鄉鎮私營企業檔案管理存在的問題及對策

羅文瑩

【摘要】檔案管理是企業管理工作的重要組成之一，關乎企業運營質量和生產效益。本文以鄉鎮私營企業作為研究對象，探究其檔案管理存在的問題，并針對存在的問題提出相應的對策。

【關鍵詞】鄉鎮私營企業；檔案管理；問題；對策

鄉鎮私營企業在開展各項生產經營管理活動的過程中，不可避免會產生各種原始記錄材料，這些原始記錄材料形成了鄉鎮私營企業檔案。這些檔案對鄉鎮私營企業今后的各項生產經營管理工作有著極其重要的利用和參考價值。但鄉鎮私營企業由于受諸多因素的制約，導致其檔案管理還存在諸多問題，這些存在的問題阻礙了鄉鎮私營企業檔案發揮應有的作用。

一、鄉鎮私營企業檔案管理存在的問題

（一）管理意識淡薄。由于大多數鄉鎮私營企業將經濟效益作為企業追求的最大目標，所以存在重生產、輕檔案的現象。他們片面地認為檔案管理工作不僅無法直接創造任何經濟效益，而且也無法直接完成某項指標，因此沒有重視檔案管理工作的重要性，沒有將檔案管理工作上升到企業必須認真開展的位置。此外，鄉鎮私營企業的工作人員檔案意識薄弱，沒有主動做好相關資料的歸檔意識，只圖自己使用方便，輕藏重用，導致檔案歸檔率低，甚而對檔案管理其他環節產生了負面影響。

（二）管理制度不健全。根據我國檔案管理“統一領導，分級管理”這一原則，企業檔案管理工作應當置于檔案行政管理機構的領導下，做好本單位的檔案管理工作。然而事實上，鄉鎮企業由于受自身管理體制的制約，無法有效貫徹落實國家在這方面的相關規定。檔案行政管理機構對鄉鎮私營企業的檔案管理工作也缺乏有效指導與監督，這些都導致鄉鎮私營企業的檔案管理制度存在諸多缺陷，最終使得檔案的收集、整理、歸檔、保管等環境無法嚴格按照企業檔案管理制度予以按章執行，不僅影響了企業檔案管理工作質量，同時由于許多重要檔案信息的流失，從而給鄉鎮私營企業的經營管理帶來諸多不利因素。

（三）基礎設施不完備。前文已經提到鄉鎮私營企業由于檔案管理意識不足，再加之受經濟條件制約，因此許多鄉鎮私營企業將資金更多用于生產經營上，從而忽視了檔案管理基礎設施建設，導致檔案管理基礎設施不完備。具體表現在兩個方面，一是檔案保管基礎設施不完備，無法切實履行檔案保管“八防”措施，部分鄉鎮私營企業甚至沒有專門的庫房和檔案柜來存放檔案資料，由于保管不善，大大縮短了檔案的壽命。二是檔案信息化建設相關設備沒有跟上，制約了檔案信息化管理建設進程，無法有效提升檔案管理效率和水平。

（四）人員素養偏低。受經濟基礎的制約，鄉鎮私營企業在人員配備方面也比較精簡，一人身兼多職的情況在鄉鎮私營企業普遍存在。據調查，許多鄉鎮私營企業的檔案管理工作通常情況下都是由行政辦公室文員一人或二人兼管，很少有鄉鎮私營企業設立專職檔案管理崗位。由于檔案管理人員是普通文員兼職，缺乏檔案管理專業素養，再加之身兼多職，因此很容易出現顧此失彼的情況，難以滿足檔案管理工作的需要。此外，鄉鎮私營企業對負責檔案管理工作的人員的業務培養也缺乏重視，制約了檔案管理人員專業素養的提升。

二、做好鄉鎮私營企業檔案管理的對策

（一）轉變檔案管理觀念。企業檔案由于記載著一個企業的發展歷史，生產經營相關重要信息以及技術圖文資料，因此可以說對于任何企業而言，檔案都是其主要活動記錄和資產憑證，此外部分檔案資料還是企業文化的主要載體。可以說，企業檔案管理工作雖然不能夠直接為企業創造經濟價值，但是對于企業的內塑以及經營管理有著重要的促進作用，在間接幫助企業創造經濟價值方面有著不可估量的作用。所以對于鄉鎮企業而言，應當轉變過去那種不重視檔案管理的理念，切實認識到檔案管理對企業發展的重要意義，加大檔案管理資金和人力投入，切實提升企業檔案管理質量和水平。

（二）健全檔案管理制度。針對前文所提到的檔案歸檔問題以及檔案資料在借閱、交接時常會發生丟失、損毀的情況。因此對于鄉鎮私營企業而言，除了轉變檔案管理觀念外，還要對現有的檔案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的檔案管理制度，加強檔案管理制度的約束力度。在新的檔案管理制度中，應當明確規定檔案歸檔范圍、檔案利用、檔案保管方法、檔案保管期限等各個方面的內容，并且由行政辦公室統一管理各個部門、各個門類、各種載體的檔案，以便檔案管理與企業生產管理業務同步考核、同步評價、同步發展。比如檔案利用方面，應制定明確的檔案借閱權限，只有達到相關權限級別的人員才能借閱相關檔案，并且制定嚴格的檔案資料借閱手續，規定借閱時間，以此來充分保證檔案資料的安全性。針對違反檔案管理制度相關規定的人員，必須依據相關制度進行處罰。

（三）加強基礎設施建設。根據我國檔案存放管理的有關規定，檔案庫房應單獨建立，并且需要一定的空間，配以滅火器、去濕器、空調、專用保密電腦、專用打印機等設備，此外，庫房門要進行防盜竊加固，做到庫房、閱覽室、辦公室三室分開，這樣有利于文件檔案的保密。根據鄉鎮私營企業的工作需要，正確分類存放文件，準確判定保管期限，（下轉第125頁）（上接第123頁）按照不同密級采取分盒存放的方式，杜絕混卷存放的現象。除此之外，由于檔案工作的特殊性，鄉鎮私營企業應注意辦公地點的選擇，確保網絡隔離保密電腦，保障企業商業機密的安全。信息化的檔案管理工作離不開計算機設備的輔助，將計算機信息技術應用于日常的檔案管理工作中可以改善傳統的工作環境，提高檔案管理者的工作效率。

（四）提升人員專業素養。要想實現檔案管理的規范化、現代化，對于鄉鎮私營企業而言，提升檔案管理人員專業素養尤為重要。針對鄉鎮私營企業檔案管理人員兼任這一現實情況，專門設置檔案管理崗位對于大多數鄉鎮私營企業而言并不現實，因此更應當注重檔案管理人員專業素養的提升。首先，做好檔案管理人員思想教育工作，提升檔案管理人員職業道德素養，確保檔案管理人員盡職盡責，努力做好各項檔案管理工作，保持企業檔案資源的安全與完整，實現企業檔案資源的完整性、可靠性以及持續性。其次，積極通過多種途徑加強檔案管理人員專業技能方面的培訓力度，落實相應的培訓考核，確保培訓起到應有效果，切實提升檔案管理人員的專業素養。培訓內容除了要包含檔案管理專業知識培訓外，還應當包含計算機信息技術培訓等方面內容，增強檔案管理人員信息化能力，從而更好地滿足檔案管理信息化建設需要。最后，檔案管理人員自身也應當加強學習，提升自身信息綜合分析能力，能夠從海量的檔案資源中提取到有用的數據或觀點，從而為企業的經營決策提供準確依據，增強檔案管理服務企業發展的廣度和深度。

三、結語

在整個社會經濟中，鄉鎮私營企業是其重要組成部分之一，有非常重要的地位和作用，在增加就業機會、優化經濟結構、拉動民間投資、繁榮市場經濟等多個方面發揮著極其重要的作用。所以對鄉鎮私營企業檔案管理展開相應研究探討具有重要的意義和作用，希望借本文的相關研究為鄉鎮私營企業的檔案管理工作提供一定參考借鑒。

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