就業與管理需求導向下的高校學生檔案管理改革

王爽

（陜西交通職業技術學院，西安 710021）

就業與管理需求導向下的高校學生檔案管理改革

王爽

（陜西交通職業技術學院，西安 710021）

學生檔案既是學生在高校學習與成長的完整記錄，又是高校對學生進行培養的重要方式。以高校學生檔案管理的重要性為切入點，探討新時期高校學生檔案管理存在的問題，并對今后的發展路徑進行探索，以期完善學生檔案管理改革，為推動高校學生就業提供積極服務。

高校；學生檔案；管理；就業

一、高校學生檔案管理的重要性

高校學生檔案是學生在高校學習、生活以及參加各種活動之時所形成的有一定保存價值的全部檔案材料，它與干部檔案及高校教學檔案中的學籍檔案等不同，將學生個人視作單一的保管單位，屬于一種獨一類別的實體檔案。高校學生檔案對學校培養學生的整個過程、學生的成長經歷以及具體發展情形予以反映，向國家、社會、用人單位對人才的選拔與任用提供重要的參考依據。

在對高校學生進行培養之時，學生檔案發揮著重要的作用。對人的培養是高等院校的根本任務，高校教育始終將育人貫徹其中。育人工作的完善以對學生的了解為前提，這是因材施教、有的放矢的要求。高校學生檔案對學生德智體美勞全方面的發展狀況予以記載，產生于學生接受教育的全過程，從不同角度真實地記錄著學生的成長及其基本情況，能夠對學生的了解與考察提供幫助，以第一手資料支持于學生的培養與教育工作。在具體的工作實踐過程中，很多輔導員都對學生檔案的開發與利用予以高度的重視，部分輔導員會在學生入學之初便開始新生檔案的研究，以此明確今后的工作思路與教育方法，盡可能地爭取工作的主動性。

高校在對學生的綜合素質進行全面評價與總結之后，生成學生檔案，它對學生進步與成長所遵循的“軌跡”予以反映。合理且充分地利用學生檔案，能夠在很大程度上強化學生的思想政治教育與日常管理。學生思想與觀念處于一個動態發展與不斷變化的過程中，忠實與全面的檔案記錄能夠體現學生的成長經歷，證明學生自身價值的實現。在積累“成就”的過程中，學生能夠產生榮譽感，進而以更大的熱情參與至高校舉辦的各項活動之中，增強能力與綜合素質，挖掘自身優勢資源，實現對自我的完善。

二、新時期高校學生檔案管理存在的問題

現階段，我國高校的學生檔案管理已達到一定的規范化發展水平，但其中存在的問題仍不容忽視。

（一）學生檔案材料與信息量不足，難以對學生的綜合素質予以反映

作為學生就業、組織調動以及升遷的重要憑證，高校學生檔案不僅要對學生在校期間的各項基本情況進行記錄，還要將其身體、心理以及技能等多方面內容囊括在內。分析現有情況，一些高校對學生檔案材料的收集制定了不同的標準，這導致不同學校之間所收集的材料各有差異，一些高校還會出現材料不全的問題，加之多數高校在對學生檔案進行記錄之時只列及學生的思想政治、成績單、學年鑒定等內容，很難對學生的綜合情況予以完整的反映，檔案應有的作用也由此而喪失。

在高等教育改革以及高校就業制度改革的背景下，各高校均加強了對教育質量的重視，致力于高素質應用型與復合型人才的培養，大膽調整并探索課程設置、師資配備以及學生素質教育、心理素質訓練、技能培養等內容。相應地，很多新材料亦應納入至檔案涉及的范圍內，例如大學英語等級證書、計算機等級證書、技能競賽證書、心理素質檢測結果、志愿者活動、社會實踐以及“三支一扶”活動總結與評價等。作為學生在校期間開展各項學習、活動以及社會實踐的真實記錄，上述資料能夠對高校學生的個人素質與能力予以綜合性的反映，對于用人企業而言，是一項十分重要的人才考察依據，因此應得到學生檔案管理工作的高度重視。

（二）學生檔案管理滯后，對檔案管理工作提出了新的挑戰

隨著就業形勢的越發嚴峻，追求于在人才市場激烈競爭中良好“包裝”與“推銷”自己的高校畢業生數量越來越多，“自薦信”與“自薦材料”種類日益多樣化，層出不窮，幾乎所有的高校畢業生都用盡全力將能夠凸顯自己能力特長與優勢的材料裝幀成冊，以期給用人單位留下一個良好的第一印象。雖然畢業生對自我進行“包裝”與“推銷”能夠在一定程度上體現他們的智慧與能力，但是，這一行為之后所凸顯的，卻是高校學生檔案管理的滯后，高等院校學生檔案管理工作面臨著新的挑戰。

面對激烈的就業競爭，一些高校畢業生為了尋求理想的工作，不惜采用不正當手段，進行考試成績的涂改與虛假證明材料的編造。為了提高學校畢業生的就業率，獲取“生源素質好、就業難度小”的名聲與社會效應，個別高校亦會配合畢業生提高考試成績，擴大班干部與校級干部覆蓋面，降低考核標準與獲獎門檻，更為嚴重地，還會對學生的處分材料予以撤銷，或者采取以次充好的手段。一系列造假現象具有明顯的短視行為特征，不僅對就業市場的公平競爭造成了嚴重的負面干擾，還制約了學校與學生的良好發展，對于高校學生檔案管理工作人員而言，急需采取規范化的管理措施，對造假現象予以杜絕。

（三）檔案管理制度不健全，落后的管理手段無法適應學生就業要求

目前，多數高校的學生檔案管理工作尚未形成一套規范化與科學化的管理制度及工作流程。在這一情形下，高校的學生檔案管理難以避免地成為了學校某一行政部門的附屬品。當學生入學之后，檔案并不會對學生的學習、生活以及參加活動的情況進行實時的記錄，管理部門只對某一方面資料的收集負責，這一懈怠的工作狀態會一直持續到學生畢業之時，檔案的傳遞工作是在突擊整理過程中完成的。如此一來，學生檔案的積壓會在很大程度上降低自身的利用率，不能向人才的發掘與培養提供服務。除此之外，我國很多高校的學生檔案管理依舊處于紙質水平，手工方式主導下的管理手段明顯落后。隨著高校擴招導致的學生檔案數量大規模增加，檔案管理的難度日益增加，落后的檔案管理造成了大量人力、物力以及財力的浪費，對檔案信息資源的開發與利用亦產生了很大的阻礙。

畢業生供需見面的雙向選擇就業活動開始于學生畢業離校之前的一個學期，落后的管理方式勢必會造成管理工作的異常分散、雜亂無序與差錯頻出，這會在負面影響高校畢業生的就業。基于高校學生檔案存放時間短與流動快的特點，檔案管理工作人員必須高度重視對管理方式與手段的改革，使之與現代化的高等教育發展相適應。

三、加強高校學生檔案管理工作的思路與對策

在高等教育事業發展的新形勢下，面對上述高校學生檔案管理的各項問題，高等院校應加速改革，完善學生檔案工作，與嚴峻的就業形勢相適應，推動學生更好地就業。

（一）加強宣傳，培養學生檔案意識

高校應采取多種方式對學生的檔案意識進行培養，在一個持續的時段內開展宣傳教育。雖然目前有部分高校檔案部門采取辦展覽、辦校史館等方式培養學生檔案意識，但其宣傳與教育的效果并不明顯。因此，部分學者提出應將檔案教育視作高校的一項教學計劃，將其設置成公共選修課程，讓學生對檔案有一個深刻的認識，或者在新生入學之時對其進行檔案知識與運用技能培訓，同圖書館建立合作關系，共同開設信息綜合運用技能課程。其實，基于檔案與圖書情報一體化的視角，公共課程的開設是有其可行性的，在新生入學的第一學期，利用學生樂于接受新事物與新知識的心態對其展開宣傳教育，勢必是對最佳時機的把握。此外，課程的教學應對檔案館與圖書館的人力與物力等資源進行充分的利用，采取多樣化的方式培養并提高高校學生的檔案意識。

（二）網絡化與信息化學生檔案，加強檔案人員隊伍建設

由于以傳統與單一的紙質為載體的學生檔案已無法對現實所需予以滿足，學生檔案載體單一性的改變便成為高校檔案管理工作與新時期發展所需相適應的新出路。相同于其他檔案，學生檔案亦可以對大容量載體，例如磁盤、光盤等予以采用，在對更多原本可能銷毀的紙質檔案信息進行保存的同時推動學生檔案的信息化與網絡化管理。此外，作為檔案工作的主體，檔案管理人員在管理工作中發揮著主觀能動作用，他們決定著高校學生檔案管理工作能否得到真正的改善，因而需對檔案人員隊伍的建設予以足夠的重視。第一，配備接受過正規檔案教育的專職檔案人員從事學生檔案的管理工作，并在這部分人員之間定期開展業務培訓與職業教育活動，提高其業務能力以及職業道德與責任感。第二，穩定檔案管理工作人員隊伍，不能過于頻繁地更換檔案人員，以向檔案工作的周期性與連貫性提供切實的保證。

（三）完善管理制度，拓寬就業渠道

針對高校畢業生面臨就業壓力的嚴峻形勢，各高校應對就業管理體制與工作機制予以完善，進行學生質量跟蹤調查以及就業情況追蹤等信息反饋檔案的建立與健全，提供多方位的參考于高校學生就業思路的創新以及就業渠道的參考，在學生在校期間的各個階段針對性地指導學生就業，強化就業指導工作機制，采取多種形式向學生提供就業形式、技巧等各方面的指導服務。提高對就業信息服務工作的重視，對就業信息的發布、傳遞以及反饋體系予以完善，及時且準確地跟蹤畢業生質量，做好就業情況信息反饋檔案，借助校園網信息交流平臺，開設就業信息專欄，向學生提供專門性的就業信息服務。其一，提供就業直接信息，發布明確且有價值的供需與供求信息于在校畢業生。其二，提供就業間接信息，反映當前社會對學生的專業知識結構、技能、職業道德以及心理素質等要求。借助于這些信息，高校學生可以有意識地對自己進行設計與塑造，以逐步適應于社會發展所提出的具體要求。

四、結語

高校學生檔案管理工作的完善不僅能夠推動學生更好就業，還能強化高校自身的建設，促進學生管理工作不斷完善，提高高校的社會信譽度與社會公信力。在實際工作中，高校學生檔案管理工作人員要與時俱進，在不斷調查與研究中扎實管理工作，提高管理成效，為學生的鍛煉與成長鋪路，奠定我國人事檔案的系統化與規范化管理基礎。

[1]鄭布光.嚴峻就業形勢下高校學生檔案管理初探[J].中國電力教育，2009，(7)：163-165.

[2]丘如華.強化高校學生檔案管理的思考[J].廣西社會科學，2009，(7)：133-136.

[3]侯英杰.新時期高校學生檔案管理改革初探[J].蘭臺世界，2008，(7)：33-34.

[責任編輯 李曉群]

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1673-291X（2017）21-0178-02

2017-02-28

王爽（1975-），女，陜西西安人，館員，從事學生檔案管理、教學檔案管理研究。