機動車安檢機構管理體系內部審核策略研究

戴曉鋒

（揚州工業職業技術學院，揚州225127，中國）

機動車安檢機構管理體系內部審核策略研究

戴曉鋒

（揚州工業職業技術學院，揚州225127，中國）

內部審核有時也被稱為第一方審核，由機動車安檢機構自己進行，審核的對象是機動車安檢機構自己的管理體系，驗證機動車安檢機構的管理體系是否持續地滿足規定的要求并且正在運行。內部審核為有效的管理評審和糾正、預防措施提供信息，其目的是證實機動車安檢機構的管理體系運行是否有效，可作為機動車安檢機構自我合格聲明的基礎。

內部審核；管理體系；管理評審；機動車安檢機構

1 概述

1.1 定義

內部審核是機動車安檢機構自行組織的管理體系審核，按照管理體系文件規定，對其管理體系的各個環節組織開展的有計劃的、系統的、獨立的檢查活動。內部審核簡稱“內審”，是機動車安檢機構自己進行的，用于內部目的的審核，也稱第一方審核，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動。機動車安檢機構應當編制內審控制程序，對內部審核工作的計劃、籌備、實施、結果報告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗證等環節進行合理規范。

1.2 目的

質量管理體系內審是檢查本單位各項質量活動是否符合評審準則與質量管理體系文件的一項重要工作。通過內審，能自我發現問題、分析原因、采取措施解決問題，以實現質量管理體系的持續改進。內審活動必須得到最高管理者的全面支持，否則無法開展，也不會產生預期的效果。審核結果報告需經最高管理者審批，不符合項需由質量負責人糾正行動，并制定預防措施。其目的如下：

⑴確定滿足審核準則的程度：

①確定受審核部門的質量管理體系對規定要求的符合性；

②評價對客戶、法律機構和認可組織要求的符合性；

③確定所實施的質量管理體系滿足規定目標的有效性。

⑵管理者將根據內審情況做出改進和完善質量管理體系目標的決策。

⑶管理者可以通過內審了解質量體系的活動情況與結果，為改善質量管理體系創造機會和條件。

1.3 范圍

審核活動的范圍是指在包括固定的、臨時的、可移動的或多個地點的場所的設施以及部門、要素等審核活動所涉及的領域或范圍。

1.4 依據

內審的依據（又稱審核準則）：

⑴機動車安檢機構的質量方針、目標和管理體系文件（包括質量手冊、程序文件、作業指導書、質量監控計劃等）；

⑵客戶的要求、標書和合同條款；

⑶國家或行業的有關法律、法規或標準；

⑷檢驗檢測機構資質認定評審準則。

1.5 審核的原則

⑴審核的客觀性：依據客觀證據；形成審核發現；審核過程形成文件。

⑵審核的獨立性：審核是被授權的活動；審核過程公正、客觀；審核員不能與審核自己直接相關的活動。

⑶審核的系統性：審核活動有程序可依；對審核活動先行策劃，制定活動計劃，依計劃進行；有規范的步驟和技巧。內審發現問題應采取糾正、糾正措施并跟蹤驗證其有效性，對發現的潛在不符合制定和實施預防措施。內審過程及其采取的糾正、糾正措施、預防措施均應予以記錄。內審記錄應清晰、完整、客觀、準確。

1.6 審核頻次

⑴常規審核：按年度計劃進行。每年至少一次，覆蓋質量管理體系的所有要素。

⑵特殊情況下審核：當出現下列情況時，增加內審頻次：

①出現質量事故或客戶對某一環節連續投訴；

②內部監督連續發現質量問題；

③組織結構、人員、技術、設施發生較大變化；

④第二方或第三方現場評審前。

2 內審中各部門和人員的職責

內審員應當經過培訓，能夠正確理解評審準則、清楚內審的工作程序、掌握內審的技巧方法和具備編制內部審核檢查表、出具不符合項報告的能力。

在人力資源允許的情況下，應當保證內審員與其審核的部門或工作無關，確保內部審核工作的客觀性、獨立性。

2.1 人員職責

2.1.1 最高管理者

⑴支持內審員的工作；

⑵認識內審工作的意義和作用；

⑶及時了解內審結果為改進提供依據。

2.1.2 質量負責人

⑴策劃內審并批準并組織年度內審計劃；

⑵指定組成內審組及任命組長；

⑶將內審計劃通知組長和受審核部門；

⑷負責不符合項追蹤；

⑸負責內審質量和內審員培訓；

⑹批準內審總結報告。

2.1.3內審組長

⑴編制內審實施計劃；

⑵組織內審組實施內審；

⑶負責與被審核部門溝通與反饋信息；

⑷主持內審首次與末次會議；

⑸向質量負責人報告內審實施進程中遇到的重大問題；

⑹清晰明確地報告內審結論；

⑺簽發不符合項通知書；

⑻編寫內審報告。

2.1.4 內審員

⑴編制內審檢查表；

⑵向受審核方傳達和闡明審核要求；

⑶有效地執行內審實施計劃；

⑷記錄審核發現；

⑸報告審核結果并形成不符合項通知書；

⑹負責對內審發現的不符合項跟蹤和驗證；

⑺收存與審核有關的文件（通稱“內審記錄”）。

2.2 各部門職責

2.2.1 質量管理部門

⑴編制內審計劃并通知相關人員和部門；

⑵協調內審工作；

⑶準備內審文件；

⑷收集內審記錄；

⑸分析內審結果；

⑹組織跟蹤驗證糾正措施；

⑺管理內審員；

⑻起草內審總結；

⑼完成內審材料歸檔。

2.2.2 受審部門

⑴了解審核計劃并在審核前進行自查；

⑵配合審核組確認并實施審核計劃；

⑶將審核的目的和范圍通知有關員工；

⑷指定陪同內審組的聯絡員；

⑸當內審員要求時，為其使用有關設施、證明材料提供便利；

⑹確認或提供有力證據反對內審員提出的不足或缺陷；

⑺提出并組織落實審核發現的不符合項糾正措施。

3 內審步驟

質量管理體系內審的步驟一般分為5個階段：內審的策劃與準備、內審的實施、編寫內審報告、跟蹤審核驗證、內審總結。

3.1 內審的策劃與準備

按照內審程序文件的規定，每年年初，質量負責人要組織質量管理部門及有關人員策劃并編制《年度內審計劃》，內容包括內審的目的、性質、依據、范圍、審核組人員、日程安排。每次內審前，質量負責人授權成立內審組，由質量部門或審核組長制定《內審實施計劃》，準備審核工作文件，工作文件主要是指審核所依據的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》、國家有關法律法規等文件以及編制《現場審核檢查記錄表》《不符合項報告表》《內部審核結果表》等。所準備的文件必須是有效版本，且已在安檢機構得到實施。《內審實施審核計劃》內容包括：審核組人員、分組情況、職能分配、時間安排、提交內審結果報告的時間等具體事項。《專項審核計劃》報質量負責人審批后，由質量管理部門在正式審核前5－10日發至有關部門和人員。

3.2 內審的實施

內審的實施按照首次會議、現場審核、碰頭會、開具不符合項及召開末次會議的程序進行。

以首次會議開始現場審核，內審員依據《質量手冊》《程序文件》《現場審核檢查記錄表》等進入現場檢查、核實，在現場審核時，內審員可運用各種審核方法和技巧，通過與受審核部門負責人及有關人員交談、查閱文件、現場檢查、調查驗證等方法，收集符合或不符合的客觀證據，并做好詳細記錄，對發現的不合格（不符合）項應當場向受審核方指出，取得受審核方確認后，收集審核證據，對照評審準則等找出問題，并對審核情況進行綜合分析，經受審方確認后開具不合格項報告，得出審

核結論，并以末次會議結束現場審核。末次會議上，由內審組長宣讀《不符合項報告》，做出審核評價和結論，提出建議的糾正措施要求。

現場審核是整個內審的關鍵環節。內審工作的大部分時間用于現場審核，最后的內審報告也是依據現場審核的結果形成的。因此，對現場審核的控制以及審核技巧的應用就成為審核成功的關鍵。

3.3 編寫內審報告

內審報告是內審組結束現場審核后必須編制的重要文件。內審組長在末次會議后應盡快完成內審報告的編寫，報告對審核中發現的問題（不符合項）做出統計、分析、歸納和評價，內審報告應規范化、定量化、具體化。內審報告經內審組全體成員通過，并簽名報質量負責人批準后由質量管理部門發至各部門。內審報告作為管理評審內容之一，內審報告提交后，內審工作即告結束。大型安檢機構可成立多個內審組，最終有質量管理部門按照被審核部門匯總編制《XXXX年度內審不符合項分布表》。

3.4 跟蹤審核驗證

跟蹤審核驗證是內審工作的延伸，同時也是對受審方采取的糾正措施進行審核驗證，對糾正結果進行判斷和記錄的一系列活動。內審組長應指定一名或幾名內審員對不符合項的糾正、對糾正措施有效性進行跟蹤驗證并確認完成及合格后，做好跟蹤驗證記錄，將驗證記錄等材料整理歸檔（糾正措施完成情況即糾正措施的驗證情況可在不符合項報告中一并體現）。質量管理體現內部審核工作流程圖見圖1、表1(見上頁）。

3.5 內審的總結

本年度的內審全部完成后，尤其是滾動內審或多場所內審全部完成后，質量管理部門或質量負責人應對本年度的內審工作進行全面的評價。包括年度計劃是否合適、組織是否合理、內審人員是否適應內審工作、經驗教訓及今后的打算。

Study on internal audit strategy of management system of motor vehicle safety technical inspection organization

DAI Xiaofeng
（Yangzhou Polytechnic Institute,Yangzhou225127,China）

Internal audit is sometimes referred to as the first party audit, carried out by the motor vehicle safety and technical inspection organization, the audit object is the motor vehicle safety technical inspection organization own management system, verification of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is continuously meet the specified requirements and running. The internal audit for preventive measures to provide information for management review and correct and effective, its purpose is to confirm the operation of motor vehicle safety and technical inspection organization management system is effective and can be used as the basis for motor vehicle safety and technical inspection organization's self declaration of conformity.

Internal audit; management system; management review; motor vehicle safety technical inspection organization