淺談秘書工作的時間管理藝術

陳璐琪

【摘要】現階段，每一個從事秘書職業的人員需要考慮到的基本問題都應該是怎樣在有效的時間內創造出最大的效率，如何對時間進行更好的把握等等，除此之外，秘書還要對任務進行仔細的分配。本篇論文在進行相關研究時，主要的出發角度就是時間管理藝術的有關角度，并且通過對幾種比較主流的時間管理法進行列舉，從而在其中發現一定的規律，這樣一來，我們就可以幫助秘書人員進行良好的時間管理與分配，以此來讓自身工作的效率達到最大化。

【關鍵詞】秘書；管理藝術；時間；工作效率；規律

一、時間管理的相關概念

對于每個人而言，最為寶貴的財富之一就是時間，時間對于每個人都是公平的，但同時也是無情的。所以在這種情況下，要想在相同的時間下創造出比別人更高的效率，秘書人員就必須對這個問題進行充分的思考，這對于秘書人員來說是十分重要的。其次，秘書人員要想在有效的工作時間內對自身的效率進行提高，那么首先就必須培養起相關的管理概念，并且具備一定的時間管理意識，做到以上這幾點之后，秘書人員就可以為領導和機關工作提供更好的服務。彭祥松先生曾在他的著作當中這樣說道：“在同樣的時間消耗下，為了有效地提高時間的利用率而進行的一系列控制工作就是時間管理當中的主要內容。”而這篇著作就是《時間管理的訣竅——時間管理工程學》。由此我們可以看出，提高時間的利用率就是時間管理當中的主要目的，除此之外，時間管理還是一種比較內向的管理素質。秘書人員在進行有關工作的時候，只有對時間管理的概念進行正確的理解以及把握，那么才能順利找到符合自己的時間管理方法，以此來完成時間利用率的提高，并且在最大程度上對自身的工作效率進行提高。

二、時間管理的方法

（一）阿爾卑斯山時間規劃法。阿爾卑斯山時間規劃法又被稱之為每日計劃表，它所包含的主要內容就是通過書面表達，之后利用書面的方式將每日的計劃進行記錄，記錄完成之后，個人根據自己的主客觀因素，來對自己一天的工作進行規劃。這種方法的好處之一就是可以幫助秘書人員對自己的工作時間進行了解，即每天任務所需要的時間以及所要耗費的時間等等。進行相應的了解之后，秘書人員就可以預留一些機動時間來對一些臨時性的工作進行處理，這樣就可以在一定程度上提高時間的利用率。

（二）艾森豪威爾原理。艾森豪威爾原理不僅被稱之為十字法則，同時也叫做四象限法則，在這個法則當中，工作主要被分成五種類型，其類型分別如下所示：必須做的事情、應該去做的事情、盡可能去做的事情、可以委托別人的事情、需要進行刪除的工作。秘書人員在進行每天的工作時，可以將要做的事情一一列在紙條上，并且按照上述的內容進行歸類，并且用ABCDE來表明每種分類的意義。按照這樣的分類進行工作的話，秘書人員的工作效率就可以得到很大的提升。

（三）NLP時間生命管理法。在這種方法當中，其擁有的思考邏輯模型主要包括環境、行為、能力等等，而且這些思考邏輯模型都是按照由上而下的順序進行排序的。秘書人員在使用這個模型的過程中，就會學會如何對各方面的事情進行平衡，另外，NLP管理法不單單是教會人們怎樣對各方面的事物進行平衡，它還可以教會人們對一些重要的事情進行學習關注，從而讓人們在眾多的事物中判斷出哪些是比較重要的事情或是一些重要卻不是十分緊急的事情。其次，由于這兩者之間的緊要程度存在一定的差異，所以需要花費的時間也是有所不同的。秘書人員要想更好地對每件待辦事務的重要程度進行判斷，那么就可以對NLP管理法進行學習和掌握，只有熟練對其進行了掌握，那么才能對事務的先后順序做出合理的安排，從而達到提高效率的目的。

三、時間管理方法的運用

對于秘書人員來說，選擇一個合理的時間管理方法是極其重要的，只有選擇了符合自己實際情況的時間管理法，那么秘書人員才能在有限的時間內將工作效率發揮到最佳。當然，這必須排除一些客觀以及主觀的因素。

就拿上述介紹的幾種方法來說，不論是哪種方法，它們之間都存在一定的相同因素，比如：秘書人員能夠制定出一張符合自己情況的工作計劃表、秘書人員能夠從自己的工作中區分事務的重要程度等等。要想做到這些，秘書人員就必須養成較為良好的工作習慣，并且對各種記錄設備進行合理的使用，同時使用這些記錄設備來記錄自己每天需要完成的工作。另外，秘書人員要想在有效的時間內完成最高效的工作，就必須不斷提高自身的時間觀念。

四、結束語

綜上所述，時間對于每個人來說既是公平的，同時也是無情的，身為領導的助手，秘書人員必須時刻認識到時間管理的重要性，并且在工作的過程中，秘書人員必須根據自身的實際情況來對時間管理方法進行選擇，選擇時可以選擇一種，也可以將幾種方法進行有效的結合。但不論是哪一種方法，前提都必須是以提高工作效率為主要內容，這樣才能順利實現有關的目標。

【參考文獻】

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