介詞在英語函電寫作中的應用原則和方法

摘 要

隨著經濟社會文化全球化發展，各國家（地區）在經濟貿易中常用英文函電進行交流，合理運用介詞在函電交流中具有非常重要的意義。在此，以禮貌、貼切等原則為切入點，從四部式方法、模糊表達方法入手，探究介詞在函電寫作中的應用，使國家（地區）間的經濟貿易關系更加緊密。

【關鍵詞】介詞；英語函電；英語寫作

國際競爭日益激烈，函電已成為買賣雙方溝通交流的主要方式，因此掌握英語函電的寫作技巧，對于加強國家（地區）間的經濟往來具有重要作用。英語函電的寫作在功能、語言、格式等方面都比私人信件更為嚴格，特別是介詞的應用。本文探討的就是函電寫作中，介詞應當遵循的原則和使用方法。

1 介詞在英語函電寫作中的應用原則

1.1 禮貌原則

禮貌是英語函電寫作中不可或缺的原則，既能弘揚中華民族的禮儀文化，又能讓對方得到充分的尊重。

（1）請求式用語。通常來說，英語函電寫作大多為命令語氣，口氣強硬會影響對方的心理感知，因此可使用請求式用語，在表明話語意義時，給予對方充分尊重，增強語氣的謙和度。例如：Send your catalogue together with detailed offer（命令式語氣），為了能提高英語函電的禮貌程度，可將其改為Will you please send us your catalogue together with detailed offer？（請求式用語）。其中介詞with的位置發生了變化，在意思表達沒有發生變化時，體現了禮貌原則。

（2）恰當使用被動語態。英語函電使用中，被動語態的禮貌程度要高于主動語態，介詞在其中發揮重要作用。主動語態經常會表現出抱怨、譴責的語義，無法準確表達個人情感，甚至影響買賣雙方的合作關系。此時，可恰當使用被動語態。例如：You badly damaged cases（主動語態），可改為Cases were found to be badly damaged（被動語態）；又如：Your didnt enclose the catalogue and price list in your letter（主動語態），可改為The catalogue and price list were not enclosed in your letter（被動語態）。通過上述兩個例句可以發現，主動語態通常沒有介詞，而在被動語態中介詞必不可少，能增強函電的柔和度，增強寫作的禮貌性。

1.2 貼切原則

英語函電寫作中，準確表達數據、情感對于增強合作關系尤為重要，也就是說，在寫作過程中，應以事實為依據、以對方為主體，端正寫作態度，恰當使用介詞（短語）。貼切原則，就是寫作者設身處地為對方著想，采用最恰當的方式傳遞信息，促進雙方合作交流。例如：在寫作中使用You will be able to accept our offer來表達，而不是使用We can make you accept our offer，兩者不同之處在于主語和介詞差異，具體而言就是前者使用了will、to兩個介詞，后者沒有使用任何介詞。

在英語函電寫作中，為了準確表達，使用介詞時應盡可能避免以否定的方式討論問題，更多使用正面、肯定的表達方式。這主要是因為否定的方式很可能帶有指責、抱怨之嫌，而正面的表達方式能給對方更多好感。例如：We have received your complaint about the late shipment of the goods.為提高表達準確度，可將語句改為：Thank you for calling our attention to the late shipment of the goods，其中thank you for屬于介詞短語，能更好表達寫作者情感。

2 介詞在英語函電寫作中的應用方法

2.1 四部式方法

英語函電寫作比普通信件有更高要求，為規范寫作格式，將介詞更好的應用其中，可使用四部式方法完成寫作。四部式方法就是將函電的正文分為四個部分——引言、詳情、應答與結束語。在此淺析介詞在各個部分中的應用。

（1）引言。為了落實介詞應用的禮貌性原則，寫作者通常由以往的關系、事由等引出正文，而非開門見山討論事件。常用的引言用語有：Thank you for your letter dated ...；We refer to your Order No.6 and regret to say that ...；Through the office in Beijing，we learned that you are interested in doing business with us等。根據三個例句可以發現，介詞在引言部分的應用至關重要，恰當地使用介詞能夠提高引言部分的禮貌程度。

（2）詳情。 這部分是英語函電的正文，用于說明事件的詳情，如果需要闡述幾個不同的事件、內容，則需要通過劃分段落并依據主次順序完成闡述，通常情況就是一個段落說明一項內容。敘述事件時，應注重邏輯關系與條理性，將賠付、罰款、付款、限制等敏感信息放在函電最后。寫作中恰當使用介詞，能盡可能保證語言的簡潔性，使讀者能在第一時間抓住重要信息。例如：We wish to acknowledge receipt of your letter of July 17 with the check for Stg.8 enclosed and with thank to you for same.可以看到這句話較長，讀者需要更長時間分析其中的重要詞語涵義，為表達更加詳細，可將其改為：We appreciate your letter of July 17 and the check for Stg.8 you sent with it。

（3）應答。這部分就是應對方的要求，將價目表、答復信息與確認信息等附在其中，必須注重介詞應用。

（4）結束語。所有的結束語內容都應與正文信息相符，同時禮節性地表達感謝之情。例如：We await your favorable reply with great interest；If you need any further information，please let us know等。

2.2 模糊表達方法

書寫函電時，如果其中信息并非必要，可以采用模糊表達法，在特定的環境中合理運用介詞，能起到積極效果。通常在以下情境中可以使用模糊表達法：①不想說明具體情況；②自我保護；③信息匱乏；④禮貌表達；⑤勸導對方。在這種環境中，模糊表達能更好發揮作用。例如：在詳情部分中，發貨時間、運輸時長等信息出于自我保護并不會詳細闡述，但可通過模糊表達法恰當流露出自己的急切之情，以此安扶對方情緒。雖未表明具體時間等信息，但依然能保證合作的順利性，對國家（地區）的經濟貿易往來貢獻應有的力量。

3 結束語

介詞在英語函電寫作中，能更加清楚的表達情感，提高函電的規范程度。本文通過落實禮貌、貼切的原則，剖析四部式方法、模糊表達方法等應用技巧，提高了英語函電寫作的規范程度，提升了國家（地區）間的經濟貿易關系。

參考文獻

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[2]仇姝婷.以英語為母語的學生漢語介詞偏誤分析及教學策略[D].大連：遼寧師范大學，2014.

作者簡介

張建國（1976- ）男，江蘇省無錫市人。學士學位。現為無錫旅游商貿高等職業技術學校助教。研究方向為高職英語寫作。

作者單位

無錫旅游商貿高等職業技術學校 江蘇省無錫市 214045