供應商資料卡，由供應商填寫。

② 由采購員通過平常的業務活動或其他各種渠道了解、收集供應商的相關資料。

③ 通過本公司和供應商已發生的采購情況（包括產品性能、產品質量、售后服務等實際情況）。

然后根據這三種渠道反饋的信息，對供應商的相關資料進行整理、核實匯總，填入供應商檔案卡。

（3）通過采購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是：編制供應商信息周報，匯總整理，周會時上報總經理，據此建立綜合的供應商檔案。

(4) 整理材料，將已經建立供應商資料卡的供應商信息進一步的整理，完善。

（5）定時更新供應商的供貨信息，做到與市場同步，隨時了解供應商最新的相關信息。

3、 汽車企業的供應商檔案管理

3.1 汽車企業供應商的特點

3.1.1 供應商結構復雜

由于汽車產品的復雜性，汽車產業的供應鏈是最復雜的供應鏈系統之一。汽車制造企業為滿足客戶的不同需求，在制造、組裝和總裝時，需要從大量的零部件供應商手中采購大量的物料，目前汽車制造企業都采取分散式采購，即每個汽車制造企業都有自己的供應商網絡，零部件種類在1000種以上，而供應商數量在百家以上。近年來，汽車制造企業改革供應體制，由單個汽車零部件采購轉變成為模塊化采購，由多個零部件供應商采購轉變為向少數系統供應商采購，逐步形成多級供貨體系。

3.2 汽車企業的供應商檔案管理

通過及時的掌握供應商信息變更，準確、完善的整理供應商檔案信息，科學的評價體系，準確、全面的評估供應商的綜合績效，識別優秀供應商和績差供應商，為采購決策提供依據；以檔案信息為支撐、績效為導向引導供應商持續開展過程和實物質量的提升，促進和幫助績差供應商的改進，不斷優化配套資源，提升供應鏈的競爭力。

3.2.1 供應商分類

從公司對供應商的依賴度及供應商對公司的依賴度兩個維度，供應商可分為如下三類：

（1）戰略協作型：指那些對公司有戰略意義的供應商，提供的產品技術國內無替代或者在國內重卡領域里占有絕對優勢的供應商，這些供應商的存在對公司至關重要，對這類供應商應該培養長期關系；

（2）合作型：提供的產品或服務具有可替代性，供應商愿意為公司發展作出一定貢獻，且總體績效較好，基本的管理策略是發展長期合作關系；

（3）一般交易型：供應商與公司之間的相互依賴度都低，基本的管理策略是以短期的交易買賣關系為主。

根據供應商所供零部件產品的特點，汽車制造企業的供應商可分為四大類：動力類、金屬類、電器類、非金屬類。

3.2.2 供應商檔案管理內容

為保證供應商資料的保密性及時效性，更快、準確的查找供應商信息及更及時追蹤掌握供應商信息變更情況，公司以紙質版、電子版兩種存檔形式，從供方名錄檔案、供方基本信息檔案、供方經濟合同檔案、OTS、PPAP檔案等方面建立并管理供應商檔案。

（1)合格供方名錄：代碼、主供產品、產品重要度、屬性。清單必須報總經理簽批。

（2）合格供方基本信息檔案：有效的營業執照、有效的稅務登記證、有效的組織結構代碼證、有效的質量體系證書、供應商現場審核表、主要生產設備統計表、主要檢測試驗設備統計表、產品配套統計表、供應商基本信息調查表、潛在轉候選供應商、候選轉準供應商、準供應商轉合格供應商評定記錄表、試裝評審合格單及驗證報告；

（3）臨采供方檔案：有效的營業執照、有效的稅務登記證、有效的組織結構代碼證、有效的質量體系證書、供應商現場審核表、主要生產設備統計表、主要檢測試驗設備統計表、產品配套統計表、供應商基本信息調查表、臨采采購合同。

（4）合同價格：年度訂貨合同、配套協議、價格協議及相關補充協議；

（5）招議標類報告：按屬性、年份編號歸檔；

（6）備件采購合同：合同、配套協議、價格協議及相關補充協議；

（7）供應商檔案變更申請表：申請廠家、聯系方式、變更原因、變更方式、變更前后狀態。報總經理或副總經理簽批；

（8）零部件OTS檔案：OTS文件資料、OTS文件審核報告、OTS文件審核問題整改表、外購件檢查報告單、新產品評審表、產品試裝評審報告、OTS認可報告；

（9）零部件PPAP檔案：PPAP文件資料、PPAP文件審核報告、PPAP現場審核評分表、PPAP現場審核報告、PPAP審核問題整改表、外購件檢查報告單、PPAP認可報告。

（10）新開發相關類報告：按屬性、年份編號歸檔；

（11）供貨比例調整通知單: 按供應商名錄、屬性、年份編號歸檔；

（12）供應商績效評價：按照屬性、層級、月份歸檔。

3.2.3 供應商檔案管理要求

（1）臨采供應商檔案完整性遵循誰開發誰負責原則；歸檔的文件按照要求要齊全、份數完整、字跡清晰，每份文件不缺張少頁，文件的正本與附件及批復原件都必須歸檔。

（2）檔案的借閱和保管：非本人所屬產品，不得查閱供方經濟類合同檔案（本部門內部人員允許查閱，不允許復制或者擅自帶走，經的檔案管理人員同意后方得復制或者登記帶離）；外單位人員因公來部門借閱、復制檔案時，必須經雙方部門負責人審核簽字后方可借閱、復制；借閱人必須在指定地點查閱；檔案管理人員對歸檔的檔案材料，做好整理、修補、裝訂、更新工作，并保持檔案的完好整潔。

歸檔時間：歸檔時間分為定期和隨時；定期歸檔分為月度或年度，按照時間節點定期對月度、年度檔案收集更新；隨時歸檔是文件形成后較短時間內，整理后統一交由專人歸檔。

對于沒經的檔案管理人員同意而擅自拿走或者復制相關供應商檔案信息者，凡被發現者，一切情況自負。

4、結論

本論文通過對汽車制造企業的供應商特點分析，結合重型車公司實例，編制了供應商檔案管理制度，并建立了供應商檔案管理模式。重型車公司供應商檔案管理為紙質、電子兩種存檔模式，保證了供應商資料的完整性、保密性、及時性，能使相關人員更準確、更及時的掌握供應商相關信息變更，更方便、更速度的查找供應商信息，為供應商管理奠定了基礎。

[1] 范巧燕.企業檔案管理.經濟管理出版社2008.

[2] 曾嶸.汽車零部件供應商管理.機械工業出版社 2014.12.

[3] 周云.采購成本控制與供應商管理.機械工業出版社2014.11.

[4] 翟光明.采購與供應商管理.中國物資出版社2009.3.

[5] 戈登.供應商評估與績效.中國財富出版社.2014.3.

Supplier file management in automobile enterprises

Tao Xiaju
( Anhui jianghuai automobile Co., LTD., Anhui Hefei 230601 )

Supplier file management is an important content of purchasing management, and it not only understood as the collection and archiving of data suppliers. To establish perfect supplier file management system and supplier management system, is conducive to the better understanding of supplier process capability and product management functions, the more clearly confirm whether there is to provide cost, delivery, product quality is important basis to establish long-term cooperative relation between supply and demand decisions.

supplier; file management; Supplier management system

U461.9

B

1671-7988 (2017)09-79-03

10.16638/j.cnki.1671-7988.2017.09.029

陶霞菊，就職于安徽江淮汽車集團股份有限公司。